Este post sobre produtividade foi produzido pela equipe da Comunidade Rock Content.

As relações de trabalho mudaram. E para falar a verdade, mudaram muito rápido.

Por exemplo, hoje em dia muita gente trabalha em casa. Se esse é o seu caso, deve ter reparado que as pessoas ao redor não estão preparadas para lidar com isso. Sempre tem alguém que te interrompe para conversar ou pedir ajuda com alguma tarefa.

É bem provável que você tenha tido dificuldades de convencer quem divide o aluguel com você. Não, você não está disponível só porque está em casa, não é mesmo?

Assim, uma boa aposta para manter a qualidade do seu trabalho sempre alta é buscar um espaço de coworking! Assim, basta seguir as dicas de produtividade que vamos dar aqui e ter uma nova rotina mais proveitosa, rentável e menos cansativa quando estiver trabalhando em um espaço de coworking! Vamos lá?

1. Crie uma rotina

Um espaço de coworking é o tipo de lugar onde você pode trocar experiências, ter ideias em conjunto e interagir profissionalmente. Ao mesmo tempo em que essa oferta parece ser ótima, ela também pode trazer muitas distrações.

Portanto, o primeiro passo para aumentar a sua produtividade quando estiver trabalhando em um coworking é criar a sua própria rotina. Se criar uma que funcione e for fiel a ela, em vez de distração, você vai encontrar inspiração em um ambiente de coworking.

Para fazer uma rotina que funcione para você, analise de maneira realista como você prefere produzir. Algumas pessoas trabalham melhor pela manhã. Outras, gostam de trabalhar madrugada adentro, um dos poucos momentos silenciosos nas grandes cidades.

Organize uma planilha ou agenda — de papel ou na nuvem — e comece a segui-la. Não está funcionando? Mude. Experimente outras possibilidades. Criar uma rotina é uma atividade de autoconhecimento!

2. Use a técnica Pomodoro

E por falar em organizar uma rotina, você conhece a técnica Pomodoro?

Explicando brevemente, normalmente nossa resistência mental tem um pico e depois perde força. É claro que isso é diferente de pessoa para pessoa. Mas, se você tomar como ponto de partida um período de trabalho de 25 minutos, seguido de 5 minutos de intervalo, sua produtividade vai aumentar visivelmente. É com base nesses intervalos de tempo que a técnica do Pomodoro funciona.

A partir daí, é possível ajustar esses períodos para ficarem melhores para as suas necessidades. Aumentar o período de descanso ou trabalhar durante um período maior, por exemplo.

Você pode utilizar ferramentas como o Tomato Timer para te ajudar na contagem dos seus intervalos. Assim, você pode se concentrar totalmente sem se preocupar com o seu tempo e quando atingir o limite, a ferramenta te avisa!

3. Não crie rotinas muito apertadas

Por incrível que pareça, vale a pena evitar o excesso de otimismo ao criar a sua nova rotina no coworking.

Cercado de pessoas inspiradoras e produtivas, o seu primeiro impulso pode ser aproveitar cada segundo do dia para produzir. Mas, ao fazer isso, você pode arruinar a sua rotina e o resultado pode ser um pouco frustrante.

Pense dessa forma: a sua rotina deve ter espaço para imprevistos e deve obedecer os seus limites. Nada de colocar as tarefas amontoadas sem o menor respiro na agenda, hein? Fazendo isso, você vai ficar exausto e diminuir a sua produtividade, em vez de aumentá-la!

4. Use e-mail como ferramenta principal de comunicação

Uma das consequências das mudanças nas relações de trabalho de que falamos no início deste artigo é o aumento da informalidade.

Hoje, é muito comum ver uma equipe se comunicando quase que exclusivamente pelo serviço de mensagens do Facebook ou WhatsApp.

Não há nada de mal em usar as facilidades dos sistemas de mensagem texto. Mas a principal e mais importante forma de comunicação de quem busca aumentar a produtividade ainda é o e-mail.

Ele organiza melhor suas mensagens e ainda pode servir de ponto de partida para você definir suas tarefas e horários. Já reparou como ler todos os e-mails e limpar a sua caixa de entrada é uma ótima forma de organizar a sua agenda?

Além disso, mesmo que você converse com seus clientes, parceiros e fornecedores por outros meios informais, uma ótima prática é fazer o registro por e-mail. Ou seja, após uma conversa para tomar uma decisão, o melhor a se fazer é enviar um e-mail com esta conclusão pois assim você mantém o registro de tudo que aconteceu no processo.

5. Faça uso do Inbox Zero

Ao mesmo tempo em que o e-mail é um ótimo canal para que você se organize e crie suas tarefas, tome cuidado, pois ele pode se transformar numa fonte de distração também. Toda vez que o celular emite algum som de notificação, você vai ficar tentado a olhar imediatamente, furando o seu processo produtivo, não é mesmo?

Se você também é assim, saiba que isso atrapalha e muito a produtividade. Primeiro porque ler aquele e-mail naquele momento não muda muita coisa na sua vida, mesmo que ele seja muito, muito importante.

Em segundo lugar, porque pode ser que você pare suas atividades e interrompa um fluxo ou raciocínio importante só para chegar à conclusão de que recebeu mais um spam ou e-mail promocional com uma oferta de roupas íntimas, por exemplo.

Para evitar esse tipo de perda de tempo é que existe a técnica do Inbox Zero. Ela consiste em limpar completamente a sua caixa de entrada.

Para fazer isso, você deve criar vários marcadores e enviar todos os e-mails úteis para eles. Os outros, claro, você apaga. Ao criar os marcadores, certifique-se de que eles estão parecidos com isto aqui:

• Responder hoje
• Responder amanhã
• Cobrar hoje
• Cobrar amanhã

Os nomes deles já falam por si sós, não é mesmo? Chega de perder tempo acompanhando suas mensagens o dia todo. Agora você tem uma forma mais organizada de lidar com elas e evitar distrações.

6. Use a música para aumentar a concentração

Trabalhar ouvindo música diminui a capacidade de comunicação, certo? Não necessariamente.

Algumas pessoas produzem muito mais dessa forma. É claro que não estamos falando de qualquer tipo de música. Deve ser alguma coisa que te mantenha calmo, estimule e ajude a conseguir foco nas tarefas.

O Spotify está cheio de playlists com essa finalidade. Consiga um bom fone de ouvido, conecte-o no seu notebook ou smartphone e escolha uma dessas playlists.

As músicas certas vão ajudar na concentração. E o fato de estar de fones de ouvidos vai bloquear distrações externas como conversas e ruídos.

Com as nossas dicas de produtividade e um ambiente bem escolhido para o coworking, temos certeza que a sua vida profissional vai mudar.

Afinal, vai ser possível reunir inspiração, concentração e troca de experiências com profissionais que têm objetivos parecidos com os seus.

Sem contar que aquelas distrações irritantes que te atrapalhavam na sua casa vão ficar no passado!

Aliás, agora que você já sabe como organizar o seu e-mail, pode assinar a nossa newsletter sem medo de distrações. Crie um marcador exclusivo para ela e deixe a gente te enviar outras dicas de produtividade que vão revolucionar a sua rotina de trabalho!

Abraços,

Luiza Drubscky

Equipe da Comunidade Rock Content