Fala-se muito sobre produtividade e formas de ser um profissional mais equilibrado e produtivo. Mas é fácil esquecer que esse processo dentro do ambiente de trabalho também depende de uma pessoa: o gerente. Ele precisa estar preparado e alguns hacks de produtividade são de grande ajuda nessa hora.

Como um líder de equipe, um gerente precisa saber aprimorar o seu próprio trabalho e rotina. Ao mesmo tempo, se responsabiliza por sua equipe. Saber estimular a produtividade no seu time é uma habilidade admirável em qualquer líder. Por isso listamos 7 hacks de produtividade que todos gerentes precisam ter.

1. Saiba qual o melhor jeito de usar o seu tempo

Antigamente ser um bom funcionário significava fazer hora extra ou dedicar cada minuto possível ao escritório. Agora, é preciso entender qual o seu melhor horário de trabalho, seu pico de produtividade. Assim é possível aproveitá-lo para manter um bom rendimento.

Do ponto de vista gerencial, estimular essa prática entre todos os membros da equipe não só garante um bom rendimento como um todo, mas também uma satisfação maior entre os funcionários sob sua responsabilidade.

Além disso, saber gerenciar o seu tempo inclui saber quando sua atenção e presença é necessária ou não. Isso vai além da delegação de tarefas para outros membros. Ter a consciência de como utilizar o seu tempo e de saber a hora de interferir ou quando se afastar são habilidades que poucos profissionais em cargos gerenciais exercitam ou reconhecem como valiosa. Mas essa é uma abordagem que estimula produtividade e confiança na equipe.

2. Aprenda como estimular a produtividade na equipe

Esse deve ser o hack de produtividade mais simples de todos. Porém nem todo profissional e/ou gerente dá a atenção devida. Cada equipe terá diferentes profissionais que trabalham de diferentes formas. Por mais que o objetivo seja que todos trabalhem como uma unidade, criando coisas que individualmente não seriam possíveis, conhecer e respeitar os ritmos e estilos individuais na equipe é crucial para um gerente.

Uma prática que ilustra esse tipo de conhecimento é a definição de prazos para um projeto. Alguns profissionais trabalham muito bem com objetivos a curto prazo, como tarefas diárias ou semanais; e outros com longos prazos, como ter somente uma data final de entrega. O ambiente de trabalho também é uma variável que gerentes devem observar e considerar. Alguns funcionários trabalham melhor em ambientes silenciosos e privados. Outros se sentem mais estimulados em espaços com mais pessoas de diversas áreas, como espaços de coworking.

É importante ser transparente sobre o cronograma e plano que a equipe precisa seguir. Assim poderão render melhor e entender o que você, como gerente, precisa para se certificar que terá uma entrega pontual e no padrão de qualidade necessário.

3. O momento certo para eventos e atividades sociais

Não há dúvidas de que eventos sociais e momentos de descontração no ambiente de trabalho são benéficos. Seja em um escritório tradicional ou um espaço de coworking, essas atividades são importantes para manter os profissionais saudáveis e até mesmo melhorar o seu rendimento.

De acordo com o psicólogo Ed O’Brien, da Universidade de Chicago, ter atividades como sessões de ioga e exercício ou encontros sociais gera mais resultados quando acontecem antes do dia de trabalho do que depois.

Ao invés de uma noite de pizza ou happy hour com drinks no escritório, pense em opções a serem feitas no começo do dia. Uma sessão de ioga ou exercícios, clube de leituras, café da manhã etc. Desde que sejam eventos focados em socialização, criatividade ou bem estar, e não no contexto de trabalho.

4. Estimule o descanso

O mercado de trabalho caminha em direção a um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. E encontrar momentos de descanso e intervalos durante a jornada de trabalho faz parte desse processo.

Vários estudos sobre como nosso cérebro e corpo se mantêm produtivos reafirmam que intervalos são essenciais para manter o estímulo e foco no que está sendo feito.

Esse é um hack em que gerentes podem aplicar, por exemplo. Um gerente que promove uma jornada de trabalho saudável, com intervalos e colocando esses momentos de relaxamento como uma prioridade, servirá como inspiração para sua equipe.

5. Não seja controlado por sua caixa de entrada

Um problema para diversos profissionais é a avalanche de e-mails que chega em sua caixa de entrada diariamente. Por mais que isso pareça uma tarefa simples, reassumir o controle da sua inbox é um dos hacks de produtividade que pode ser muito valorizado dentro do mercado.

Notificações de e-mails novos em seu computador ou celular pode ser uma das maiores distrações durante o dia de trabalho. A média de tempo para se abrir um e-mail depois de recebido é de 6 segundos. Contudo, uma simples interrupção pode atrapalhar muitos mais do que se imagina. Isso porque demora-se cerca de 25 minutos para voltar ao estado de concentração e foco que estava antes de abrir o e-mail.

Ao invés de se tornar refém das notificações, um gerente que busca estimular a produtividade em si próprio e na sua equipe pode definir uma estratégia para lidar com isso. Por exemplo: estipular um horário fixo para responder, delegar, ou simplesmente limpar sua caixa de entrada é um hábito que pode resolver esse problema.

Com o horário fixo você não só acaba com as interrupções durante outras tarefas, mas reserva um ou dois momentos do dia em que checar suas mensagens é uma prioridade. Assim tudo será feito com mais foco e concentração.

6. Use a matriz de Eisenhower para priorizar ou delegar

Estar em uma posição de liderança significa lidar com uma multiplicidade de coisas. Realizar suas tarefas, delegar para outros, abrir mão de decisões e ser responsável por outras. Tudo isso soma em uma grande lista de afazeres que pode se tornar assustadora.

A Matriz de Eisenhower é um dos hacks de produtividade mais antigos e conhecidos entre profissionais que precisam lidar com muitas tarefas regularmente. Ele consiste em dividir todas as tarefas em quatro categorias considerando os fatores de importância e urgência:

• Importante, mas não urgente: programar quando será feito;
• Importante e urgente: fazer agora!
• Não importante, mas urgente: delegar;
• Não importante nem urgente: não faça ou faça depois.

Com essa técnica em mente fica mais fácil priorizar o que realmente precisa ser priorizado, organizar as tarefas em equipe e ainda manter uma rotina de trabalho equilibrada.

7. Planeje-se para estar sempre à frente

Estar à frente nem sempre quer dizer ter algum conhecimento que outros não têm ou ter vantagem sobre algo. Nesse caso, um gerente que está sempre à frente é que aquele tem um planejamento para toda a equipe, metas e se organiza com antecedência para as próximas fases de um projeto.

Ter um planejamento faz com que você e sua equipe estejam sempre preparados para o que vai acontecer em seguida. O que ajuda a evitar falhas no cronograma e passa uma segurança para todos os envolvidos, que saberão exatamente o que precisam fazer e quando deve ser entregue.

Esses hacks de produtividade são o começo do desenvolvimento de habilidade que vão tornar o ambiente de trabalho cada vez mais agradável, produtivo e propício para o crescimento profissional de todos. Para saber mais, leia este post sobre como funcionários vêem o ambiente de trabalho ideal.

Bruna Miranda é criadora e estrategista de conteúdo, tradutora, podcaster, e está sempre atrás de um projeto novo. Trabalha como freelancer desde 2015 e já evitou várias reuniões que poderiam ter sido um e-mail.