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Gestão de tempo: por que e como fazer?

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Certamente você já ouviu falar, ou mesmo já usou a expressão “tempo é dinheiro”. Pois é, esta é uma das maiores verdades a qual temos notícia. Fazer a gestão de tempo deixou de ser uma qualidade de pessoas organizadas e passou a ser uma necessidade comum as pessoas em geral.

Independentemente de ser uma pessoa do lar que precisa se organizar para realizar as tarefas do dia e conseguir pegar as crianças na escola no fim do dia. Ou uma atleta profissional que se prepara por anos na gestão de seu tempo para bater a meta de centésimos de segundos no seu grande dia. A questão é que estamos todos correndo contra o relógio.

Para os empreendedores, qual a importância de fazer a gestão de tempo?

De acordo com o dicionário, empreender é decidir realizar (tarefa difícil e trabalhosa); tentar. Com esta definição já dá para ter uma noção do quão importante é para empreendedores fazer a gestão de tempo.  Para empreendedores iniciantes, cada tentativa é um novo risco. Portanto é preciso saber exatamente o tempo de início, meio e fim de cada tarefa. Pois cada segundo dedicado é uma chance de alavancar o negócio ou detectar a necessidade de recomeçar.

Para empreendedores experientes, acredite, a realidade é a mesma. Como a definição apresentada pelo dicionário bem trouxe, empreender é uma tarefa difícil e trabalhosa. Requer paciência e novas tentativas para cada erro ou dificuldade. Fazer a gestão de tempo é mais que uma necessidade, é uma forma de planejar as chances de acerto e erro, é uma condição para se manter de pé num mercado de  trabalho cada dia mais competitivo.

Muitos empreendedores, inclusive, cometem o grande erro de misturar vida pessoal e profissional. Piorando ainda mais a relação da gestão do tempo da vida pessoal e profissional. Nesses casos, o problema potencializa. A má gestão do tempo ocasiona grandes problemas até as grandes empresas já estão percebendo que desenvolver esta habilidade é essencial para o sucesso do negócio.

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Como a gestão de tempo pode ajudar na execução das tarefas?

Através desta habilidade em fazer as pazes com o relógio um profissional consegue alinhar corpo, mente e alma. Não, não se trata de uma brincadeira, é uma realidade muito séria. Executar todas as tarefas do dia e saber exatamente o tempo que tem para se dedicar a cada uma delas é essencial para a saúde física, mental e psicológica de cada um.

Quando saímos de férias, por exemplo, nos permitimos sair da rotina e relaxar. Bem, por um período isto é saudável, afinal você não tem entregas a fazer, nem preocupações perturbando a mente. Mas, no dia-a-dia não dá para sobrecarregar o cérebro, é preciso ter tarefas planejadas,se organizar de preferência fazendo anotações, criando planilhas, ativando o campo visual.

Manter tudo dentro da cabeça exigirá muito de você. Faça anotações, coloque tudo diante dos olhos, seja na porta do guarda-roupas, num post-it no computador ou um lembrete no celular. O que importa é que sua cabeça não terá que se preocupar em armazenar tantas informações. Você está garantindo outras formas de se lembrar da suas tarefas e, principalmente, estará realizando cada uma no prazo pré-estipulado.

Suas tarefas estão resolvidas, mas e o tempo para gerir sua equipe, freelancers e parceiros?

Não sei como anda sua rotina de demandas e entregas hoje, mas sem dúvidas você está se desdobrando para realizar tudo com qualidade, certo? Pois é, tudo que depende de nós mesmos é mais fácil administrar, afinal temos a falsa sensação de estar tudo sob controle (de tempo, inclusive). Já falamos sobre isso ali em cima, e certamente se você não anda fazendo a gestão de tempo para suas entregas, começará a fazer agora.

Mas, e a gestão de tempo da sua equipe, dos freelancers e parceiros, como você administra? Por ligação, por vídeo, por planilhas, por ferramentas como trello, slack, evernote, drive ?É preciso se organizar para conseguir gerir uma equipe. Conhecer as habilidades e tempos de entrega de cada um facilita na hora de planejar suas próprias entregas. É impossível chegar a resultados promissores sem a gestão de tempo individual e coletiva. Afinal, por mais que as pessoas tenham capacidade técnica, se não entregar no prazo combinado, nada resolvido.

Se você sabe da importância em gerir seu tempo e o de sua equipe, mas não faz ideia de por onde começar, temos algumas dicas simples e valiosas:

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Prioridade

Sabemos que em alguns momentos tudo vira prioridade. Neste caso a tomada de decisão é indispensável. Se escolher entre uma demanda e outra não é uma possibilidade, procure freelas ou empresas capazes de te atender em tempo hábil. Se for possível reorganizar o tempo de entrega, faça antes que o cliente se decepcione.

Delegar

Ter uma equipe que confia é essencial. Mas, não adianta ter uma equipe eficiente se você não repassar as demandas. Desapegue da ideia de que só você sabe fazer determinada função. Delegue, entregue esta responsabilidade a outra pessoa e se encarregue somente de fazer a gestão de tempo, seja sua ou da equipe.

Estabeleça metas

Para cada meta, um tempo de execução. Esta é uma forma de fragmentar as horas, gerir o tempo e assim se organizar melhor. Definir objetivos, transformá-los em metas e por fim gerir o tempo para cada passo ser executado é uma tranquilidade para entregas bem sucedidas.

Quando falamos que gerir o tempo é um benefício à saúde mental, física e psicológica de um indivíduo, estávamos levando em conta o turbilhão de decisões que todos precisamos tomar diariamente. Os dias parecem estar ficando mais curtos, as horas passando muito rápido, e os anos voando sem que nos demos conta. Pois é, mas na verdade tudo continua igual, só nossa gestão do tempo que não.

Portanto, cuide do seu tempo, pois ele vale dinheiro, saúde e qualidade vida.

Até a próxima! 🙂

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Como manter a produtividade durante a Copa do Mundo

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Planejamento. Esta é a palavra chave para freelancers e empresas que não querem ver a produtividade cair durante o torneio de futebol mais popular no Brasil, a Copa do Mundo. Se em 2014 recebemos o evento em nosso país e os números indicaram uma brusca queda nos resultados. Em 2018 não tende a ser diferente, logo, é preciso estar atento e se organizar.

Planejamento na Copa do Mundo

O planejamento de como será o expediente em dias de jogos, por exemplo, é um excelente primeiro passo. Alinhar com os colaboradores como a empresa funcionará nesses dias e, principalmente, determinar prazos das entregas é essencial. Se sua equipe está informada e todos alinhados, naturalmente a empresa não sofrerá grandes impactos.

Pesquisas indicam que no Brasil, as pequenas empresas, em geral não controlam, a produtividade de seus trabalhadores. E as grandes acabam se perdendo em burocracia. Portanto, não há dúvidas: organização e planejamento é tudo, independente da estrutura que a empresa tenha, e independente de estar rolando a Copa do Mundo 2018.

Hoje tem jogo, como fica a produtividade na sua empresa?

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Nada de pânico, a produtividade pode sim ter uma queda, mas não necessariamente precisa afetar seu negócio. Achou redundante? Já explicamos. Quando o empresário se prepara para esse tipo de ocasião, até mesmo a queda nas entregas ou resultados estão previstas.

Obviamente, em algumas áreas o impacto é maior que outras. Por exemplo, em uma indústria, onde o tempo de produção afeta diretamente no fluxo de entrega de caixa. Aqui é preciso uma força tarefa maior que em lugares onde a produção está ligada exclusivamente ao intelecto.

Vamos pensar em dois contextos:

1- Uma empresa/indústria em que a linha de produção não para, e quanto mais se produz, mais se vende.

2- Uma agência publicitária em que os profissionais precisam criar e entregar projetos conceituais, ou seja, o intelecto precisa estar tranquilo para produzir.

No primeiro caso, temos profissionais trabalhando em série e o trabalho braçal em conjunto garante o volume e quantidade de entrega. Já no segundo caso, mentes concentradas, focadas, garantem a qualidade e a criatividade nas entregas.

O ponto em comum nesses dois cenários são os profissionais preocupados com os jogos. Desconcentrados no trabalho. E, consequentemente, fazendo entregas abaixo do esperado. O ponto que diverge é na tomada de decisão em como solucionar essa situação. Enquanto em um caso, onde não dá para parar a produção, é preciso rever a forma de estimular esses profissionais ou mesmo antecipar a produção e prorrogar entregas. No outro caso há uma flexibilidade maior, tendo em vista que tempo, não necessariamente dinheiro, mas sim qualidade do tempo dedicado.

Muitas empresas mantém a rotina de trabalho e preferem lidar com a procrastinação, ignorando completamente a produtividade. Entretanto, é válido relembrar que o negligenciamento de atividades, nem sempre está ligado à preguiça. Em muitos casos, procrastinar pode estar relacionado a ansiedade, stress, falta de criatividade e outros sentimentos que foram causados pelo desgaste da rotina.

O que podemos concluir com esta breve análise? Aproveitar um jogo do Brasil para liberar a equipe e deixá-la refrescar a cabeça, pode sim ser um bom estímulo para a produtividade aumentar. E, porque não para dar uma quebra na rotina.

Freelas e autônomos podem se dar ao luxo de uma folga?

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Quem nunca viveu momentos de improdutividade e procrastinação? Pois é, com freelancers, autônomos e profissionais independentes isto não é diferente. Assim como também não difere de outros profissionais o amor pelo futebol e desejo de assistir ao jogos do Brasil na Copa do Mundo.

Onde queremos chegar com tudo isto? Só queremos tranquilizar você que se enxergou neste cenário e lembrar o que já mencionamos acima. Planejamento é tudo! Ou seja, organize sua pauta, planeje suas entregas, faça uma previsão dos seus resultados que sim, você terá tranquilidade para se dar dias de folgas, procrastinar e até mesmo assistir os jogos que desejar nesta Copa do Mundo 2018.

Depois conta pra gente o que achou das dicas e também dos jogos! 😉

Até a próxima!