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Como preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião?

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Preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião requer atenção aos detalhes. Além de garantir que o horário seja exclusivo, é preciso verificar se todos os equipamentos estão funcionando, ter hospitalidade e saber se diferenciar. Entenda o que fazer.

Ao incluir seu coworking na rede do BeerOrCoffee, você tem a chance de conquistar mais clientes e aumentar seu faturamento. Quanto mais você adequar o seu espaço, melhores tendem a ser os resultados. Por isso, vale a pena saber como preparar o ambiente para reserva de Sala de Reunião.

Esse é um benefício aos usuários da plataforma. No entanto, só está disponível para algumas capitais. Pelo menos, por enquanto. Se esse for o seu caso, é a chance de conquistar clientes e conseguir algumas avaliações cinco estrelas.

Como deixar o espaço pronto? O que é preciso observar antes da reserva da Sala de Reunião? Vamos explicar esses aspectos no artigo. Confira.

Sempre verifique a disponibilidade da Sala de Reunião

O primeiro passo é verificar se já existe alguma reserva para a Sala de Reunião. Isso sempre deve ser feito no painel do BeerOrCoffee. Assim, você evita imprevistos e insatisfações por parte do cliente.

Afinal, o uso dessa área é sob demanda. Portanto, a contratação deve ocorrer de forma exclusiva. Além disso, considere que o evento a ser realizado pode durar horas — até mesmo um dia inteiro.

Por isso, os clientes no coworking que desejam utilizar esse ambiente querem ter tranquilidade na hora de reservar a Sala de Reunião. Portanto, mantenha a agenda clara e sem erros para evitar horários duplicados. Caso contrário, você tende a perder uma boa oportunidade.

Se tiver alguma dúvida, você ainda pode contar com a ajuda do suporte do BeerOrCoffee. Assim, pode obter alguma informação sobre as melhores práticas no momento de fazer os agendamentos.

Apresente o espaço até a sala do evento

As salas de reunião precisam ser bonitas e agradáveis. Isso porque o assunto que será tratado no local nem sempre é dos mais agradáveis. Pode se referir a um grande problema, que levará todos os participantes a ficarem com a “cabeça quente”.

Por isso, vale a pena cuidar da decoração e garantir que o espaço para a reserva de Sala de Reunião seja o melhor possível. Invista em cores, boa iluminação e elementos que reforcem a sua marca.

Depois da reserva do cliente, deixe tudo organizado e apresente o espaço assim que ele chegar ao coworking. Assegure-se de que a Sala de Reunião estará disposta da mesma forma que foi mostrado nas fotos. Essa é a referência do cliente. Além disso, as imagens ajudaram na hora de fazer o agendamento.

Faça um tour para mostrar todos os detalhes. Comece pelas áreas comuns do coworking que podem ser utilizadas pela equipe. Por exemplo, copa e banheiros. Depois vá para a Sala de Reunião reservada e mostre tudo o que está disponível, como computadores, projetores, mesas e cadeiras etc.

Por mais que essa atitude pareça desnecessária, ela é importante para reforçar que o ambiente foi preparado para aquele evento. Isso traz uma ideia de carinho e cuidado, que aumentará a satisfação do seu cliente.

Certifique-se de que todos os equipamentos da sala estão funcionando

Para fazer reserva da Sala de Reunião, o cliente busca um local que atenda a todos os requisitos necessários. Isso inclui a tecnologia. Porém, mais do que ter os equipamentos disponíveis, é preciso garantir que eles funcionem da forma adequada.

Um ambiente perfeito para uma Sala de Reunião depende da observação detalhada. Qualquer coisa que passe despercebido pode causar transtorno para o cliente e gerar uma reclamação.

Portanto, verifique que tudo está correto. Além de se atentar a mesas e cadeiras, ofereça:

Equipamentos para projeção e anotações, como um quadro ou o flipchart;
Aparelhos para comunicação remota, a fim de facilitar as videoconferências. Aqui, é importante garantir a melhor qualidade de som e imagem. Por isso, invista em microfones, câmeras, telefones, TV e sinal de internet rápido e estável.

Veja, também, se o cliente tem alguma especificidade, algo que ele precise de forma diferenciada, como um carregador de notebook ou celular.

O coworking não é obrigado a oferecer esse tipo de material, mas pode ser uma alternativa para agradar o cliente. Por isso, ter atenção aos detalhes pode fazer a diferença. Inclusive, isso tem a ver com a próxima dica.

Garanta uma boa hospitalidade

Por fim, seja um bom anfitrião. A hospitalidade é fundamental e passa por oferecer um bom tratamento e ter amabilidade e gentileza. Aqui, é necessário investir em uma boa dose de humanização no atendimento, além de lembrar que cada cliente é único. Por isso, o que não faz falta para um pode ser bastante importante para outro.

Mais do que o bom atendimento, ofereça café, água e alguns petiscos, como bolachinhas. Pode ser algo simples. Em qualquer caso, essa atitude fará a diferença e garantirá que o seu cliente fique satisfeito.

Isso também ajudará a ter uma avaliação cinco estrelas. Afinal de contas, é um mimo, algo extra que ajudará na retenção desse cliente.

Ao cuidar de todos esses aspectos, você evitará qualquer problema durante o uso da Sala de Reunião do seu coworking. Ainda assim, vale a pena seguir aquelas dicas básicas, como fazer uma descrição clara, objetiva e completa do espaço.

Isso porque o ambiente pode ter um perfil mais corporativo ou mais descolado. Ao fazer uma boa descrição e disponibilizar imagens de qualidade, você terá a certeza de que as expectativas do cliente estarão alinhadas à estrutura da sua Sala de Reunião. Ou seja, a tendência é que a avaliação do seu coworking seja positiva e isso gerará novas reservas, seja de outros clientes, seja dessa empresa em específico.

Agora, você já sabe o que fazer para preparar seu espaço para reserva de Sala de Reunião. Com todas essas dicas, você conseguirá se destacar perante os clientes e ter bons resultados.

Quer garantir que os usuários do seu coworking fiquem satisfeitos? Conheça a reserva das Salas de Reunião, disponível para algumas cidades, e saiba como aproveitar esse benefício.

Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.

Guia prático: como encontrar um escritório para minha empresa

Empresas

A rotina de trabalho pode ser bastante desgastante, principalmente quando o local escolhido para abrir o negócio não está mais agradando. Se você está passando por essa situação, já deve ter se perguntado: será que é o momento de encontrar um novo escritório para minha empresa?

Muitos aspectos podem gerar essa dúvida, e a maioria deles está relacionada a um momento de mudança em outra área do negócio. Seja para alcançar novos mercados, seja para conter os custos em um momento mais delicado, um novo escritório pode fazer toda a diferença.

Se você já começou a pensar sobre esse assunto e precisa de uma ajuda para escolher o local ideal para a sua empresa, confira as dicas que trouxemos neste artigo!

Entenda o que o seu negócio precisa para crescer

Antes de sair em busca de um novo espaço é essencial entender a fundo o que o seu negócio realmente precisa para a nova fase. Listamos abaixo os pontos mais relevantes, que não podem ficar de fora dessa análise.

Boa localização

A localização é um dos fatores que influenciam bastante em determinados tipos de negócios. É preciso garantir que ela atenda aos principais envolvidos, como clientes, fornecedores e colaboradores. Cada negócio tem suas características, por isso a avaliação deve ser individualizada.

Áreas centrais e regiões comerciais são ótimas escolhas, visto que permitem melhor acesso e contam com diferentes tipos de comércios no entorno. A princípio, quanto mais próximo e mais fácil para os clientes, melhor. Sempre se pergunte “qual é o melhor local para um escritório para minha empresa?” baseando-se no seu mercado de atuação.

Estímulo à criatividade

A criatividade é uma característica que muitos associam apenas às áreas voltadas para a inovação. Mas, na verdade, ela é fundamental em qualquer tipo de trabalho. Um ambiente sem estímulos gera uma queda no ânimo dos colaboradores e isso impacta diretamente no nível de produtividade.

Por outro lado, um local que estimula a criatividade melhora o clima organizacional, gerando mais engajamento e comprometimento por parte dos colaboradores. As equipes que atuam diretamente com criação e inovação são ainda mais beneficiadas.

Ambiente reservado para atividades mais focadas

Assim como o estímulo criativo é fundamental, um espaço privativo, para momentos de foco e concentração, pode ser necessário. Atividades como análise de relatórios, reuniões com clientes e conferência de contas demandam uma atenção especial. Distrações podem gerar erros graves e até mesmo prejuízos.

Backoffice eficiente

Toda empresa precisa de um backoffice eficiente. Atividades corriqueiras, como manter o ambiente limpo, recepcionar clientes e visitantes e organizar a agenda das salas de reunião não são parte do foco do negócio, mas atrapalham bastante o andamento da rotina quando deixam de ser bem-feitas.

Trata-se de um custo que não pode ser ignorado ou cortado da empresa. Mesmo que seja pequena e tenha poucos funcionários, essas funções continuam existindo e alguém terá que desempenhá-las.

Escolha um formato de trabalho mais eficiente

Estamos começando a era do futuro do trabalho. As formas de atuar no mercado estão mais diversificadas. Empresas e profissionais se beneficiam dessa flexibilidade e você pode aproveitar o momento para adotar algumas mudanças nessa questão.

Veja quais são os formatos de trabalho mais utilizados atualmente.

Equipes tradicionais

As equipes tradicionais são aquelas que estão alocadas no escritório da empresa. Todos os dias, os colaboradores precisam estar presentes no local para exercerem suas funções. Atividades de produção e fabricação exigem esse tipo de formato, já que existe todo um maquinário a ser operado.

Equipes alocadas em clientes

Empresas que prestam serviços ou desenvolvem projetos diretamente nos clientes podem ter parte de suas equipes alocadas nos seus respectivos espaços. Os profissionais atuam nas dependências do cliente e os gestores precisam acompanhar a execução das tarefas de forma remota.

Equipes remotas

Equipes e profissionais podem atuar de forma remota sem estarem diretamente alocados em um cliente. É uma das formas de trabalho que mais cresceu nos últimos anos, desde que a evolução da tecnologia permitiu a mobilidade e a acessibilidade maior das pessoas, principalmente com a ajuda da internet.

Os profissionais podem trabalhar de casa, de um escritório compartilhado (coworking) ou mesmo de escritórios remotos. Fazem parte desse tipo de trabalho:

colaboradores em home office;
freelancers;
equipes instaladas em coworkings;
equipes que iniciam uma nova filial.

Flexibilidade de formatos de trabalho

Cada um dos formatos atende a uma demanda específica e eles não precisam – nem devem – ser utilizados sozinhos. A empresa determina quais cargos são mais adequados para cada tipo de formato e isso ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade.

Avalie os custos do novo escritório de forma mais ampla

Uma questão muito importante é que todo empresário está sempre focado em redução de custos e aumento de margem de lucros. Isso é normal e saudável, desde que esses cálculos estejam sendo feitos da forma certa.

É bastante comum deixar de fora alguns fatores muito importantes que influenciam nos custos e na economia que a empresa poderia fazer. Por isso, existem alguns pontos importantes para que você volte sua atenção na hora de pensar nas contas do seu negócio.

Infraestrutura

Se a sua ideia inicial é encontrar um escritório novo para alugar, tenha em mente os seguintes custos:

aluguel do espaço;
contas de água, energia e internet;
reforma;
mobiliário das estações de trabalho e salas de reunião;
equipamentos para as salas de reunião;
equipe de apoio.

Além desses, pense em tudo o que poderia gerar um novo custo, mesmo que pequeno. Se a sua empresa não utiliza umespaço decoworking e tem que arcar com tudo isso sozinha, esteja ciente do tamanho do desafio que está prestes a enfrentar.

Equipe de apoio

Os custos com a equipe de apoio merecem um destaque especial. Apesar de serem cargos com valores de salário mais baixos em relação àqueles mais voltados para o foco do negócio, eles são essenciais para manter uma boa rotina no escritório.

Estamos falando de recepcionista, faxineira, copeira e técnico de manutenção. Sem eles, coisas básicas, como um café ou a organização da agenda das salas de reunião, podem ficar descontroladas e gerar muitos transtornos.

Espaços ociosos

Por fim, há os espaços ociosos, geralmente esquecidos pelos empresários, mas uma excelente forma de economizar nos custos fixos da empresa. São locais subutilizados, pelos quais a empresa paga pelo aluguel e por toda a estrutura montada.

O melhor exemplo são as salas de reunião. Enquanto não estão sendo utilizadas, elas são espaços que não geram receita para o negócio. Nesse ponto, a locação até poderia ser uma alternativa, mas nem todo tipo de empresa consegue adotar essa prática.

Depois de passar por todas essas dicas, a mudança para um novo escritório será muito mais objetiva. Você conseguirá determinar com mais clareza os rumos que a empresa deve seguir e qual tipo de escolha será a mais adequada para atender esse momento do negócio.

Antes de se mudar para qualquer lugar, experimente uma diária em um dos escritórios compartilhados do BeerOrCoffee. São mais de 800 espaços no Brasil inteiro e você pode levar a sua equipe para fazer esse teste junto com você. Aproveite essa oportunidade, agende sua diária gratuitamente!

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.