Os indicadores de gestão para coworking são fundamentais para mensurar o resultado do seu negócio. Por serem empresas diferenciadas, exigem atenção a aspectos específicos. Veja quais são os principais KPIs e como calculá-los.
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Para ter sucesso, toda empresa precisa mensurar seus resultados. Por isso, os indicadores de gestão para coworking são essenciais no seu dia a dia.
São eles que mostrarão o seu sucesso ou seu fracasso. Mais do que isso, indicarão os pontos positivos e os gargalos que precisam ser ajustados.
Na prática, isso significa que você poderá aumentar o alcance do seu coworking, atraindo mais visitantes.
É isso que você quer? Então, aproveite este conteúdo e veja por que os indicadores de gestão são fundamentais para o seu coworking.
O que são indicadores de gestão?
Os indicadores de gestão — também chamados de Key Performance Indicators (KPIs) — são índices que ajudam a mensurar o resultado de uma empresa, de um colaborador ou de um projeto em comparação com os objetivos de negócio.
Por isso, é essencial que eles estejam alinhados às metas de desenvolvimento. Por exemplo, para um coworking, é desnecessário medir indicadores de logística. Afinal, o espaço não tem custos expressivos com transporte e entregas.
Por outro lado, é necessário mensurar como está a retenção de clientes. Ao mesmo tempo, pode ser que nem todos os KPIs tenham relação com os objetivos organizacionais.
Nesse caso, também é importante filtrar quais são realmente relevantes. Caso contrário, tornam-se apenas métricas de vaidade. Ou seja, atrapalham a sua visualização dos dados estratégicos e fazem com que você perca tempo com o que é desnecessário.
Como definir os melhores KPIs para coworking?
Todo indicador de gestão precisa ter alguns componentes. Eles são:
Alinhamento com o seu objetivo de negócio;
Indicação do progresso obtido ao longo do tempo, para saber se você está alcançando os objetivos esperados;
Coleta de dados acertada;
Processo sistematizado de coleta de dados, com inserção em um dashboard que traz visualização clara;
Definição das alavancas que impulsionam as métricas e, por consequência, os resultados.
Tenha em mente que é necessário usar a tecnologia nesse processo. Isso porque o controle manual tende a ser impreciso.
Além disso, lembre-se de que os indicadores de gestão para coworking devem estar relacionados aos seus objetivos de negócio.
Quais são os principais KPIs para coworking?
Os escritórios flexíveis têm um modelo de negócio específico. Isso exige atenção a alguns indicadores diferenciados, que têm a ver com o número de reservas feitas, por exemplo.
Ainda assim, alguns são comuns a diferentes tipos de empresa. Nesse cenário, o que deve ser analisado? Veja alguns tipos de indicadores de gestão para coworkings que vale a pena mensurar.
1. Curva de ocupação
É um indicador que permite saber como está a ocupação do seu coworking. Ou seja, quantas cadeiras estão reservadas em relação àquelas que estão disponíveis.
Toda curva de ocupação começa do zero. No entanto, ela cresce todos os meses. Por isso, é importante verificar seu resultado.
Não existe um número ideal, mas você pode trabalhar com a meta de 10% ao mês. Ainda assim, isso depende de quantas cadeiras estão disponíveis. De modo geral, quanto maior for o coworking, mais lento tende a ser esse crescimento.
Já depois de 1 ano, vale a pena ter uma ocupação equivalente a 50%. E depois de 2 anos, cerca de 80%.
Se ficar abaixo disso, é interessante fazer uma análise para identificar o que está errado. Por exemplo:
Divulgação;
Espaço com problemas de internet, desconfortável etc.;
Aumento da concorrência.
De toda forma, é inviável trabalhar com ocupação de 100%. Isso porque a carteira de clientes se renova de forma constante.
Por que a curva de ocupação é importante? Além de evidenciar se o seu negócio está tendo resultados positivos, também permite fazer projeções financeiras mais acertadas.
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2. Capital de giro
O capital de giro representa a quantia que você tem em caixa para cobrir os custos empresariais. Por isso, indica se o seu coworking tem saúde financeira para arcar com os compromissos de curto prazo.
Para calcular, some a quantia em caixa e diminua as contas a pagar e as despesas. Basicamente, a fórmula é:
Capital de giro = ativo circulante – passivo circulante
O ativo circulante são os recursos disponíveis para o negócio. Por exemplo, conta-corrente, caixa, estoque, contas a receber no período analisado, investimentos de alta liquidez e mais.
Por sua vez, o passivo circulante são as despesas. É o caso de empréstimos, aluguel, água, folha de pagamento, internet, fornecedores etc.
O resultado é o capital de giro. Se ele estiver insuficiente, a dica é fazer um bom fluxo de caixa.
3. Rentabilidade
Este indicador de gestão para coworking mostra qual foi o percentual de ganho em relação à quantia investida. Ou seja, é o valor conseguida a título de Retorno sobre o Investimento (ROI).
O cálculo da rentabilidade é feito da seguinte forma:
Rentabilidade = (lucro líquido / investimento total) x 100
Por exemplo, imagine que você aplicou R$ 100 mil para montar o coworking. No final de 12 meses, obteve R$ 50 mil. Nesse caso, a rentabilidade foi de 50%.
Com a mensuração desses indicadores de gestão para coworking, você terá mais informações sobre o sucesso do seu negócio. Porém, existem outros KPIs que você pode mensurar.
Por exemplo, no marketing, pode verificar como está a taxa de abertura e de cliques do e-mail marketing. Ou como está o nível de acessos ao Google Meu Negócio.
Você também pode analisar o Net Promoter Score (NPS) para identificar como está a satisfação dos coworkers. Afinal, isso impacta diretamente no retorno deles ao seu escritório compartilhado.
Porém, tudo isso deve ser definido de acordo com os seus objetivos estratégicos. Dessa forma, você consegue alcançar melhores resultados mensurando os indicadores de gestão para coworking.
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As ferramentas de gestão para coworking ajudam a gerenciar reservas, obter eficiência, satisfazer os clientes e atingir resultados melhores. Veja algumas soluções que evitam erros e retrabalhos no seu negócio.
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Toda empresa deve investir em tecnologia para automatizar processos e obter melhores resultados no dia a dia. Ou seja, essa é uma forma de gerar competitividade. Você já deve ter pensado sobre isso. A questão é saber quais são as melhores ferramentas de gestão para coworking.
Afinal, esse é um negócio diferenciado e que exige atenção a vários detalhes. Por exemplo, agendamento de horários, fluxo de caixa, avaliação dos usuários e mais.
Então, que tal evitá-los usando as ferramentas certas para a gestão do seu coworking? Confira a importância desses recursos e conheça algumas opções úteis!
O que são ferramentas de gestão para coworking?
As ferramentas de gestão para coworking são sistemas utilizados para aprimorar os processos internos da empresa. Assim, há chances de otimizar tarefas, melhorar o serviço e buscar resultados mais positivos.
Isso porque essas ferramentas utilizam as tecnologias para entregar soluções alinhadas às tendências do mercado, considerando as necessidades do cliente e da empresa.
Um dos grandes diferenciais dessas soluções é a automação. Assim, a tecnologia atua para tornar tarefas repetitivas automáticas. Dessa forma, a rotina é facilitada.
Como resultado, a equipe pode se dedicar a outras atividades mais relevantes para o negócio. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade, sem prejudicar a qualidade do serviço.
Outro ponto essencial é o alinhamento com o trabalho remoto: a tecnologia é essencial para viabilizar o trabalho a distância. E um coworking precisa estar alinhado a essas práticas tão relevantes para o seu público.
Porém, para que não restem dúvidas no momento de recorrer a essas soluções, vale conhecer mais sobre a sua relevância e benefícios. E você saberá tudo isso no próximo tópico!
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Por que é importante utilizar esses recursos?
A utilização de ferramentas de automação para coworking é importante, porque ajuda a otimizar o negócio e mantém a competitividade.
Além disso, é preciso acompanhar o mercado e conseguir desenvolver melhores práticas e estratégias para se destacar.
Sem conta que o uso de softwares, plataformas e outras soluções pode trazer vários benefícios para a empresa. Conheça os principais!
Melhoria na gestão de tempo
A primeira vantagem é otimização na gestão de tempo. Isso porque a automação consegue assumir tarefas repetitivas ou que demandariam mais empenho. Portanto, simplifica os processos.
Por exemplo, as ferramentas podem ajudar a manter cadastros organizados em sistemas digitais, facilitando o acesso aos dados.
Elas também podem simplificar os agendamentos e o controle de horários no coworking. Outro benefício é a possibilidade de gerar relatórios rapidamente.
Na hora de encaminhar mensagens, os sistemas podem trabalhar com envios programados. Também há a possibilidade de adotar chatbots para atendimentos mais simples.
Tudo isso economiza tempo da equipe, que terá condições de se dedicar a outras demandas fundamentais para o desenvolvimento do negócio.
Como resultado, a empresa aproveita a redução de custos e a otimização no uso de recursos.
Aumento da segurança nos processos
O uso de ferramentas também consegue reduzir os erros humanos. O motivo é que os sistemas trabalham de maneira integrada e centralizada. Portanto, facilitam a rotina.
Além disso, torna-se mais fácil fazer conferências e outros procedimentos ao gerenciar a empresa. Como resultado, há diminuição no retrabalho e menos riscos de falhas que prejudicam o negócio.
Imagine manter agendamentos sempre manuais para os espaços. Se, ao atender um cliente, a agenda utilizada não estiver próxima, há riscos de prometer um horário que não está disponível.
Ainda existem outras situações nas quais os processos manuais aumentam os riscos de equívocos. Logo, a tecnologia é essencial para ter mais segurança nas ações adotadas.
Quer saber por que isso acontece? É simples! Os sistemas contribuem para a gestão de clientes e o desenvolvimento de relacionamentos.
Além disso, com base nos dados coletados e nas análises realizadas, é possível identificar o perfil de clientes e desenvolver campanhas específicas de integração.
Criar eventos, fazer happy hours, criar canais de comunicação e outras práticas ajudam na integração dos diferentes coworkers. Com o tempo, a comunidade se torna cada vez mais fortalecida.
Quais ferramentas de gestão para coworking garantem melhores resultados?
Se você se interessou pela possibilidade de otimizar a gestão do coworking com o suporte da tecnologia, precisa encontrar as principais ferramentas para isso.
Aqui, é comum que você tenha algumas dificuldades. Afinal, o mercado apresenta uma série de soluções que podem ser interessantes.
Por isso, o ideal é pensar quais são as necessidades do seu coworking para, a partir daí, começar a busca por ferramentas que possam se adequar ao que você procura.
Com esse direcionamento, será mais fácil filtrar as possibilidades. Depois, é só fazer comparativos em relação à funcionalidades, às vantagens e ao preço para encontrar o melhor custo-benefício.
Ainda, para ajudar nessa busca, preparamos uma lista com os principais tipos de ferramentas que podem ajudar na gestão de coworking.
Desse modo, você conhecerá mais sobre as diferentes possibilidades para entender o que a sua empresa precisa. Confira!
Aplicativos de controle de acesso
Essa é uma ferramenta bastante eficiente. O aplicativo de acesso permite abrir as portas do espaço a partir de uma chave de acesso. Por sua vez, ela pode ser gerenciada, isto é, criada ou excluída conforme a necessidade.
Outro recurso útil é a gestão de eventos, inclusive com o compartilhamento de convites via WhatsApp. Ainda há possibilidade de fazer:
Gerenciamento de permissões por app ou plataforma web;
Definição de restrições por dia da semana e horário;
Consulta a históricos de acesso e relatórios de uso dos espaços.
Por ser uma plataforma de automação predial, o aplicativo de acesso garante a segurança do seu coworking ao fazer o controle de usuários. Ele também é importante em situações de crise sanitária, como a pandemia do coronavírus.
Isso porque é possível ter acesso ao histórico de cada acesso e ter informações de nome, dia e hora de cada usuário. Portanto, entra-se em contato quando necessário.
Essa tecnologia ainda garante uma visão completa do uso do espaço. Basta observar o sistema de check-in e check-out.
Dessa forma, fica mais fácil gerenciar as salas, especialmente as privativas, além de preparar o coworking para o DayPass. Alguns exemplos de aplicativos de controle de acesso são:
Muitas pessoas passam horas no coworking. Então ter uma vending machine à disposição é uma forma de agregar valor ao seu negócio.
Afinal, pode acontecer de alguém ficar com fome e estar sem tempo para sair e comer algo em um restaurante, por exemplo. Nesse cenário, as máquinas ajudam a satisfazer os clientes.
Apesar de não ser um item obrigatório, é uma possibilidade para agradar os profissionais que usam o seu espaço, além de ser uma ferramenta acessível. Por isso, o investimento pode valer a pena.
Na vending machine, você pode oferecer:
Snacks;
Bolachas;
Bebidas variadas, como cafés, refrigerantes e água;
Um software específico para essa finalidade ajuda muito a gerenciar a rotina do coworking. Além de garantir que as reservas sejam asseguradas, ele costuma oferecer outras funcionalidades, como:
Gestão de contratos;
Organização de receitas e despesas;
Relatórios gerenciais;
Controle de faturamento;
Emissão de notas fiscais.
Em outras palavras, uma plataforma de gestão de reservas e contratos ajuda a realizar uma gestão mais eficiente. Com isso, fica mais fácil destacar o seu coworking diante da concorrência e escalá-lo.
A ferramenta ainda traz um impacto significativo para a produtividade. Isso porque a sua equipe poderá nas atividades estratégicas, como o atendimento aos clientes.
Ao mesmo tempo, erros e retrabalhos são evitados. Isso é fundamental para evitar comentários negativos.
Você pode encontrar essas funcionalidades nas seguintes plataformas:
Mais uma ferramenta interessante para o coworking é um software de gestão de clientes. Nesse caso, a ideia não é apenas prestar um atendimento, mas utilizar os dados para embasar a estratégia.
Nesse caso, o sistema trabalha com a coleta de dados dos clientes e permite gerar relatórios que podem trazer insights para a empresa.
A partir disso, é possível identificar questões como público que mais frequenta, taxa de retorno, hábitos dos profissionais, entre outros.
Outra questão interessante de um software de gestão de cliente é que ele traz funcionalidades que ajudam no relacionamento com o público.
É comum, por exemplo, que ele apresente uma série de canais de comunicação integrada, que permitem adotar uma estratégia omnichannel.
Isso ajuda a alinhar a comunicação, manter um histórico único e promover práticas que melhorem a relação com o cliente. Veja algumas práticas que você pode adotar:
Analisar os dados de clientes para enviar ofertas personalizadas;
Avaliar as principais necessidades dos profissionais para implementar melhorias;
Identificar os períodos de baixa ocupação e criar promoções para atrair clientes;
Manter canais que ajudem a desenvolver relacionamentos próximos.
Tudo isso ajudará a trabalhar formas de fidelizar os clientes e melhorar os resultados do coworking. Na prática, muitos softwares apresentam ferramentas que ajudam na gestão de clientes, como:
Os escritórios compartilhados e flexíveis têm características particulares. Por isso, vale a pena usar um software de gestão adequado.
Ele trará todas as funcionalidades relevantes para facilitar os processos rotineiros desse tipo de negócio. Entre elas estão:
Ingresso de novos usuários;
Gestão de faturamento;
Gerenciamento de reservas;
Suporte;
Automação de pagamentos.
Perceba que o software de gestão é mais amplo do que a plataforma para gestão de reservas, clientes e contratos. Muitas vezes, você encontra todas as funcionalidades nessa solução.
Por isso, é importante fazer essa avaliação antes de contratar o sistema.
Na sua avaliação, considere as seguintes alternativas:
Você pode ter um coworking sem estar em uma rede. Porém, fica mais fácil encontrar clientes ao ser parceiro de uma plataforma especializada, como o BeerOrCoffee.
Nesse caso, você adapta o seu negócio às exigências para ganhar avaliações cinco estrelas dos clientes do BeerOrCoffee.
Ao fazer essa parceria, você tem a chance de receber a divulgação pela plataforma. Assim, os usuários próximos veem onde é seu coworking e o que ele oferece. Isso ajuda a alinhar expectativas e ter reservas constantes.
Ademais, a ferramenta dá acesso a um painel para gerenciar as informações. Ou seja, você tem mais de uma ferramenta de gestão para coworking. Afinal, é possível administrar todos os detalhes da rotina para garantir o máximo de eficiência.
Software para gestão de serviços
Também é importante relembrar que um coworking precisa gerenciar vários recursos no ambiente. Por exemplo:
Salas de reunião;
Salas privativas;
Estações de trabalho;
Espaços para eventos.
Um sistema para gestão dos serviços permite atentar ao horário de agendamento, ao check-in e checkout de usuários e à organização do ambiente.
Assim, se uma sala privativa for reservada, você garante que todos os equipamentos estão funcionando e que as solicitações do cliente estão sendo atendidas.
Isso evita, por exemplo, que o cliente chegue ao espaço e descubra que não conseguirá realizar as atividades pretendidas por problemas na sala reservada.
A ferramenta ainda ajuda a evitar problemas, como conflito de horários — que demonstram desorganização e levam à insatisfação dos clientes.
Nesse quesito, você pode apostar no WorkinHub e no BeerOrCoffee, que também facilita toda a reserva com o painel disponível aos usuários.
Conclusão
Com a ajuda dessas ferramentas de gestão para coworking, fica mais fácil agradar os seus clientes, ter eficiência nos processos e alcançar melhores resultados. Além disso, é possível aproveitar a tendência das mudanças nos espaços de trabalho.
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