escritórios do futuro

Escritórios do futuro: como eles impactarão o trabalho e as empresas

Empresas

O modelo de trabalho tradicional está cada vez menos presente na rotina das empresas e profissionais. E essa mudança de hábitos e comportamentos também é refletida nos ambientes de trabalho. Por isso, diversas organizações já estão se preparando para os escritórios do futuro.

A evolução tecnológica, as mudanças culturais e o crescimento das cidades também contribuem bastante para que os espaços de trabalho evoluam de acordo com a sociedade.

Mas como serão os escritórios do futuro? É isso que um artigo da Associação de Pesquisa Executiva e Consultores de Liderança — Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC) — tentou responder. E agora vamos resumir os principais pontos apontados. Confira!

Repensando os espaços de escritório para a força de trabalho atual

Essa é uma tendência que já pode ser observada com clareza e que é reafirmada pelo artigo: hoje, o trabalho é flexível, colaborativo e cada vez mais criativo. “Considere tendências como trabalho remoto, videoconferência, computação em nuvem e outras tecnologias disruptivas que afetam os espaços físicos. As organizações estão se afastando dos ambientes tradicionais de escritórios e indo em direção a espaços que refletem como realmente trabalhamos e vivemos.”.

Contudo, essa mudança deve ser feita com cuidado e planejamento. Por isso, muitas empresas estão procurando especialistas no assunto para auxiliá-las nessa questão. O ideal, de acordo com Maja Paleka, fundadora e diretora da Juggle Strategies e especialista em práticas de trabalho flexíveis, é “criar um local projetado de propósito, onde as pessoas sejam muito cuidadosas e objetivas sobre como esse espaço vai nos servir, o que ele vai entregar e para o que foi projetado.”.

Ela diz, ainda, que “às vezes, as organizações se atrapalham é quando a motivação inicial é sobre corte de custos, consolidação de imóveis e coisas assim. Portanto, se você seguir essa perspectiva, nem sempre obterá o resultado certo.”.

É possível perceber, também, a importância da variedade de ambientes dentro de um mesmo escritório. E para isso os espaços de escritórios compartilhados são perfeitos, já que há salas de reunião, escritórios privativos, mesas compartilhadas, lounges, cozinhas compartilhadas e muito mais!

Ambientes em evolução

A flexibilidade é, de fato, o principal fator em comum nos escritórios do futuro. Mas isso não quer dizer que não haja uma grande variedade de opções (muito pelo contrário!). Os espaços de trabalho colaborativos podem surgir de diversas formas e estão mais ligados às funções performadas do que ao espaço físico em si. Veja como:

O escritório aberto

escritórios do futuro

O modelo de gestão vertical está sendo substituído por uma abordagem mais horizontal. Dessa forma, colaboradores e gestores de uma empresa podem conversar no mesmo nível sobre ações e processos. Um dos aspectos que contribui para que isso aconteça é a adoção dos escritórios em plano aberto (ou open space).

Em entrevista à AESC Rowland Hills, diretor de operações da Leathwaite, diz: “Acho que há muito a ser dito por ter uma abordagem muito menos hierárquica que você obtém de um escritório de plano aberto, onde os chefes se sentam com todos com quem trabalham, onde as equipes de projeto podem simplesmente se virar e ter conversas rápidas, onde é fácil entender algo que está acontecendo do outro lado do escritório e participar, se for relevante para você contribuir. E acho que tudo isso é bom no escritório aberto.”.

Bairros

Os espaços abertos evoluem para um conceito ainda maior. A alocação de diversos times em “bairros” de uma empresa. A Microsoft é uma das organizações que adotou este modelo, desde 2016. “Durante décadas, os prédios 16 e 17 consistiam em grande parte em escritórios particulares, mas com a reforma, as paredes literalmente caíram. Agora, todo mundo trabalha em um bairro. Essencialmente, é como o alojamento dos estudantes na fictícia Hogwarts — cada equipe trabalha em sua própria sala comum aberta, que eles foram convidados a personalizar ao seu gosto. Cada equipe também salas dedicadas ao tempo de foco e espaços de reuniões.”.

Trabalho baseado em atividades

Trabalho baseado em atividades é o conceito de funcionários escolhendo entre uma variedade de áreas de trabalho diferentes que melhor suportam o tipo de trabalho que estão realizando em um determinado dia.

Por exemplo, diz Courtney Cotrupe, que é presidente da Partners + Napier, uma agência criativa que concluiu recentemente a construção de um novo espaço: “Para todas as pessoas, na verdade, existem três lugares no prédio onde essa pessoa pode se sentar. E uma parte muito importante de como todo o espaço foi projetado levou aos espaços de reunião para onde nos reunimos como organização, como as pessoas se sentem em suas mesas e às comunidades que criamos em torno de nossos clientes, para que sempre pensemos em seus o negócio.”.

Coworkings e trabalho em equipe

Os ambientes de trabalho são um componente importante para a boa realização de um trabalho em equipe. Desde os escritórios em plano aberto até a disposição dos móveis e materiais, tudo influencia na interação do time. Além disso, em um local em que se sentem confortáveis, os profissionais são mais produtivos ao longo do dia.

“Estamos vendo muito mais, onde você costumava ter um escritório em que o saguão era apenas um salão aberto, ecológico e sem graça, mas agora é um espaço de envolvimento da comunidade. E essa é uma das maiores tendências que estamos vendo em termos de uso do espaço comum ”, diz
Carolyn Trickett, chefe de tecnologia de negócios, gestão de propriedades e ativos da empresa global de serviços imobiliários JLL.

Por isso, muitas empresas estão recorrendo aos escritórios compartilhados. O que nos leva a crer que os escritórios do futuro e os coworkings andam de mãos dadas.

Worká Coworking, São Paulo/SP

Mobilidade dentro e fora do espaço

Ter a flexibilidade de trabalhar de onde você quiser também pode significar mudar de mesa ao longo do dia. Talvez você comece a manhã sentado em uma mesa compartilhada no coworking. Depois, resolve passar para uma standing desk para esticar as pernas e se movimentar. Ou então pode ser que opte por sentar-se em uma mesa individual em certo momento de maior concentração. Os escritórios do futuro permitem essa movimentação, já que os profissionais podem não ter uma posição fixa se não quiserem.

O que a maioria dos cenários de plano aberto acima argumenta é um design flexível que oferece aos funcionários uma variedade de ambientes nos quais trabalhar, incluindo espaços tranquilos, e concede a eles a liberdade de escolher onde e quando trabalhar.

Tecnologia no trabalho

É importante ressaltar que os escritórios do futuro devem estar 100% alinhados com as evoluções tecnológicas. Mas não basta simplesmente pegar os processos que são executados atualmente e digitalizá-los. As ferramentas devem ser constantemente melhoradas, para que a produtividade e eficiência aumentem cada vez mais.

Por exemplo, James Dellow, diretor da Digital Workplace Company, aponta o erro nas “salas de teleconferência da velha escola que foram adaptadas para videoconferência”. Ele diz: “Vi alguns exemplos terríveis em que você tem uma sala muito longa e em uma videoconferência com um câmera única, esse é apenas um ambiente de trabalho muito ruim. Isso não permitirá que você se transforme, faça a grande mudança para a colaboração de pequenas equipes.”.

A tecnologia no escritório não está apenas nos dispositivos que os funcionários usam para analisar, comunicar ou criar. Está nas próprias paredes. “O surgimento da computação em nuvem significa que a TI está assumindo um papel maior em algumas dessas tecnologias incorporadas que você veria no escritório moderno, por exemplo, salas de reuniões com sistemas de teleconferência”, diz Dellow. “Mas agora há toda uma camada de tecnologia massiva nos próprios edifícios. Também há quase uma digitalização do espaço físico no trabalho.”.

Impactos e resultados

Essas áreas de trabalho intencionais, flexíveis e digitalizadas estão afetando a inovação, a colaboração, a cultura da empresa, o engajamento e a retenção de funcionários e até a sustentabilidade.

A inovação pode ser um dos benefícios do coworking. Segundo Brad Krauskopf, CEO e fundador da Hub Australia, “quando você tem essa diversidade de indústrias, negócios e faixas etárias, isso significa que há muitas oportunidades de inovação. É sabido que reunir pessoas diversas, maneiras de fazer negócios e idéias é essencial para a inovação.”.

Um dos principais fatores de inovação também é a colaboração, que é amplamente aprimorada pela tecnologia disponível no local de trabalho atualizado. Um benefício surpreendente do bom design de escritório é o envolvimento e a retenção de funcionários.

De acordo com o Gensler Research Institute Asia Workplace Survey 2016, “Os funcionários em locais de trabalho equilibrados veem seus gerentes sob uma luz mais positiva, são capazes de se comunicar de maneira mais aberta e honesta, melhor recebem feedback e relatam maior equilíbrio entre vida profissional e satisfação no trabalho. A qualidade dos relacionamentos também é um fator-chave na criação de uma cultura de criatividade e inovação no trabalho.”.

escritórios do futuro

O espaço de trabalho do futuro

Gerações diferentes têm expectativas diferentes que os locais de trabalho competitivos terão que atender. Por exemplo, Christhina Candido, PhD na Universidade de Sydney, diz: “De acordo com relatórios recentes, a força de trabalho milenar espera ter um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, alguns até trocando salários mais baixos em troca de mais dias de folga, para realmente aproveitar a vida um pouco mais. E, é claro, toda a ideia de que o melhor cão fica no escritório da esquina não se aplica mais — onde você se senta em um escritório não define mais sua estatura na organização.”.

Na experiência de Rowland Hills, diretor de operações da Leathwaite, “os jovens em particular esperam muito mais flexibilidade. Eles não querem estar em suas mesas o tempo todo, querem fazer coisas diferentes, querem trabalhar em casa e querem se deslocar – eles querem se levantar às vezes quando trabalham em vez de se sentar, e acho que ser capaz de apoiar as diferentes maneiras pelas quais as pessoas querem trabalhar é muito importante.”.

O espaço de trabalho do futuro é digital

A tecnologia já fornece ferramentas avançadas de comunicação que conectam os espaços de trabalho a clientes e colaboradores em todo o mundo. Qual é o próximo para os escritórios do futuro?

Para Krauskopf, “a realidade virtual finalmente tornará o trabalho remoto verdadeiramente uma norma, porque reduzirá bastante a sensação de isolamento que você ainda tem por ser um trabalhador remoto. Fique atento para ver o que acontece com a realidade virtual”, diz ele.

escritórios do futuro

Fazendo a transição

Qualquer que seja o design de escritório que uma organização escolha (ou crie), a transformação de um espaço de trabalho começa muito antes dos arquitetos e designers começarem seus desenhos. Trickett descreve: “Primeiro, uma fase de análise do que as pessoas estão fazendo, quanto tempo gastam e onde gostam de fazê-lo, ou qual seria o melhor tipo de espaço para se fazer esse trabalho.”.

Para Candido, “ele realmente precisa de um processo prático, onde as vozes são ouvidas, e as pessoas têm a oportunidade de influenciar e moldar esse espaço, na maneira como vêem os negócios no futuro. Há uma oportunidade perdida quando o design não é realmente centrado no usuário. Precisa ser um processo autêntico, e acho que é quando as pessoas entendem errado.”.

As organizações podem ignorar a chamada para repensar seus espaços? Provavelmente não. Krauskopf diz: “Eu acho que o que estamos vendo é uma mudança fundamental, onde, porque a tecnologia permite que as pessoas trabalhem em qualquer lugar, as pessoas terão que ter mais e mais ótimas razões para entrar no trabalho todos os dias”.

Agora que você já sabe como serão os escritórios do futuro, que tal saber mais sobre como será o futuro do trabalho? Listamos cinco tendências que você não pode deixar de conhecer!

Este foi o resumo de um artigo originalmente publicado em inglês pela revista global da AESC. Para ler o material original completo, clique aqui.

trabalhadores remotos

Saiba por que os trabalhadores remotos estão superando os funcionários dos escritórios tradicionais

Trabalho remoto

O crescimento dos coworkings e também a modernização das leis trabalhistas têm feito com que cada vez mais surjam trabalhadores remotos. Tratam-se de pessoas que não precisam de um lugar fixo para executarem as suas atividades, mas apenas de um computador e uma boa conexão com a internet.

A novidade é que os trabalhadores remotos estão superando os funcionários dos escritórios tradicionais. Isso tem sido comprovado por diversas pesquisas que estão sendo realizadas ao redor do mundo.

Quer entender mais sobre o porquê de os escritórios tradicionais estarem sendo superados pelos trabalhadores remotos? Então confira, a seguir, alguns dos motivos que fazem com que isso aconteça.

Os trabalhadores remotos têm mais produtividade

Trabalhar em casa ou em um dosdiversos espaços de coworking espalhados pelas cidades brasileiras gera mais produtividade do que quando o trabalhador está confinado a um escritório da empresa.

De acordo com umapesquisa divulgada pelo portal INC, 65% dos trabalhadores têm a produtividade aumentada quando trabalham de maneira remota. O mesmo estudo afirma que 86% das pessoas entrevistadas disseram que, ao trabalharem sozinhas, atingem a sua produtividade máxima.

O trabalho em equipe continua sendo realizado

Engana-se quem pensa que a ascensão dos trabalhadores remotos acabará com os trabalhos em equipe! Muito pelo contrário, há quem diga que as atividades a distância exijam mais comunicação, resultando nas trocas entre colegas.

Ferramentas para isso não faltam! É possível utilizar o Skype, o WhatsApp, o Trello, o Slack, entre outros diversos aplicativos e recursos tecnológicos para o envio de mensagens de texto e áudio, bem como a realização de videoconferências.

Essa realidade também pode ser constatada em umapesquisa feita pela Polycom, que entrevistou mais de 24 mil trabalhadores de todas as partes do mundo. No estudo, 92% dos entrevistados disseram que as chamadas por videoconferência ajudam a melhorar os relacionamentos e promovem um melhor trabalho em equipe.

trabalhadores remotos

O trabalho remoto gera transparência na empresa

Outro fator que faz com que o trabalho remoto se estabeleça é a transparência. Sabe quando alguma coisa dá errado na empresa e um funcionário “joga a batata quente” para o outro? Isso é algo mais difícil de acontecer quando se trabalha a distância.

A justificativa é que todos os passos são registrados. Um trabalhador só pode repassar a sua tarefa para a próxima etapa do ciclo produtivo quando tiver terminado de realizá-la. Para isso, ele precisa registrar o que ele fez no sistema utilizado.

Organização da rotina

Os trabalhadores remotos também são mais eficientes do que os de escritórios tradicionais pelo fato de poderem organizar a sua própria rotina. Quem foi que disse que é preciso trabalhar das 8h da manhã até as 6h da tarde? Cada pessoa pode se adaptar ao horário de trabalho conforme o seu gosto pessoal.

Há quem diga que rende mais durante a noite ou de madrugada. Outros preferem mesmo o dia, por já estarem habituados assim desde sempre. O bom é que existem coworkings que atuam 24 horas por dia ou em horário estendido, garantindo que as pessoas possam trabalhar no turno em que elas mais julgarem adequados.

A organização da rotina também oportuniza que o trabalhador remoto tenha mais qualidade de vida no seu dia a dia. É possível realizar compromissos pessoais, como ir ao banco, fazer compras no supermercado ou uma consulta ao médico fora dos horários de pico.

Ao realizar essas atividades em horários mais calmos, se evitam horas perdidas no trânsito ou em longas filas, o que gera estresse e prejudica o bom andamento do trabalho.

Formação de equipes altamente qualificadas

Não importa se um trabalhador está na região Sul ou Nordeste. Se ele for bom e uma empresa desejar contratá-lo, ela pode o fazer de forma remota. Uma vez que essa pessoa não precisará se deslocar diariamente ao escritório da companhia.

Mais uma vez os trabalhadores remotos trazem mais benefícios para as empresas, que poderão formar excelentes times, sem que as distâncias geográficas sejam um problema para que isso se efetive.

trabalhadores remotos

Diminuição do turnover

Outrapesquisa recentemente realizada aponta que 95% das empresas que adotam um modelo de trabalho a distância tiveram um grande impacto na diminuição do turnover, ou rotatividade de funcionários.

Isso acontece porque os trabalhadores remotos se sentem bem trabalhando dessa forma. Eles podem dedicar mais tempo para afazeres pessoais, para passar tempo com a família e com os amigos, para realizar atividades culturais etc. A rotina é moldada e passa a ser muito mais interessante.

Todos os empresários sabem que os altos índices de turnover impactam negativamente o fluxo de caixa das companhias. Logo, com a diminuição do turnover, a lucratividade do negócio aumentará de forma significativa.

Menor chance de adquirir doenças

Sim! Até isso melhora quando se pratica o trabalho remoto. É o que revela umareportagem da NPR, baseada em dados coletados em escritórios no inverno de 2018.

A justificativa é que as gripes e resfriados se proliferam muito rapidamente, principalmente durante os dias mais frios do ano. Porém, os sintomas começam a se manifestar apenas alguns dias depois que a pessoa já está infectada pelo vírus.

trabalhadores remotos

Ao passar horas dentro de um escritório, o trabalhador fala ao telefone, pega em objetos, vai ao banheiro, entre outras tantas atividades. Tudo isso espalhando vírus, que também podem contaminar os colegas e fazer com que muitas pessoas fiquem doentes ao mesmo tempo, o que é bem ruim para os colaboradores e também para a empresa, que leva prejuízo com tanto atestado médico.

Quando o trabalho é feito de forma remota isso não acontece. Se um trabalhador ficar doente, ele pode tirar uns dias de descanso em sua casa, sem contaminar os colegas e fazer com que uma verdadeira epidemia surja no escritório.

Viu como os trabalhadores remotos estão superando os de escritórios tradicionais? Esse é o futuro do trabalho, que já começou. A sua empresa já trabalha dessa forma? Se ainda não, é um excelente momento de começar.

Que tal iniciar lendo o nosso artigo com 8 dicas essenciais para quem quer ter sucesso na carreira trabalhando de forma remota?

Texto de Lucas Flores – Relações Públicas e mestre em Letras, Cultura e Regionalidade. Desde 2013, trabalha com produção de conteúdo para web.