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Guia prático: como encontrar um escritório para minha empresa

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A rotina de trabalho pode ser bastante desgastante, principalmente quando o local escolhido para abrir o negócio não está mais agradando. Se você está passando por essa situação, já deve ter se perguntado: será que é o momento de encontrar um novo escritório para minha empresa?

Muitos aspectos podem gerar essa dúvida, e a maioria deles está relacionada a um momento de mudança em outra área do negócio. Seja para alcançar novos mercados, seja para conter os custos em um momento mais delicado, um novo escritório pode fazer toda a diferença.

Se você já começou a pensar sobre esse assunto e precisa de uma ajuda para escolher o local ideal para a sua empresa, confira as dicas que trouxemos neste artigo!

Entenda o que o seu negócio precisa para crescer

Antes de sair em busca de um novo espaço é essencial entender a fundo o que o seu negócio realmente precisa para a nova fase. Listamos abaixo os pontos mais relevantes, que não podem ficar de fora dessa análise.

Boa localização

A localização é um dos fatores que influenciam bastante em determinados tipos de negócios. É preciso garantir que ela atenda aos principais envolvidos, como clientes, fornecedores e colaboradores. Cada negócio tem suas características, por isso a avaliação deve ser individualizada.

Áreas centrais e regiões comerciais são ótimas escolhas, visto que permitem melhor acesso e contam com diferentes tipos de comércios no entorno. A princípio, quanto mais próximo e mais fácil para os clientes, melhor. Sempre se pergunte “qual é o melhor local para um escritório para minha empresa?” baseando-se no seu mercado de atuação.

Estímulo à criatividade

A criatividade é uma característica que muitos associam apenas às áreas voltadas para a inovação. Mas, na verdade, ela é fundamental em qualquer tipo de trabalho. Um ambiente sem estímulos gera uma queda no ânimo dos colaboradores e isso impacta diretamente no nível de produtividade.

Por outro lado, um local que estimula a criatividade melhora o clima organizacional, gerando mais engajamento e comprometimento por parte dos colaboradores. As equipes que atuam diretamente com criação e inovação são ainda mais beneficiadas.

Ambiente reservado para atividades mais focadas

Assim como o estímulo criativo é fundamental, um espaço privativo, para momentos de foco e concentração, pode ser necessário. Atividades como análise de relatórios, reuniões com clientes e conferência de contas demandam uma atenção especial. Distrações podem gerar erros graves e até mesmo prejuízos.

Backoffice eficiente

Toda empresa precisa de um backoffice eficiente. Atividades corriqueiras, como manter o ambiente limpo, recepcionar clientes e visitantes e organizar a agenda das salas de reunião não são parte do foco do negócio, mas atrapalham bastante o andamento da rotina quando deixam de ser bem-feitas.

Trata-se de um custo que não pode ser ignorado ou cortado da empresa. Mesmo que seja pequena e tenha poucos funcionários, essas funções continuam existindo e alguém terá que desempenhá-las.

Escolha um formato de trabalho mais eficiente

Estamos começando a era do futuro do trabalho. As formas de atuar no mercado estão mais diversificadas. Empresas e profissionais se beneficiam dessa flexibilidade e você pode aproveitar o momento para adotar algumas mudanças nessa questão.

Veja quais são os formatos de trabalho mais utilizados atualmente.

Equipes tradicionais

As equipes tradicionais são aquelas que estão alocadas no escritório da empresa. Todos os dias, os colaboradores precisam estar presentes no local para exercerem suas funções. Atividades de produção e fabricação exigem esse tipo de formato, já que existe todo um maquinário a ser operado.

Equipes alocadas em clientes

Empresas que prestam serviços ou desenvolvem projetos diretamente nos clientes podem ter parte de suas equipes alocadas nos seus respectivos espaços. Os profissionais atuam nas dependências do cliente e os gestores precisam acompanhar a execução das tarefas de forma remota.

Equipes remotas

Equipes e profissionais podem atuar de forma remota sem estarem diretamente alocados em um cliente. É uma das formas de trabalho que mais cresceu nos últimos anos, desde que a evolução da tecnologia permitiu a mobilidade e a acessibilidade maior das pessoas, principalmente com a ajuda da internet.

Os profissionais podem trabalhar de casa, de um escritório compartilhado (coworking) ou mesmo de escritórios remotos. Fazem parte desse tipo de trabalho:

colaboradores em home office;
freelancers;
equipes instaladas em coworkings;
equipes que iniciam uma nova filial.

Flexibilidade de formatos de trabalho

Cada um dos formatos atende a uma demanda específica e eles não precisam – nem devem – ser utilizados sozinhos. A empresa determina quais cargos são mais adequados para cada tipo de formato e isso ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade.

Avalie os custos do novo escritório de forma mais ampla

Uma questão muito importante é que todo empresário está sempre focado em redução de custos e aumento de margem de lucros. Isso é normal e saudável, desde que esses cálculos estejam sendo feitos da forma certa.

É bastante comum deixar de fora alguns fatores muito importantes que influenciam nos custos e na economia que a empresa poderia fazer. Por isso, existem alguns pontos importantes para que você volte sua atenção na hora de pensar nas contas do seu negócio.

Infraestrutura

Se a sua ideia inicial é encontrar um escritório novo para alugar, tenha em mente os seguintes custos:

aluguel do espaço;
contas de água, energia e internet;
reforma;
mobiliário das estações de trabalho e salas de reunião;
equipamentos para as salas de reunião;
equipe de apoio.

Além desses, pense em tudo o que poderia gerar um novo custo, mesmo que pequeno. Se a sua empresa não utiliza umespaço decoworking e tem que arcar com tudo isso sozinha, esteja ciente do tamanho do desafio que está prestes a enfrentar.

Equipe de apoio

Os custos com a equipe de apoio merecem um destaque especial. Apesar de serem cargos com valores de salário mais baixos em relação àqueles mais voltados para o foco do negócio, eles são essenciais para manter uma boa rotina no escritório.

Estamos falando de recepcionista, faxineira, copeira e técnico de manutenção. Sem eles, coisas básicas, como um café ou a organização da agenda das salas de reunião, podem ficar descontroladas e gerar muitos transtornos.

Espaços ociosos

Por fim, há os espaços ociosos, geralmente esquecidos pelos empresários, mas uma excelente forma de economizar nos custos fixos da empresa. São locais subutilizados, pelos quais a empresa paga pelo aluguel e por toda a estrutura montada.

O melhor exemplo são as salas de reunião. Enquanto não estão sendo utilizadas, elas são espaços que não geram receita para o negócio. Nesse ponto, a locação até poderia ser uma alternativa, mas nem todo tipo de empresa consegue adotar essa prática.

Depois de passar por todas essas dicas, a mudança para um novo escritório será muito mais objetiva. Você conseguirá determinar com mais clareza os rumos que a empresa deve seguir e qual tipo de escolha será a mais adequada para atender esse momento do negócio.

Antes de se mudar para qualquer lugar, experimente uma diária em um dos escritórios compartilhados do BeerOrCoffee. São mais de 800 espaços no Brasil inteiro e você pode levar a sua equipe para fazer esse teste junto com você. Aproveite essa oportunidade, agende sua diária gratuitamente!

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.

Como fornecer feedback honesto ajuda a transformar a sua empresa

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Dar e fornecer feedback é algo que a maioria das pessoas teme. Mas, quando feito corretamente, dar um parecer honesto tem o poder de estimular um enorme crescimento, ao mesmo tempo em que uma base segura para os relacionamentos é estabelecida.

Embora a situação pode ser sinônimo de um processo delicado, não há como duvidar de seu valor em ajudar a identificar e resolver problemas.

Os funcionários têm que saber o que estão fazendo bem ou não. Assim, é possível que eles realmente ouçam as considerações e sugestões feitas pelos gestores sobre formas de se aprimorar. No entanto, esse feedback deve ser entregue com cuidado e frequência.

Confira agora algumas dicas para facilitar essa troca no dia a dia e entenda seus benefícios!

Fornecer feedback cria uma relação de confiança mútua

Líderes que realmente se importam com o desenvolvimento de seus funcionários e colegas de trabalho se destacam entre os demais. Eles são confiáveis e têm a capacidade de formar equipes preparadas para a transformação pessoal e organizacional.

Se a pessoa que recebe o feedback não se sentir confortável, isso pode fazer com que tal ação seja improdutiva. Antes de começar uma conversa sobre o assunto, lembre-se do porquê de você estar fazendo isso. O objetivo de fornecer feedback é melhorar a situação ou o desempenho da pessoa. Além disso, é algo que estabelece uma relação de confiança mútua.

Você não conseguirá isso sendo duro, crítico ou ofensivo. Seu feedback geralmente não será produtivo se for focado em fazer a outra pessoa se sentir mal ou fazê-la parecer tola na frente dos colegas. Isso, por sua vez, nos leva a uma dica complementar: a privacidade dessa conversa.

Um retorno eficaz é feito em uma conversa privada

Ninguém gosta de se sentir criticado publicamente. Por mais que fornecer um feedback seja um processo para busca de uma melhora, se alguém aponta nossos defeitos tendemos a nos sentir desconfortáveis. E isso é pior quando uma crítica (mesmo que construtiva) é feita na frente dos colegas.

Portanto, tente ter essa conversa em um momento privado, sem a interrupção de outros colegas, em uma sala fechada. Dessa forma, tanto quem está ouvindo, quanto quem está falando, se sentirá mais confortável. O resultado será uma conversa mais honesta e fluida, com uma troca entre gestor e colaborador.

Os elogios, por outro lado, podem ser feitos publicamente. Isso gera satisfação e motivação. Mas cuidado para não exagerar, já que é possível criar um clima de ciúmes ou demasiadamente competitivo. Equilíbrio é sempre a chave para o sucesso.

Assunto relacionado: entenda o que são os escritórios compartilhados e como eles podem ajudar a sua equipe.

Um bom parecer estabelece um processo interno organizado

Tanto as considerações positivas quanto aquelas não tão positivas assim devem ter uma determinada periodicidade. Afinal, não faz sentido ficar meses sem falar nada e, de repente, levantar uma série de questões que poderiam ter sido resolvidas aos poucos.

O feedback deve ser oportuno, específico e objetivo — o que significa que não estamos analisando as razões pelas quais alguém se comportou da maneira como o fez. Em algumas ocasiões, o melhor a se fazer é conversar no momento em que algo acontece.

Agir dessa forma faz com que seja criada uma rotina dentro da empresa. Assim, os colaboradores e gestores começarão a participar desse processo de forma natural e intuitiva.

Fornecer feedback torna os colaboradores mais conscientes e motivados

O feedback positivo estimula os centros de recompensa no cérebro, deixando o receptor aberto para tomar novas direções. Enquanto isso, o feedback negativo indica que um ajuste precisa ser feito e a resposta da ameaça é acionada e a defesa se instala.

Você provavelmente obterá muito mais das pessoas quando sua abordagem for feita de forma positiva e focada na melhoria. Isso não quer dizer que o feedback sempre tenha que ser bom, mas deve ser justo e equilibrado. Certifique-se de seguir com uma solução ou resultado sugerido.

Além disso, dar um parecer é uma via de mão dupla. Você também precisa saber como recebê-lo de forma construtiva. Dessa forma, os colaboradores se sentirão como parte de um time que trabalha em conjunto, horizontalmente.

Dar retorno faz com que o time se torne mais colaborativo

Fornecer feedback honesto para os colaboradores da sua empresa pode tornar a equipe ainda mais unida. Ao entender suas próprias forças e fraquezas, assim como os pontos fortes e fracos dos seus colegas, todos envolvidos podem trabalhar em conjunto para evoluir cada vez mais.

Por exemplo, se eu tiver dificuldade em analisar números e dados, sabendo que o meu colega é muito bom nisso, posso pedir ajuda. Por outro lado, posso ensinar alguém que tenha dificuldade em escrever textos, redigir emails ou se comunicar melhor de forma geral.

Com essa história todo mundo sai ganhando. De um lado, os colaboradores estão em um constante processo de evolução e aprendizado, uns apoiando os outros. De outro, a empresa tem funcionários unidos, bem capacitados e interessados em evoluir em conjunto com a organização.

Os gestores, claro, também podem ter oportunidades de ensinar e aprender. Afinal, todos temos pontos positivos e características que podem ser aperfeiçoadas.

O parecer eficaz ajuda a melhorar os processos internos

Nada melhor do que o olhar de quem está dentro da empresa para perceber, também, quais processos estão funcionando e quais deles podem ser melhorados. Por isso, é muito importante que a gestão esteja aberta a receber feedback também.

Muitas vezes, pode ser difícil para os gestores perceber que algum processo deve ser mudado. Isso acontece porque nem sempre é possível acompanhá-los de perto no dia a dia. Assim, quando um colaborador percebe que pode ser feita uma melhoria, é muito proveitoso pedir a sua opinião.

Conclusão: todos devem receber e fornecer feedback

Pudemos enxergar que receber e fornecer feedback honesto é essencial para qualquer organização. E, se feito da forma correta, isso pode transformar a sua empresa — para melhor, é claro!

E com as mudanças no mercado, é de extrema importância manter a cultura empresarial e o propósito da empresa sempre alinhados. Assim você e sua organização estarão muito bem preparados para o futuro do trabalho.

E por falar em futuro do trabalho, não deixe de ler nosso artigo que destrincha todas as principais previsões do mercado: 5 tendências sobre o futuro do trabalho em 2019.

Mariana Mendes é jornalista do BeerOrCoffee e apaixonada por escrever sobre marketing e futuro do trabalho.