Estamos vivendo em tempos em que tudo é urgente e prioritário, especialmente no ambiente profissional. Portanto, ser altamente produtivo e manter um bom nível de produtividade no escritório ou na empresa é fundamental.

Contudo, sabemos que a produtividade, tanto pessoal quanto coletiva, pode ser impactada por diversos fatores externos, como motivação, organização, entre outros. Então, o que fazer quando ela já não estiver alcançando os objetivos esperados?

Existem algumas ações que podem ajudar nessa hora. Neste artigo, compartilharemos cinco destas estratégias simples para melhorar e aumentar sua produtividade e, consequentemente, a de seus colaboradores.

1. Planeje antecipadamente o seu dia

A falta de planejamento do seu dia pode levar à sobrecarga de trabalho, atrasos de entregas, queda no rendimento, entre muitos outros problemas. E a consequência de tudo isso será uma baixíssima produtividade.

Por esse motivo, é imprescindível que seu dia no escritório seja planejado com, pelo menos, um dia de antecedência. Considere, inclusive, os horários em que irá ler e responder seus e-mails. Pois eles, e as reuniões muito longas, são grandes ladrões de produtividade.

Outra sugestão é reservar a manhã para as suas obrigações e tarefas mais desafiadoras. Preparar uma apresentação complexa ou realizar uma reunião delicada é sempre melhor nesse período do dia.

Isso porque sua mente está descansada e lidará com maior clareza com qualquer assunto. Se possível, deixe o resto do dia para as tarefas rotineiras. Para que seu dia flua e seja produtivo é extremamente importante saber priorizar e delegar atividades.

2. Faça uma coisa de cada vez

O maior desafio para manter a produtividade no escritório é não ceder à vontade de realizar mil coisas ao mesmo tempo. Muito se fala do profissional multitarefas, mas é preciso evitar que se perca a qualidade para manter a produtividade. Por mais atribuições que você tenha, procure manter o foco em uma tarefa de cada vez, evitando assim, distrações e retrabalhos.

Uma pesquisa realizada no Reino Unido apontou que a troca constate de tarefas durante o dia prejudica o cérebro e ainda pode provocar uma queda de 40% na produtividade devido aos bloqueios mentais causado por essa prática.

Quando perceber que está executando várias tarefas ao mesmo tempo — lendo um e-mail enquanto resolve um assunto com um colaborador ou fala ao telefone, por exemplo — pare. Respire, vá dar uma volta, tomar um café, espairecer a cabeça, para só então voltar seu foco para somente uma das atividades.

3. Use a tecnologia a favor da produtividade no escritório

Sem dúvida seu escritório utiliza uma série de ferramentas tecnológicas. Mas, acredite, sempre haverá alguma novidade que poderá proporcionar mais agilidade em seu dia a dia. Portanto, não deixe de acompanhar as inovações tecnológicas do seu segmento.

Uma sugestão adaptável a qualquer área são os sistemas de gestão. Elas permitem que as tarefas sejam demandadas e acompanhadas em uma plataforma única, automaticamente. Dessa forma, muitas daquelas reuniões com a equipe tornam-se desnecessárias, tornando o processo mais produtivo.

Podemos citar como exemplo uma das ferramentas mais utilizadas para o gerenciamento de equipes e tarefas: o Trello. Muito fácil de utilizar, nele é possível estipular prazos, criar grupos de trabalho, atribuir atividades, enfim, agilizar a produtividade. A ferramenta oferece uma diversidade de funções na versão gratuita, porém, existe uma versão paga com mais funcionalidades e capacidade.

4. Participe de eventos e treinamentos

Por mais contraditório que possa parecer — afinal, para participar de eventos e treinamentos é preciso passar algumas horas longe do trabalho — saiba que se manter atualizado faz uma enorme diferença na sua produtividade no escritório. E isso se estende também aos seus colaboradores.

As possibilidades são inúmeras. Uma infinidade de conhecimento a ser adquirido, como novas metodologias ágeis de processos e gestão, inovações tecnológicas, capacitação de funcionários, desenvolvimento e aprimoramento de habilidades, inteligência emocional.

Enfim, um leque de ferramentas que aumentarão significantemente sua produtividade pessoal e o resultado produtivo de sua empresa.

5. Migre para um escritório compartilhado

Que tal reavaliar seu espaço de trabalho? Isso mesmo. Cada vez mais os escritórios tradicionais estão sendo substituídos por locais mais descontraídos, menos impessoais, e porque não dizer, até mais humanizados. E, dentre estes locais, estão inseridos os escritórios compartilhados, também conhecidos como coworkings.

Essa mudança vem ocorrendo porque esse tipo de espaço oferece uma enorme quantidade de benefícios, tanto para empresas quanto para profissionais autônomos. Um destes benefícios é o aumento da produtividade.

Não é à toa que um grande número de startups, e até empresas multinacionais, já optaram por transferir suas sedes e filiais para espaços de coworking. A pesquisa Censo Coworking Brasil de 2018 apontou que 42% dos entrevistados afirmou que sua produtividade no trabalho melhorou muito após terem migrado para um escritório compartilhado.

O ambiente inovador e colaborativo destes espaços também contribui bastante para esse resultado. A troca constante de conhecimento e a possibilidade de assimilar algo novo estimula a criatividade e gera motivação. Dentre os respondentes da pesquisa, 73% disseram que aprenderam alguma coisa diferente com alguém que conheceu no coworking.

De maneira geral, as ações necessárias para melhorar, aumentar ou manter a produtividade no escritório elevadas envolvem organização, inovação, conhecimento, qualidade de vida e um bom ambiente de trabalho. Itens que não são tão difíceis de alcançar, não é verdade?

Então, que tal começar a trabalhar sua produtividade conhecendo um pouco mais a respeito dos escritórios compartilhados? É só baixar nosso e-book onde você encontrará tudo que você precisa saber sobre os coworkings.

Samantha Panzini é formada em Turismo e pós-graduada em Administração. Apaixona por Marketing Digital, ela atua como freelancer na área de Produção Conteúdo.