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Como preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião?

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Preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião requer atenção aos detalhes. Além de garantir que o horário seja exclusivo, é preciso verificar se todos os equipamentos estão funcionando, ter hospitalidade e saber se diferenciar. Entenda o que fazer.

Ao incluir seu coworking na rede do BeerOrCoffee, você tem a chance de conquistar mais clientes e aumentar seu faturamento. Quanto mais você adequar o seu espaço, melhores tendem a ser os resultados. Por isso, vale a pena saber como preparar o ambiente para reserva de Sala de Reunião.

Esse é um benefício aos usuários da plataforma. No entanto, só está disponível para algumas capitais. Pelo menos, por enquanto. Se esse for o seu caso, é a chance de conquistar clientes e conseguir algumas avaliações cinco estrelas.

Como deixar o espaço pronto? O que é preciso observar antes da reserva da Sala de Reunião? Vamos explicar esses aspectos no artigo. Confira.

Sempre verifique a disponibilidade da Sala de Reunião

O primeiro passo é verificar se já existe alguma reserva para a Sala de Reunião. Isso sempre deve ser feito no painel do BeerOrCoffee. Assim, você evita imprevistos e insatisfações por parte do cliente.

Afinal, o uso dessa área é sob demanda. Portanto, a contratação deve ocorrer de forma exclusiva. Além disso, considere que o evento a ser realizado pode durar horas — até mesmo um dia inteiro.

Por isso, os clientes no coworking que desejam utilizar esse ambiente querem ter tranquilidade na hora de reservar a Sala de Reunião. Portanto, mantenha a agenda clara e sem erros para evitar horários duplicados. Caso contrário, você tende a perder uma boa oportunidade.

Se tiver alguma dúvida, você ainda pode contar com a ajuda do suporte do BeerOrCoffee. Assim, pode obter alguma informação sobre as melhores práticas no momento de fazer os agendamentos.

Apresente o espaço até a sala do evento

As salas de reunião precisam ser bonitas e agradáveis. Isso porque o assunto que será tratado no local nem sempre é dos mais agradáveis. Pode se referir a um grande problema, que levará todos os participantes a ficarem com a “cabeça quente”.

Por isso, vale a pena cuidar da decoração e garantir que o espaço para a reserva de Sala de Reunião seja o melhor possível. Invista em cores, boa iluminação e elementos que reforcem a sua marca.

Depois da reserva do cliente, deixe tudo organizado e apresente o espaço assim que ele chegar ao coworking. Assegure-se de que a Sala de Reunião estará disposta da mesma forma que foi mostrado nas fotos. Essa é a referência do cliente. Além disso, as imagens ajudaram na hora de fazer o agendamento.

Faça um tour para mostrar todos os detalhes. Comece pelas áreas comuns do coworking que podem ser utilizadas pela equipe. Por exemplo, copa e banheiros. Depois vá para a Sala de Reunião reservada e mostre tudo o que está disponível, como computadores, projetores, mesas e cadeiras etc.

Por mais que essa atitude pareça desnecessária, ela é importante para reforçar que o ambiente foi preparado para aquele evento. Isso traz uma ideia de carinho e cuidado, que aumentará a satisfação do seu cliente.

Certifique-se de que todos os equipamentos da sala estão funcionando

Para fazer reserva da Sala de Reunião, o cliente busca um local que atenda a todos os requisitos necessários. Isso inclui a tecnologia. Porém, mais do que ter os equipamentos disponíveis, é preciso garantir que eles funcionem da forma adequada.

Um ambiente perfeito para uma Sala de Reunião depende da observação detalhada. Qualquer coisa que passe despercebido pode causar transtorno para o cliente e gerar uma reclamação.

Portanto, verifique que tudo está correto. Além de se atentar a mesas e cadeiras, ofereça:

Equipamentos para projeção e anotações, como um quadro ou o flipchart;
Aparelhos para comunicação remota, a fim de facilitar as videoconferências. Aqui, é importante garantir a melhor qualidade de som e imagem. Por isso, invista em microfones, câmeras, telefones, TV e sinal de internet rápido e estável.

Veja, também, se o cliente tem alguma especificidade, algo que ele precise de forma diferenciada, como um carregador de notebook ou celular.

O coworking não é obrigado a oferecer esse tipo de material, mas pode ser uma alternativa para agradar o cliente. Por isso, ter atenção aos detalhes pode fazer a diferença. Inclusive, isso tem a ver com a próxima dica.

Garanta uma boa hospitalidade

Por fim, seja um bom anfitrião. A hospitalidade é fundamental e passa por oferecer um bom tratamento e ter amabilidade e gentileza. Aqui, é necessário investir em uma boa dose de humanização no atendimento, além de lembrar que cada cliente é único. Por isso, o que não faz falta para um pode ser bastante importante para outro.

Mais do que o bom atendimento, ofereça café, água e alguns petiscos, como bolachinhas. Pode ser algo simples. Em qualquer caso, essa atitude fará a diferença e garantirá que o seu cliente fique satisfeito.

Isso também ajudará a ter uma avaliação cinco estrelas. Afinal de contas, é um mimo, algo extra que ajudará na retenção desse cliente.

Ao cuidar de todos esses aspectos, você evitará qualquer problema durante o uso da Sala de Reunião do seu coworking. Ainda assim, vale a pena seguir aquelas dicas básicas, como fazer uma descrição clara, objetiva e completa do espaço.

Isso porque o ambiente pode ter um perfil mais corporativo ou mais descolado. Ao fazer uma boa descrição e disponibilizar imagens de qualidade, você terá a certeza de que as expectativas do cliente estarão alinhadas à estrutura da sua Sala de Reunião. Ou seja, a tendência é que a avaliação do seu coworking seja positiva e isso gerará novas reservas, seja de outros clientes, seja dessa empresa em específico.

Agora, você já sabe o que fazer para preparar seu espaço para reserva de Sala de Reunião. Com todas essas dicas, você conseguirá se destacar perante os clientes e ter bons resultados.

Quer garantir que os usuários do seu coworking fiquem satisfeitos? Conheça a reserva das Salas de Reunião, disponível para algumas cidades, e saiba como aproveitar esse benefício.

Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.

6 ideias práticas para ter sucesso no futuro do trabalho

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Ao falarmos de futuro do trabalho mal percebemos que esse futuro já está aqui e agora. Desde já conseguimos notar as mudanças e tendências que o mercado de trabalho tem seguido e como elas têm impactado empresas, profissionais e rotinas.

Essas mudanças, sejam elas sutis ou bruscas, podem fazer com que muitos se sintam perdidos ou encurralados, mas nada tema: escolhemos 5 ideias práticas para você ter sucesso no futuro do trabalho.

1. Saia da sua caixinha no ambiente de trabalho —literalmente!

Você sabe o que é um coworking? Esse novo modelo de escritório que cresce exponencialmente há alguns anos vai se tornar cada vez mais comum no mercado seguindo a tendência de espaços compartilhados e trabalho remoto.

Trabalhar por um dia em um coworking pode abrir as portas para entender mais sobre esse novo modelo de trabalho que se fortalecerá nos próximos anos. Assim também você sai do seu ambiente de trabalho tradicional, logo da sua zona de conforto, e experimenta novos estímulos e recursos que um escritório compartilhado traz para o dia a dia.

2. Aprenda sobre a sua produtividade

Uma das tendências do futuro do trabalho é o aumento do ritmo de trabalho. Ao contrário do que muitos pensam, isso não quer dizer trabalhar mais horas e passar mais tempo se dedicando à empresa (até porque quem tem mais horas para dar?). Na verdade, o foco no futuro será em um maior rendimento por hora trabalhada. E isso deve causar uma diminuição nas horas trabalhadas por semana ou por dia.

Casada à tendência da produtividade está a busca por um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Esse é mais um fator para que o foco seja em “ter horas mais produtivas” e não só “mais horas”.

Um profissional que compreende o seu rendimento, o período do dia mais propício para cada tarefa, e principalmente os seus limites, estará mais preparado para essa mudança de comportamento e funcionamento.

3. Faça muito networking

A necessidade de fazer networking e criar uma rede contatos profissionais não é algo novo no mercado de trabalho. Porém, o mercado se movimenta para duas tendências que vão exigir mais do que nunca a habilidade de interagir, comunicar e criar relacionamentos com outras pessoas.

Novos ambientes como os espaços de coworking e seu crescente uso vão trazer mudanças de comportamento e rotina para milhares de profissionais no mundo inteiro e algumas delas serão em como se relacionar com outras equipes e empresas.

Apesar do aumento no número de empresas migrando para escritórios privativos em coworkings, a maioria dos usuários de tais espaços ainda é formada por autônomos/freelancers e funcionários remotos. Ao colocar todos esses profissionais de diferentes cargos, empresas e nichos, isso abrirá um leque de oportunidades para parcerias, trabalhos colaborativos, novos clientes etc.

Esse efeito vai fortalecer a necessidade de saber criar uma boa rede de contatos para manter essas oportunidades fluindo, como também nos leva à próxima dica prática.

4. Crie sua marca pessoal

Seja você um profissional autônomo, freelancer, ou funcionário de uma empresa, com a ajuda da tríplice da disseminação do marketing digital, redes sociais e criação de conteúdo, o mercado tem caminhado para que todo profissional ativo trabalhe na sua marca pessoal.

Pense na marca pessoal como a versão mais ampla e desenvolvida do seu currículo: ela vai refletir sua personalidade e habilidades, valores e experiências. Essa novo formato de apresentação pode parecer trazer consigo um nível de complexidade para se apresentar e posicionar no mercado — como ter um site pessoal que converta em clientes e oportunidades, alimentar perfis no LinkedIn e outras redes com conteúdo etc.

Entretanto, faz parte do processo de criação da sua marca pessoal como profissional entender o que sua marca precisa para se posicionar no mercado, quais canais de comunicação usar, estratégia de conteúdo, funil de vendas etc.

Aqueles que não são da área de marketing ou comunicação podem se sentir sobrecarregados com tantas informações e possibilidades, mas este é um exemplo de momento em que o networking e colaboração com outros profissionais vem a calhar.

5. Entenda qual é a sua melhor forma de trabalhar

O mercado sempre teve um modelo de trabalho fixo para praticamente todos que fazem parte dele: trabalhar no escritório fixo das 8h às 18h, segunda a sexta, e sempre que precisar ficar até mais tarde ou trabalhar no fim de semana, essa precisa ser a prioridade porque é assim que você mostra que é “profissional de verdade”.

Esse modelo já tem sido questionado de diversas formas pelas mudanças e tendências que tem acontecido e continuarão nos próximos anos. Elas ajudarão a criar um ambiente de trabalho (e mercado, como um todo) mais saudável e responsável com todos os profissionais que fazem parte dele, assim como exigir que os profissionais tenham um autoconhecimento mais profundo sobre sua rotina de trabalho, os modelos de organização e comunicação de equipe que funcionam ou não…

Faça testes de horários, organização, ferramentas e outras variáveis que impactam como você trabalha diariamente e entenda quais áreas funcionam ou não para se adaptar ao modelo que é mais saudável para o seu equilíbrio pessoal e profissional, e a sua produtividade.

6. Desenvolva suas soft skills

As soft skills, ou seja, as habilidades ligadas à socialização e comportamento, serão algumas das mais procuradas em profissionais nos próximos anos. Com todas as mudanças por vir, desde o ambiente de trabalho, como interagimos com outras empresas e profissionais, até organização pessoal e nossa relação entre vida pessoal e profissional, é natural que seja preciso uma grande inteligência emocional para lidar com tudo.

Cada cargo e posição de liderança vai exigir um set diferente, mas algumas das principais soft skills que você vai precisar no futuro do trabalho são gerenciamento de tempo, storytelling e adaptabilidade.

Essas são apenas algumas ideias que vão colocar você no caminho certo para navegar as tendências e mudanças do mercado e ter sucesso no futuro do trabalho.

Bruna Miranda é criadora e estrategista de conteúdo, tradutora, podcaster, e está sempre atrás de um projeto novo. Trabalha como freelancer desde 2015 e já evitou várias reuniões que poderiam ter sido um e-mail.