Quando ouvimos uma palavra como reunião, sequer pensamos em sua definição. Afinal, é uma palavra muito presente em nossa rotina, portanto, muito conhecida. Mas, será que conhecemos mesmo seu significado? E reuniões produtivas, conhecemos bem também?

De acordo com o dicionário, reunião é ação de reunir, de unir o que estava disperso, separado. Reunião dos produtos para a realização do projeto. Você pode estar pensando: é exatamente essa a definição que tenho. Ok! Então temos que nos fazer outra pergunta. Será que estamos “unindo os pontos de dispersão” ou estamos reunindo pessoas (usufruindo do seu tempo) para fazer reuniões produtivas?

Chega de improdutividade: 5 formas de fazer reuniões produtivas

Enumerar já é uma forma de fazer aquele encontro profissional render. Enumere as prioridades. Enumere a pauta que precisa ser discutida. Enumere as funções que cada um vai assumir. Enumere os prazos de entrega. Entendido a importância de criar enumerações para sua reunião, vamos aos itens (enumerados!) que vão te ajudar a ter reuniões produtivas.

1. Tenha sempre um líder/mediador

Esta pessoa será responsável por fazer a reunião seguir o que está previsto nas suas listas. Se alguém começar a dispersar demais do assunto proposto, ele é quem vai chamar todos para o foco novamente.

     2. Horário é uma coisa séria

Estipule o horário de início e fim da reunião. Para que ela seja de fato produtiva, o líder/mediador deve estar atento ao horário, sinalizando em alguns momentos o tempo que falta. Isto não é para controlar as falas, mas sim otimizá-las. Um ótimo controle para reuniões produtivas

    3. Briefing, Planejamento e Ata

Esses três documentos são essenciais para garantir a produtividade da reunião. O Briefing deve ser feito por quem solicitou o evento e compartilhado com os participantes, assim todos têm noção dos objetivos. Planejamento de horários e temas para otimizar o tempo das discussões e  uma ata para que no pós reunião os assuntos não se percam.

    4. Delegue responsabilidades

Ao fim da reunião faça um documento de próximos passos. Não confunda este documento com a ata. Aqui o objetivo é ser prático: definir as próximas ações e delegar responsabilidades é uma forma de garantir a efetividade na execução do que foi alinhado.

    5. Desliguem os celulares

A última, mas não menos importante, dica para reuniões produtivas: mantenham os celulares desligados. O poder de dispersão pelo uso do celular nos momentos indevidos é o mal do século. Quanto mais concentrados os participantes estiverem, mais rápida e objetiva será a reunião. Produtividade está diretamente ligado a entrega, foco, dedicação para o momento.

Quem é você em uma reunião?

Você é um freelancer? Um fornecedor? Um cliente? Uma liderança com equipe externa? Para cada um desses – e tantos outros perfis – a reunião tem um peso diferente. Enquanto em alguns casos a escolha do local faz toda diferença, para outros o tempo de duração da reunião é o que mais impacta.

As dicas que demos acima,  para fazer reuniões produtivas, se aplica a todos os perfis. Mas como dissemos, com pesos diferentes. Um freelancer, por exemplo, no seu primeiro contato com o cliente, não vai exigir que o mesmo não use o celular durante o encontro. Afinal ele sequer conhecer a rotina de quem está contratando. Mas pode se programar para fazer a reunião render ao máximo, aproveitar cada segundo ao lado do cliente para extrair todas as informações que lhe for pertinente.

Já um profissional que tem equipe alocada em lugares diferentes, precisa alinhar com todos os participantes formas de manter a conexão, o foco. Ou seja, a regra de celular desligado é essencial. Em contrapartida, planejar o encontro, compartilhar esse planejamento com antecedência e fazer uma espécie de ata da reunião é imprescindível.

Para quem é autônomo, ou mesmo tem um escritório, mas busca um lugar diferente e apropriado para uma reunião estratégica, os coworkings são boas pedidas. Infraestrutura, localização acessível, salas que atendem grupos de tamanhos diversos, entre outras especificidades, são características que variam de um coworking para outro.

Se você nunca viveu experiências dentro de um escritório compartilhado, fica aqui nossa dica. Não precisa ser um contrato de longo tempo, pode ser apenas com o foco em algumas reuniões produtivas, por exemplo. Então, olhe para sua vida profissional, entenda suas necessidades e corra atrás das tendências mercadológicas que vão fazer toda a diferença.

Ah! E depois conta pra gente!

Até a próxima! 🙂