coworking mais produtivo

7 dicas de design para um coworking mais produtivo

coworking

Você já passou pela situação de desconforto no ambiente de trabalho? Pode ter sido por causa de uma lâmpada que ficava piscando insistentemente ou por uma cadeira que não estava confortável.

A questão é que, nos escritórios compartilhados, isso causa a redução na quantidade de clientes. Mas, afinal, como evitar o surgimento desses problemas e garantir um coworking mais produtivo?

É o que você vai aprender neste post! Confira as dicas de design que farão toda a diferença na montagem de um coworking mais produtivo e prepare um espaço melhor para seus clientes!

1. Faça com que o espaço compartilhado pareça mais amplo

Todo bom escritório compartilhado conta com espaços de ocupação livre. Podem ser baias específicas ou mesas e sofás espalhados pelo local. O ponto é que esses espaços precisam parecer mais amplos para gerar uma maior sensação de conforto nos frequentadores.

Uma boa dica é adotar uma decoração minimalista e evitar acumular muitos móveis nesses locais. Garanta uma boa margem para a circulação, de forma que as pessoas que precisem se deslocar não esbarrem em quem está concentrado, trabalhando.

Espelhos e jogos de cores também ajudam a melhorar a impressão de amplitude do espaço, mas vou abordar esse tema mais à frente.

coworking mais produtivo

2. Ofereça espaços privativos

Apesar do princípio de um coworking ser o de promover o compartilhamento de espaços profissionais, isso não quer dizer que não se possa oferecer escritórios privativos. Muito pelo contrário, eles são essenciais para melhorar a experiência dos usuários. Veja um pouco mais sobre os principais tipos.

Salas de reunião

As salas de reunião são espaços fechados, dotados de equipamentos para exibição de apresentações, quadro ou flipchart entre outros dispositivos.

O intuito é oferecer um local onde os participantes se assentem e acompanhem as discussões em pauta com conforto e conectividade. Também é importante que elas sejam isoladas das áreas compartilhadas para conferir mais privacidade a todos.

Salas privativas

As salas privativas (ou escritórios privativos) são os espaços ideais para as empresas que demandam um pouco mais de privacidade em suas atividades. São salas como as de um escritório comum, porém inseridas em um ambiente compartilhado.

Fazendo uma analogia simples, é como um quarto de hotel, cujo hóspede tem acesso exclusivo enquanto estiver de posse das chaves. Os demais ambientes, são compartilhados com os outros hóspedes.

Cabines para conferências

Vários coworkings oferecem pequenos espaços para que as pessoas realizem videoconferências com mais privacidade. São as chamadas cabines telefônicas.

Em geral, são locais que cabem cerca de duas pessoas e, desse modo, dão mais liberdade para que os profissionais realizem suas chamadas sem incomodar os demais ou terem sua conversa exposta.

3. Garanta uma boa iluminação

A iluminação é outro ponto-chave. Um local mal iluminado pode gerar desconforto e, até mesmo, problemas de saúde nas pessoas. Por outro lado, a iluminação em excesso também pode ser prejudicial à produtividade do escritório compartilhado.

A primeira dica para encontrar um bom ponto de equilíbrio é adotar a iluminação natural, mas ter cortinas e persianas que ajudem a corrigir alguma luz direta. Isso, sem dúvidas, torna o seu coworking mais produtivo.

Outra dica, é que a iluminação artificial deve ficar bem distribuída pelo espaço, para não gerar muitos pontos de sombra. Não se esqueça de trocar as lâmpadas que apresentem defeitos.

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4. Use cores e detalhes inspiradores na decoração

O uso das cores influencia nas emoções das pessoas. Cores quentes estimulam a criatividade e trazem mais motivação, cores frias ajudam na concentração e no foco. Você pode adotar uma paleta variada de acordo com a finalidade de cada espaço.

Além das cores, é preciso criar um ambiente mais estimulante com a ajuda da decoração. Quadros com frases motivacionais ou engraçadas são ótimos exemplos.

Uma pequena estante com livros para livre leitura e a presença de plantas ajudam a deixar o local mais agradável e acolhedor, mais adequado às tendências do futuro do trabalho.

5. Invista em móveis de qualidade

Se eu tivesse que listar a ordem de importância dessas dicas, esta ocuparia o primeiro lugar. Os móveis interferem diretamente na sensação de conforto das pessoas. Todas as outras questões são contornáveis. O profissional pode nunca mais voltar, mesmo que consiga cumprir o seu expediente de forma mediana.

Se a mesa não tem uma altura adequada ou não está bem apoiada, o incômodo é bem maior. No caso da cadeira, é ainda mais grave. Um assento muito rígido, falta de ajustes de altura e do encosto são apenas alguns dos fatores que atrapalham a produtividade das pessoas. Por isso, não hesite em investir em bons móveis.

6. Tenha espaços para relaxamento e descontração

O coworking mais produtivo não é aquele focado apenas em trabalho, mas que enxerga os seres humanos que estão por trás dos frequentadores. A rotina profissional pode ser muito estressante e o cérebro precisa de intervalos para evitar consequências sérias para a saúde, como o desenvolvimento do estresse e da ansiedade.

O papel do coworking é possibilitar essas paradas e torná-las mais relaxantes e descontraídas. Pode ser um sofá macio na área de convivência, ou uma mesinha bonita em uma área externa, ou mesmo um local com uma bela vista.

O importante é ter um lugar onde as pessoas possam deixar o trabalho de lado por alguns minutos para recuperar suas energias.

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7. Cuide da circulação e temperatura do ar

Locais fechados passam a impressão de que o ar não está circulando e que isso pode gerar dificuldades para respirar. Pode parecer um pouco exagerado, mas nossa mente está sempre atenta aos riscos que corremos ao longo do dia e isso limita nossa capacidade de concentração. É importante trazer tranquilidade para a mente.

Em alguns casos, basta manter as janelas abertas. Já nos locais que não têm ventilação natural, o ideal é ter aparelhos de ar condicionado. O único ponto de alerta é para a temperatura do ambiente. O ideal é manter um nível mais agradável, sem exageros. Afinal, algumas pessoas têm problemas respiratórios que podem ser agravados por causa das baixas temperaturas.

Empresários que seguem essas diretrizes conseguem oferecer um coworking mais produtivo para seus clientes. São cuidados simples, mas essenciais, para garantir uma experiência mais agradável e resultados mais satisfatórios no final do dia. Para quem pensa em migrar para um ambiente compartilhado, essas dicas são excelentes para avaliar a opção ideal.

Quer conhecer um espaço desses? Na semana do dia 12 ao dia 16 de agosto, acontecerá o primeiro Coworking Week: uma semana inteira de diárias gratuitas em qualquer um dos mais de 800 espaços da rede BeerOrCoffee espalhados por 150 cidades brasileiras. É a oportunidade que você estava esperando para experimentar as vantagens de trabalhar em um ambiente compartilhado, aproveite!

coworking week

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.

produtividade no escritório

5 estratégias para melhorar a produtividade no escritório

Carreira

Estamos vivendo em tempos em que tudo é urgente e prioritário, especialmente no ambiente profissional. Portanto, ser altamente produtivo e manter um bom nível de produtividade no escritório ou na empresa é fundamental.

Contudo, sabemos que a produtividade, tanto pessoal quanto coletiva, pode ser impactada por diversos fatores externos, como motivação, organização, entre outros. Então, o que fazer quando ela já não estiver alcançando os objetivos esperados?

Existem algumas ações que podem ajudar nessa hora. Neste artigo, compartilharemos cinco destas estratégias simples para melhorar e aumentar sua produtividade e, consequentemente, a de seus colaboradores.

1. Planeje antecipadamente o seu dia

A falta de planejamento do seu dia pode levar à sobrecarga de trabalho, atrasos de entregas, queda no rendimento, entre muitos outros problemas. E a consequência de tudo isso será uma baixíssima produtividade.

Por esse motivo, é imprescindível que seu dia no escritório seja planejado com, pelo menos, um dia de antecedência. Considere, inclusive, os horários em que irá ler e responder seus e-mails. Pois eles, e as reuniões muito longas, são grandes ladrões de produtividade.

Outra sugestão é reservar a manhã para as suas obrigações e tarefas mais desafiadoras. Preparar uma apresentação complexa ou realizar uma reunião delicada é sempre melhor nesse período do dia.

Isso porque sua mente está descansada e lidará com maior clareza com qualquer assunto. Se possível, deixe o resto do dia para as tarefas rotineiras. Para que seu dia flua e seja produtivo é extremamente importante saber priorizar e delegar atividades.

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2. Faça uma coisa de cada vez

O maior desafio para manter a produtividade no escritório é não ceder à vontade de realizar mil coisas ao mesmo tempo. Muito se fala do profissional multitarefas, mas é preciso evitar que se perca a qualidade para manter a produtividade. Por mais atribuições que você tenha, procure manter o foco em uma tarefa de cada vez, evitando assim, distrações e retrabalhos.

Uma pesquisa realizada no Reino Unido apontou que a troca constate de tarefas durante o dia prejudica o cérebro e ainda pode provocar uma queda de 40% na produtividade devido aos bloqueios mentais causado por essa prática.

Quando perceber que está executando várias tarefas ao mesmo tempo — lendo um e-mail enquanto resolve um assunto com um colaborador ou fala ao telefone, por exemplo — pare. Respire, vá dar uma volta, tomar um café, espairecer a cabeça, para só então voltar seu foco para somente uma das atividades.

3. Use a tecnologia a favor da produtividade no escritório

Sem dúvida seu escritório utiliza uma série de ferramentas tecnológicas. Mas, acredite, sempre haverá alguma novidade que poderá proporcionar mais agilidade em seu dia a dia. Portanto, não deixe de acompanhar as inovações tecnológicas do seu segmento.

Uma sugestão adaptável a qualquer área são os sistemas de gestão. Elas permitem que as tarefas sejam demandadas e acompanhadas em uma plataforma única, automaticamente. Dessa forma, muitas daquelas reuniões com a equipe tornam-se desnecessárias, tornando o processo mais produtivo.

Podemos citar como exemplo uma das ferramentas mais utilizadas para o gerenciamento de equipes e tarefas: o Trello. Muito fácil de utilizar, nele é possível estipular prazos, criar grupos de trabalho, atribuir atividades, enfim, agilizar a produtividade. A ferramenta oferece uma diversidade de funções na versão gratuita, porém, existe uma versão paga com mais funcionalidades e capacidade.

produtividade no escritório

4. Participe de eventos e treinamentos

Por mais contraditório que possa parecer — afinal, para participar de eventos e treinamentos é preciso passar algumas horas longe do trabalho — saiba que se manter atualizado faz uma enorme diferença na sua produtividade no escritório. E isso se estende também aos seus colaboradores.

As possibilidades são inúmeras. Uma infinidade de conhecimento a ser adquirido, como novas metodologias ágeis de processos e gestão, inovações tecnológicas, capacitação de funcionários, desenvolvimento e aprimoramento de habilidades, inteligência emocional.

Enfim, um leque de ferramentas que aumentarão significantemente sua produtividade pessoal e o resultado produtivo de sua empresa.

5. Migre para um escritório compartilhado

Que tal reavaliar seu espaço de trabalho? Isso mesmo. Cada vez mais os escritórios tradicionais estão sendo substituídos por locais mais descontraídos, menos impessoais, e porque não dizer, até mais humanizados. E, dentre estes locais, estão inseridos os escritórios compartilhados, também conhecidos como coworkings.

Essa mudança vem ocorrendo porque esse tipo de espaço oferece uma enorme quantidade de benefícios, tanto para empresas quanto para profissionais autônomos. Um destes benefícios é o aumento da produtividade.

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Não é à toa que um grande número de startups, e até empresas multinacionais, já optaram por transferir suas sedes e filiais para espaços de coworking. A pesquisa Censo Coworking Brasil de 2018 apontou que 42% dos entrevistados afirmou que sua produtividade no trabalho melhorou muito após terem migrado para um escritório compartilhado.

O ambiente inovador e colaborativo destes espaços também contribui bastante para esse resultado. A troca constante de conhecimento e a possibilidade de assimilar algo novo estimula a criatividade e gera motivação. Dentre os respondentes da pesquisa, 73% disseram que aprenderam alguma coisa diferente com alguém que conheceu no coworking.

De maneira geral, as ações necessárias para melhorar, aumentar ou manter a produtividade no escritório elevadas envolvem organização, inovação, conhecimento, qualidade de vida e um bom ambiente de trabalho. Itens que não são tão difíceis de alcançar, não é verdade?

Então, que tal começar a trabalhar sua produtividade conhecendo um pouco mais a respeito dos escritórios compartilhados? É só baixar nosso e-book onde você encontrará tudo que você precisa saber sobre os coworkings.


Samantha Panzini é formada em Turismo e pós-graduada em Administração. Apaixona por Marketing Digital, ela atua como freelancer na área de Produção Conteúdo.