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10 dicas poderosas de etiqueta para utilizar nos espaços de coworking

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Alinhados às tendências do futuro do trabalho, os espaços de coworking estão se tornando cada vez mais comuns, assim como os profissionais que optam por utilizar o serviço. E não é para menos, diante de tantas vantagens que eles oferecem.

Oportunidade de networking, rateio e consequente redução de custos operacionais, infraestrutura adequada e a manutenção dela são só alguns dos benefícios de adotar os espaços de coworking como seu local de trabalho. Porém, como em qualquer outro ambiente compartilhado, é preciso saber conviver com os demais usuários.

Por isso, neste post, daremos 10 dicas indispensáveis para manter a etiqueta e a boa convivência dentro dos espaços de coworking. Com elas, será possível tornar a sua experiência e a dos demais “coworkers”, muito mais agradável e proveitosa. Então, continue a leitura e adote essas práticas!

1. Tenha cuidado com o barulho

Os espaços de coworking são pensados para trazer mais concentração e ajudar na criatividade de seus usuários. Por isso, o barulho não combina com o cenário. Certo?

Se a sua atividade exige que você fale ao telefone, então, o ideal para você é optar por uma sala privativa, por exemplo, mesmo que só pelos períodos em que você precise se comunicar. Ou se você precisa fazer ligações só de vez em quando, use as cabines telefônicas.

Agora, se você é daquele tipo que só consegue focar ouvindo uma musiquinha, o fone de ouvido é a solução perfeita para você. Tenha em mente, que cada um tem a sua preferência musical e nem sempre a sua agradará ao colega do seu lado.

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2. Seja autosuficiente

É comum que se tenha dúvidas sobre o uso de algumas ferramentas, ou até mesmo, sobre os recursos disponíveis no local. Mas isso não significa que os demais usuários estejam à disposição para resolver os seus problemas.

Por isso, embora ser solícito com o outro faça parte da etiqueta, evite fazer com que o outro seja obrigado a ser prestativo com você o tempo todo. Certamente, interrupções no trabalho dele o atrapalharão e poderão, até mesmo, causar situações desagradáveis.

3. Leve o seu material de trabalho

Embora os espaços de coworking estejam inseridos na categoria da economia compartilhada, isso não significa que os seus usuários sejam obrigados a compartilhar o material de trabalho com você. Muito menos aqueles de uso pessoal como os fones de ouvido, por exemplo.

Portanto, se você usa mouse, mesa digitalizadora, papel, caneta etc, lembre-se de levá-los para o seu local de trabalho. Afinal, ao interromper o colega para pedir esse tipo de coisa emprestada, você também atrapalhará a concentração e o trabalho dele.

4. Seja prestativo e conecte-se com os demais

Já passamos pela dica em que se estabelece que é bom evitar pedir ajuda o tempo todo, porém, isso não significa que se presenciar alguém com alguma dificuldade que você seja capaz de ajudar a resolver e isso não for atrapalhar o seu próprio trabalho, a regra é bem clara: ajude o coleguinha.

Além de ser uma oportunidade de realizar a sua “boa ação de hoje”, também o ajudará a criar conexões com os demais, abrindo portas para o networking.

5. Limpe a sua sujeira

Em espaços de coworking você está usando um escritório compartilhado e, nem todo mundo que está por ali com você se sente bem com bagunça e sujeira por perto. Por isso, limpe sempre sua sujeira, mesmo que ela esteja centralizada no seu espaço de trabalho.

Além disso, quando você sair, outra pessoa ocupará o seu lugar, então, pense em como se sentiria se chegasse para trabalhar e encontrasse o local do jeito que você o está deixando.

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6. Respeite as áreas de uso comum

Em locais de coworking é normal a existência de áreas comuns, como a recepção, cozinhas compartilhadas, além das áreas para lazer e descanso.

Então, lembre-se que você não será o único a utilizá-las e, por isso, leve em conta a dica anterior nesses espaços também. Além disso, se o espaço for limitado, depender de um sair para outro usar, não esqueça da vez dos demais, combinado?

7. Não abuse dos serviços prestados

A maioria dos espaços de coworking oferecem serviços complementares incluídos no pacote, como o fornecimento de café e água, frigobar, estacionamento etc. Embora eles sejam parte do que foi contratado, não significa que não precisem ser usados com parcimônia. Lembre-se que há outras pessoas para usar.

Portanto, não lotar o frigobar só com as suas coisas, não deixar o carro no estacionamento quando não estiver o usando o espaço, pegar café e água só quando realmente for consumi-los, são alguns exemplos de como não abusar dos serviços prestados e não gerar desperdício.

8. Aceite o senso comum

Em espaços compartilhados é normal que haja alguns tipos de discordâncias, como a temperatura do ambiente. Nesse caso, o que vale é o senso comum, a preferência da maioria. Afinal, vivemos em uma democracia, certo?

Portanto, se você está com frio e os demais com calor, vista um casaco em vez de brigar para aumentar a temperatura do ar-condicionado.

9. Seja pontual

Os espaços de coworking trabalham com agendamento para o uso de espaços (como as salas de reunião), portanto, é comum acontecer de haver um outro usuário marcado para utilizar o local quando você sair. Se você atrasa a sua saída, impede a entrada dele e atrapalha todo o planejamento do lugar.

Claro que imprevistos acontecem e você pode precisar ficar um pouco mais, se for esse o caso, converse com a administração e, certamente, ela encontrará uma solução viável para todos.

10. Divulgue o espaço que você utiliza

Nem todo mundo sabe dos benefícios de se trabalhar em um coworking, tampouco, sabem da existência de espaços disponíveis por perto. Em contrapartida, a melhor maneira de ajudar o local que você utiliza a crescer e oferecer serviços cada vez melhores é divulgando ele.

Portanto, junte a fome à vontade de comer, e conte para todo mundo sobre o que é coworking e quais os benefícios de se trabalhar em um. Torne o local que você escolheu mais conhecido.

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Como você viu, trabalhar em um espaço de coworking não é muito diferente de conviver em um escritório coletivo dentro de uma empresa. A etiqueta de boa convivência é praticamente a mesma. Portanto, coloque-a em prática e torne o seu trabalho e o dos seus colegas mais agradável e produtivo.

E por falar em trabalho dentro de uma empresa, já pensou em levar a sua equipe para experimentar um espaço de coworking? Você pode se surpreender com os resultados. Então, agende agora mesmo e faça o teste grátis com o seu time!

Silvia Seco é publicitária, especializada em gestão de marketing digital e produção de conteúdo. Uma verdadeira apaixonada por criação, design, inovação, tecnologia e histórias bem contadas.

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Guia prático: como encontrar um escritório para minha empresa

Empresas

A rotina de trabalho pode ser bastante desgastante, principalmente quando o local escolhido para abrir o negócio não está mais agradando. Se você está passando por essa situação, já deve ter se perguntado: será que é o momento de encontrar um novo escritório para minha empresa?

Muitos aspectos podem gerar essa dúvida, e a maioria deles está relacionada a um momento de mudança em outra área do negócio. Seja para alcançar novos mercados, seja para conter os custos em um momento mais delicado, um novo escritório pode fazer toda a diferença.

Se você já começou a pensar sobre esse assunto e precisa de uma ajuda para escolher o local ideal para a sua empresa, confira as dicas que trouxemos neste artigo!

Entenda o que o seu negócio precisa para crescer

Antes de sair em busca de um novo espaço é essencial entender a fundo o que o seu negócio realmente precisa para a nova fase. Listamos abaixo os pontos mais relevantes, que não podem ficar de fora dessa análise.

Boa localização

A localização é um dos fatores que influenciam bastante em determinados tipos de negócios. É preciso garantir que ela atenda aos principais envolvidos, como clientes, fornecedores e colaboradores. Cada negócio tem suas características, por isso a avaliação deve ser individualizada.

Áreas centrais e regiões comerciais são ótimas escolhas, visto que permitem melhor acesso e contam com diferentes tipos de comércios no entorno. A princípio, quanto mais próximo e mais fácil para os clientes, melhor. Sempre se pergunte “qual é o melhor local para um escritório para minha empresa?” baseando-se no seu mercado de atuação.

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Estímulo à criatividade

A criatividade é uma característica que muitos associam apenas às áreas voltadas para a inovação. Mas, na verdade, ela é fundamental em qualquer tipo de trabalho. Um ambiente sem estímulos gera uma queda no ânimo dos colaboradores e isso impacta diretamente no nível de produtividade.

Por outro lado, um local que estimula a criatividade melhora o clima organizacional, gerando mais engajamento e comprometimento por parte dos colaboradores. As equipes que atuam diretamente com criação e inovação são ainda mais beneficiadas.

Ambiente reservado para atividades mais focadas

Assim como o estímulo criativo é fundamental, um espaço privativo, para momentos de foco e concentração, pode ser necessário. Atividades como análise de relatórios, reuniões com clientes e conferência de contas demandam uma atenção especial. Distrações podem gerar erros graves e até mesmo prejuízos.

Backoffice eficiente

Toda empresa precisa de um backoffice eficiente. Atividades corriqueiras, como manter o ambiente limpo, recepcionar clientes e visitantes e organizar a agenda das salas de reunião não são parte do foco do negócio, mas atrapalham bastante o andamento da rotina quando deixam de ser bem-feitas.

Trata-se de um custo que não pode ser ignorado ou cortado da empresa. Mesmo que seja pequena e tenha poucos funcionários, essas funções continuam existindo e alguém terá que desempenhá-las.

Escolha um formato de trabalho mais eficiente

Estamos começando a era do futuro do trabalho. As formas de atuar no mercado estão mais diversificadas. Empresas e profissionais se beneficiam dessa flexibilidade e você pode aproveitar o momento para adotar algumas mudanças nessa questão.

Veja quais são os formatos de trabalho mais utilizados atualmente.

Equipes tradicionais

As equipes tradicionais são aquelas que estão alocadas no escritório da empresa. Todos os dias, os colaboradores precisam estar presentes no local para exercerem suas funções. Atividades de produção e fabricação exigem esse tipo de formato, já que existe todo um maquinário a ser operado.

Equipes alocadas em clientes

Empresas que prestam serviços ou desenvolvem projetos diretamente nos clientes podem ter parte de suas equipes alocadas nos seus respectivos espaços. Os profissionais atuam nas dependências do cliente e os gestores precisam acompanhar a execução das tarefas de forma remota.

Equipes remotas

Equipes e profissionais podem atuar de forma remota sem estarem diretamente alocados em um cliente. É uma das formas de trabalho que mais cresceu nos últimos anos, desde que a evolução da tecnologia permitiu a mobilidade e a acessibilidade maior das pessoas, principalmente com a ajuda da internet.

Os profissionais podem trabalhar de casa, de um escritório compartilhado (coworking) ou mesmo de escritórios remotos. Fazem parte desse tipo de trabalho:

  • colaboradores em home office;
  • freelancers;
  • equipes instaladas em coworkings;
  • equipes que iniciam uma nova filial.
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Flexibilidade de formatos de trabalho

Cada um dos formatos atende a uma demanda específica e eles não precisam – nem devem – ser utilizados sozinhos. A empresa determina quais cargos são mais adequados para cada tipo de formato e isso ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade.

Avalie os custos do novo escritório de forma mais ampla

Uma questão muito importante é que todo empresário está sempre focado em redução de custos e aumento de margem de lucros. Isso é normal e saudável, desde que esses cálculos estejam sendo feitos da forma certa.

É bastante comum deixar de fora alguns fatores muito importantes que influenciam nos custos e na economia que a empresa poderia fazer. Por isso, existem alguns pontos importantes para que você volte sua atenção na hora de pensar nas contas do seu negócio.

Infraestrutura

Se a sua ideia inicial é encontrar um escritório novo para alugar, tenha em mente os seguintes custos:

  • aluguel do espaço;
  • contas de água, energia e internet;
  • reforma;
  • mobiliário das estações de trabalho e salas de reunião;
  • equipamentos para as salas de reunião;
  • equipe de apoio.

Além desses, pense em tudo o que poderia gerar um novo custo, mesmo que pequeno. Se a sua empresa não utiliza umespaço decoworking e tem que arcar com tudo isso sozinha, esteja ciente do tamanho do desafio que está prestes a enfrentar.

Equipe de apoio

Os custos com a equipe de apoio merecem um destaque especial. Apesar de serem cargos com valores de salário mais baixos em relação àqueles mais voltados para o foco do negócio, eles são essenciais para manter uma boa rotina no escritório.

Estamos falando de recepcionista, faxineira, copeira e técnico de manutenção. Sem eles, coisas básicas, como um café ou a organização da agenda das salas de reunião, podem ficar descontroladas e gerar muitos transtornos.

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Espaços ociosos

Por fim, há os espaços ociosos, geralmente esquecidos pelos empresários, mas uma excelente forma de economizar nos custos fixos da empresa. São locais subutilizados, pelos quais a empresa paga pelo aluguel e por toda a estrutura montada.

O melhor exemplo são as salas de reunião. Enquanto não estão sendo utilizadas, elas são espaços que não geram receita para o negócio. Nesse ponto, a locação até poderia ser uma alternativa, mas nem todo tipo de empresa consegue adotar essa prática.

Depois de passar por todas essas dicas, a mudança para um novo escritório será muito mais objetiva. Você conseguirá determinar com mais clareza os rumos que a empresa deve seguir e qual tipo de escolha será a mais adequada para atender esse momento do negócio.

Antes de se mudar para qualquer lugar, experimente uma diária em um dos escritórios compartilhados do BeerOrCoffee. São mais de 800 espaços no Brasil inteiro e você pode levar a sua equipe para fazer esse teste junto com você. Aproveite essa oportunidade, agende sua diária gratuitamente!

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.