antecipar possíveis imprevistos no coworking

Como antecipar possíveis imprevistos no coworking: reservas do BeerOrCoffee

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Antecipar possíveis imprevistos no coworking é o mesmo que fazer manutenções, seguir as regras, ter ótima comunicação com os clientes e SEMPRE confirmar as reservas. Nós temos mais dicas no post. Siga em frente!

Alguma vez você ficou sem saber como lidar com os comentários negativos dos seus clientes? Por mais que o objetivo seja fazer tudo para agradar, é bem difícil atingir esse patamar. Mas existem alternativas para evitar situações desagradáveis. Basta antecipar possíveis imprevistos no coworking.

Nem sempre a tarefa é fácil, afinal, alguns desafios surgem ao acaso. Além disso, de que forma saber o que seus usuários querem sempre? É impossível adivinhar tudo, mas algumas situações que parecem imprevistos são bem comuns. E existem práticas e detalhes que todo cliente adora.

Neste artigo, apresentamos algumas dicas úteis para você se antecipar aos possíveis imprevistos do coworking. Confira!

antecipar possíveis imprevistos no coworking

Faça manutenções rotineiras

Vários problemas podem acontecer em um coworking. As possibilidades mais comuns são:

  • Quebra de cadeiras e mesas;
  • Rompimento de tubulações;
  • Vazamentos e infiltrações;
  • Queda de energia elétrica;
  • Mau funcionamento de ventiladores e ares-condicionados;
  • Baixa iluminação natural devido à falta de limpeza das clarabóias.

Essas são situações para as quais você pode se preparar. Nossa primeira dica é que você crie um checklist de manutenção. Faça revisões mensais e esteja aberto para receber o feedback de clientes. 

Além disso, peça à equipe para ficar atenta a situações que exigem correção. Muitas vezes, é possível identificar que uma cadeira vai quebrar e precisa ser substituída antes de um acidente.

Outra ideia é criar uma equipe de apoio. Ou seja, tenha pessoas disponíveis para fazer os ajustes sempre que necessário. Vale a pena ter na agenda o contato de alguns profissionais, como encanadores, eletricistas, marceneiros e faxineiros. Assim, você garante agilidade na solução de eventuais problemas.

Disponibilize as regras do coworking

Todo espaço tem regras! Elas também são importantes no coworking onde as áreas são compartilhadas. Isso evita conflitos entre os usuários do escritório flexível. Portanto, também é uma forma de antecipar possíveis imprevistos no coworking.

Crie uma lista ou um documento simples com todas as regras que precisam ser seguidas. Por exemplo:

  • Horário de funcionamento;
  • Regras das áreas comuns;
  • Boas práticas, como cada um lava a sua louça;
  • Possíveis proibições, como conversas em voz alta — aproveite para indicar se existe um espaço apropriado para isso.

E lembre-se de destacar o que é community manager. Assim, o cliente sabe quem procurar para ter uma boa experiência no coworking.

Indique o que precisa ser feito para entrar no coworking

Muitos escritórios compartilhados registram problemas na entrada dos usuários. Isso ocorre por diversos fatores, como a falta de comprovação de reserva, ou o não cumprimento das regras.

Por isso, deixe claro tudo que é necessário para entrar no ambiente. Em especial, especifique que é necessário fazer a reserva no BeerOrCoffee. Muitas vezes, um nômade digital não sabe que o cadastro na plataforma é indispensável. Outras pessoas podem saber dessa informação, mas esquecer de comprová-la.

De qualquer forma, cabe a você indicar o que deve ser feito. Inclusive, essas informações devem estar na lista de regras. Assim, possíveis imprevistos no coworking serão antecipados.

Tenha empatia para ouvir os feedbacks

Mesmo com o cadastro na plataforma do BeerOrCoffee, os usuários podem trazer um feedback negativo. Isso porque nem todos os coworkings funcionam da mesma forma. Aqui, vale a pena pensar em regras para facilitar a vida dos usuários. Entre elas:

  • Iluminar a área externa para aumentar a segurança de quem entra e sai no período noturno;
  • Solicitar informações antecipadas para evitar imprevistos no coworking;
  • Confirmar a reserva para evitar que o espaço fique desocupado quando a pessoa deixa de comparecer. Assim, você libera o ambiente para outra reserva;
  • Confirmar a área que será ocupada pelo cliente. Por exemplo, se é uma sala de reunião, uma sala privativa, um espaço built to suit;
  • Garantir as regras de higienização. Isso aumenta a segurança do usuário, especialmente no período pós-pandemia.

Não prometa o que não pode cumprir

A regra número 1 da hospitalidade é a sinceridade. O cliente precisa saber o que o espera no coworking. Caso contrário, acabará se decepcionando e, dificilmente, voltará a fazer uma reserva no espaço.

Uma forma de antecipar possíveis imprevistos no coworking é colocar apenas o que é verdade na descrição da plataforma do BeerOrCoffee. Por exemplo, nunca coloque que tem uma sala de reunião, se o espaço não for projetado para isso. Improvisar para contornar a carência de uma sala de reunião pode frustrar o usuário, afinal, esse ambiente requer alguns critérios de qualidade.

A mesma regra vale para as áreas comuns. Tem um espaço de descompressão para as pessoas se desconectarem do trabalho? Ótimo! Mas não iluda ninguém com falsas promessas. A verdade deve reinar em todas as situações, inclusive em relação à estrutura.

antecipar possíveis imprevistos no coworking

Privilegie a comunicação

Comunique-se antes, durante e depois da reserva do BeerOrCoffee com o cliente. Pergunte se ele tem alguma dúvida e colha suas expectativas. Coloque-se à disposição para resolver possíveis problemas. No fim, pergunte o que ele achou da experiência.

Se algum imprevisto ocorrer, verifique a possibilidade de solução imediata. Caso não tenha, informe o que está fazendo para ajudar.

Se o problema for perto do horário da reserva, informe o cliente e pergunte se ele quer adiar a chegada, comparecer outro dia ou o que prefere fazer. Isso, certamente, vai satisfazê-lo.

Conte com o time de Supply do BeerOrCoffee

Manter os clientes satisfeitos exige uma série de cuidados. Para todos eles, você pode contar com o time de Supply do BeerOrCoffee. A equipe está sempre disponível para ajudar com qualquer problema relativo às reservas.

Por exemplo, o cliente jura que reservou, mas não aparece no sistema. Você pode entrar em contato com o time de Supply. Ou então o usuário fez uma reserva regular, mas queria uma sala de reunião. O Supply também pode ajudar.

Em paralelo, você deve pedir para o cliente entrar em contato com o BeerOrCoffe pelo Chatbot. Assim, seu problema será solucionado o mais rápido possível e com o máximo de eficiência.

De toda forma, ficou claro que você tem a chance de antecipar possíveis imprevistos no coworking para aumentar a satisfação do cliente e evitar comentários negativos. Que tal seguir as dicas que preparamos para ter mais reservas no BeerOrCoffee?

Gostou das ideias e quer fazer ainda mais? Aproveite e saiba o que fazer para preparar seu coworking para reserva de DayPass.


Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web. Revisado por Nícolas David, Repórter, Jornalista e Revisor. 

detalhes atenciosos que os clientes adoram

7 detalhes atenciosos que os clientes adoram para implementar no seu coworking

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Saiba como causar uma boa impressão e fidelizar seu público adicionando detalhes atenciosos que os clientes adoram no seu escritório compartilhado.

Os clientes são a alma de qualquer negócio. Portanto, é importante focar não apenas em oferecer o melhor serviço, mas também em criar uma experiência inesquecível para os usuários do seu coworking. Assim, eles se tornarão grandes fãs e divulgadores do espaço

Existem várias maneiras de fazer isso, desde as mais simples, que requerem pouco ou nenhum investimento, até as mais complexas, que envolvem custos e logísticas. Neste artigo, selecionamos sete detalhes atenciosos que os clientes adoram. Confira!

detalhes atenciosos que os clientes adoram

1. Mensagem de boas vindas

Uma recepção calorosa faz toda a diferença, especialmente na primeira vez que o cliente frequenta seu espaço. 

No entanto, neste momento de retomada à vida “normal”, o contato físico ainda está sendo evitado. Portanto, uma alternativa é optar por mensagens de boas vindas personalizadas.

Você pode escrever as cartinhas à mão, para criar uma sensação maior de proximidade, ou impressas que contenham todas as informações sobre o escritório compartilhado, além de agradecer a visita.

Veja a seguir um exemplo:

“Olá!

Seja bem-vindo(a) ao [NOME DO COWORKING].

Esperamos que você se sinta confortável em nosso coworking e que nós ofereçamos todas as ferramentas necessárias para você tenha um dia de trabalho produtivo.

Conecte seus dispositivos eletrônicos à nossa rede!

Rede: [NOME DA REDE]

Senha: [SENHA]

Nosso espaço tem algumas regras de uso. São elas:

[REGRAS DO ESPAÇO]

Temos água, café e suco à vontade. A troca das garrafas é realizada 10h, 12h, 14h e 16h.

Caso precise de algo ou tenha alguma dúvida, basta [DEIXE UMA INSTRUÇÃO DE CONTATO, seja chamar um funcionário do espaço ou ligar/enviar uma mensagem para o número X].

Agradecemos pela preferência. 

Bom trabalho!”

Você pode adaptar essa mensagem de acordo com os serviços oferecidos pelo seu escritório. Caso algum deles seja pago por fora, como uma sala de reunião premium, não se esqueça de incluir os valores.

Para tornar a mensagem ainda mais amigável, uma sugestão é adicionar uma balinha, um bombom ou outro docinho saboroso.

2. Lanchinhos 

Conquistar as pessoas pelo paladar é uma técnica praticamente infalível em todas às áreas. Por isso, sempre que possível, prepare lanchinhos especiais para seus clientes, como uma cesta de pães ou um bolinho de milho no meio da tarde para acompanhar o café.

Brincadeiras à parte, esse tipo de gesto representa carinho, cuidado e preocupação com os usuários, fazendo com que eles se sintam acolhidos e especiais. No entanto, caso seja inviável financeiramente, frutas ou barrinhas de cereais, já surtem o mesmo efeito.

3. Lembrancinhas personalizadas

As lembrancinhas personalizadas são uma ótima maneira de presentear seus clientes e, ao mesmo tempo, fazer com que eles não esqueçam do seu espaço. Existem muitas opções de itens, com valores variados, como:

  • Caneta;
  • Adesivo;
  • Chaveiro;
  • Caneca,
  • Pen drive,
  • Garrafinha d’água.

Contudo, independentemente do custo, os pontos principais são utilidade e personalização. Imprima a identidade visual do seu escritório compartilhado no objeto para que, assim que o cliente bater o olho, lembrar do coworking.

4. Petfriendly

Caso sua estrutura permita, prepare seu espaço para receber os melhores amigos dos seus usuários de forma confortável e segura. Certamente, esse é um dos principais detalhes atenciosos que os clientes adoram.

Afinal, todo pai ou mãe de pet se preocupa com o bem-estar dos seus bichinhos e, conquistando os clientes de quatro patas, você estará a um passo de ganhar os corações humanos.

No conteúdo “Coworking Pet Friendly: como preparar seu espaço para receber pets?” explicamos tudo o que é necessário para aceitar animais no seu espaço. Confira e tire suas dúvidas. 

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5. Cupons de desconto

Ofereça cupons de desconto para a primeira visita ou mediante a indicação de um amigo, para atrair novos clientes. Esse é um dos detalhes atenciosos que os clientes adoram, pois sentem-se valorizados ao receber algum tipo de benefício financeiro, ainda que seja pequeno.

Entretanto, é importante ressaltar que apenas oferecer um desconto ou uma diária não é suficiente para fidelizar o cliente. O que conta, mais do que o valor, é a experiência. Portanto, combine essa medida com as demais listadas.

Inclusive, um community manager pode ajudar a desenvolver e executar todas essas estratégias. Portanto, caso exista a possibilidade, não hesite em contratar este profissional para gerir o seu espaço. 

6. Promoções de aniversário

Se receber algum tipo de benefício em dias comuns já é bom, no aniversário é melhor ainda. Quem nunca estava meio cabisbaixo nesse dia tão especial e ficou feliz por ganhar um brinde, desconto, gratuidade ou até mesmo receber um simples parabéns de alguma empresa?

Adote essa política no seu coworking e ofereça, dentro das suas condições, algum mimo para os usuários no dia ou na semana do aniversário, nem que seja um e-mail especial (para isso, não se esqueça de solicitar a data de nascimento ao fazer o cadastro).

7. Indicação de produtos e serviços

Ser prestativo também é um gesto de hospitalidade. Indicar produtos ou serviços da região, como bons bares e restaurantes para o happy hour ou o horário de almoço, é uma forma simples e gratuita de conquistar a simpatia dos seus clientes.

Além disso, também pode ser uma oportunidade de parceria. Você pode oferecer ao estabelecimento uma troca, onde ambos de indicam e ganham uma comissão por cada visita. Treine seu olhar para enxergar oportunidades em todos os lugares.

Agora que você conhece os principais detalhes atenciosos que os clientes adoram, não perca mais tempo e implemente agora mesmo no seu espaço. Seus usuários agradecem!

De todo modo, é importante ter em mente que o mínimo esperado de um coworkig é uma boa recepção. Por isso, confira nosso conteúdo sobre “Como acolher bem os clientes no seu coworking” e saiba como receber os usuários da melhor forma possível. 


Texto escrito por Isabella Proença, Redatora freelancer e Bacharel em Administração.