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Como é o espaço de trabalho moderno sob a ótica da Microsoft

CarreiraTrabalho remoto

Você já pensou em como seria o espaço de trabalho moderno? A gigante da tecnologia Microsoft pensou e lançou um guia para auxiliar empresários a migrarem para esse novo cenário. O foco do guia é mostrar como a relação entre empresas e colaboradores mudou e como as ferramentas tecnológicas cumprem um papel fundamental nisso.

As informações e dicas que o guia traz são muito interessantes e têm tudo a ver com o universo dos coworkings. Por isso, preparamos um resumo para compartilhar esse conhecimento com você. Então, aproveite o conteúdo e boa leitura!

O trabalho moderno

A tecnologia trouxe uma série de mudanças para a rotina das pessoas, dentro e fora das empresas. Antigamente, tínhamos os empregados — pessoas subordinadas às outras — que executavam tarefas conforme eram demandadas, sem questionamentos. Hoje, temos colaboradores, que se importam com o que fazem e têm interesse em fazer a diferença no trabalho e no mundo.

No dia a dia das organizações, isso se reflete em profissionais que precisam ser engajados com os propósitos da empresa, que buscam ambientes mais flexíveis e inspiradores. O espaço de trabalho moderno deve permitir que cada colaborador queira fazer parte do time, queira dar o seu melhor e evoluir junto com a organização.

Criatividade

A criatividade é um dos pontos centrais do futuro do trabalho. O mercado está evoluindo muito rápido e isso tem demandado um esforço maior em inovação. As empresas precisam fornecer uma boa base criativa para seus profissionais para que eles tragam novas ideias de forma mais constante.

No guia, a Microsoft lista algumas formas de trabalhar o incentivo à criatividade nas empresas, como você verá logo abaixo.

Produção de conteúdo

Vivemos na era da informação. Os dados têm um valor muito grande para pessoas e empresas e a produção de conteúdo se tornou uma excelente estratégia de mercado. Estimular os colaboradores a produzirem conteúdo é uma prática que aumenta a base de conhecimento da empresa e do próprio colaborador, que pode até mesmo se tornar uma referência em determinado assunto.

Anotações digitais

Em uma era de tanta tecnologia, os bons e velhos bloquinhos de anotações já não são suficientes. As pessoas estão utilizando novas formas de fazer suas anotações e elas precisam ser variadas e acessíveis. A própria Microsoft já tem uma ferramenta que permite extrair texto de fotos tiradas em uma apresentação, por exemplo, e adicionar anotações manuscritas ou digitais aos registros.

Novas formas de obter ideias

Quem nasceu antes da virada do milênio deve se lembrar de como era difícil realizar pesquisas para trabalhos escolares. Hoje, tudo está a um clique de distância e, literalmente, ao alcance das mãos.

Além das buscas generalizadas, plataformas como o LinkedIn permitem que qualquer pessoa se conecte com um expert em determinado assunto e acompanhe todas as novidades em tempo real.

Produtividade móvel

A mobilidade urbana é um problema mundial, assim como o alto volume de tarefas acumuladas pelas pessoas. Elas precisam ter acesso aos sistemas e ferramentas de trabalho em qualquer lugar, seja em meio ao trânsito dentro do ônibus, ou em um coworking mais próximo da sua residência.

Trabalho em equipe

Outra importante tendência do futuro do trabalho, que já podemos encontrar em empresas mais maduras na gestão de pessoas, é a mudança na ótica do trabalho em equipe. Os times estão mais integrados e colaborativos, mesmo atuando de forma remota. Três aspectos merecem destaque nessa temática, e eles estão listados a seguir.

Projetos e equipes virtuais

A internet rompeu as barreiras físicas que impediam as empresas de contar com alguns profissionais em suas equipes. Hoje, os projetos podem ser desenvolvidos totalmente de forma virtual, com equipes formadas por pessoas em diferentes localidades e até mesmo em outros fusos horários. As ferramentas de gestão de equipes remotas permitem que gestores e colaboradores atuem em perfeita sintonia.

Reuniões à distância

As reuniões à distância já fazem parte do cotidiano, até mesmo, de empresas ainda tradicionais. A comunicação entre diferentes filiais e os encontros com clientes são feitos por meio de plataformas digitais, ou mesmo em salas de reuniões alugadas sob demanda em espaços compartilhados.

Comunidade de colaboradores

Uma das principais diferenças entre as equipes das empresas antigas para as que estão sendo formadas no espaço de trabalho moderno é o senso de comunidade. Os profissionais se unem em torno de valores que nutrem em comum, o que tem um peso e uma força muito maiores do que uma simples assinatura em um contrato de trabalho.

Até mesmo o uso de salas privativas em coworkings tem ampliado as redes de relacionamentos entre empresas de setores similares ou mesmo distintos. Soluções são desenvolvidas em conjunto para atender tanto os clientes finais quanto outras empresas.

Análise de dados

Se estamos falando em tecnologia, não podemos deixar de mencionar a análise de dados. Os sistemas geram informações mais completas e permitem sejam analisadas de ângulos mais variados. As empresas precisam investir cada vez mais na qualidade dessas ferramentas e no uso adequado de cada uma delas.

Entre os pontos mais importantes sobre esse tema, destacamos alguns que são muito relevantes para a compreensão do que é um espaço de trabalho moderno.

KPIs e painéis

Os KPIs – Key Performance Indicators ou indicadores chaves de performance – são os instrumentos mais importantes de acompanhamento dos resultados da organização. Além de muito bem definidos, eles devem ser apresentados de forma simplificada.

Os painéis de controle devem trazer dados atualizados em tempo real e visões estratégicas acerca do negócio e de seus concorrentes.

Insights de colaboradores

O movimento colaborativo dos profissionais gera uma fonte muito mais rica de novas ideias. As empresas que mantém seus colaboradores engajados e motivados nutrem sua base de conhecimento e estimulam o surgimento de insights de maior impacto para o negócio.

São profissionais especializados encontrando novas soluções para a melhoria dos produtos e serviços oferecidos aos clientes.

Insights organizacionais

Esse mesmo movimento da comunidade de colaboradores transforma a relação organizacional como um todo. Acontece um fortalecimento da cultura e as ideias surgem não apenas voltadas para os clientes externos, mas também para os internos. As melhorias são percebidas no engajamento e produtividade dos profissionais.

O espaço de trabalho moderno, segundo o guia da Microsoft, se resume a integrar tecnologia com a gestão humanizada dos colaboradores. Isso envolve estimular a criatividade, permitir flexibilidade e mobilidade, além de proporcionar um ambiente mais colaborativo para os profissionais. Pense em como tudo isso pode ser aplicado em sua empresa e dê início a uma nova fase!

Esperamos que tenha gostado deste conteúdo tanto quanto gostamos de escrevê-lo para você! Aproveite que está em busca de mais informações sobre novas formas de trabalho e baixe este e-book que explica tudo sobre o que é cowoking!

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.

7 dicas para ter mais economia durante o mês na empresa

Empresas

Que atire a primeira pedra o empresário que não deseja saber como ter economia durante o mês na empresa! Afinal, as despesas para manter uma organização aberta são muitas e parecem que só aumentam, não é mesmo?

Tendo consciência desse cenário e buscando uma forma de auxiliar você a ser mais econômico, criamos uma lista com 7 dicas que podem ajudar a sua empresa a diminuir os gastos. Está interessado em saber quais são elas? Então é só continuar lendo. Vamos lá?

1. Descubra onde economizar

O primeiro passo para conseguir fazer economia durante o mês é saber onde é possível gastar menos. Parece difícil? Pode até não ser uma das tarefas mais fáceis, mas nada impossível de ser realizado, desde que se tenha dedicação para identificar os gastos desnecessários.

Se você faz um bom controle dos processos e pratica bem o fluxo de caixa, deve ter mapeadas todas as suas receitas e despesas, concorda? Então basta verificar as que são muito elevadas e pensar em alternativas para cortá-las.

2. Aposte nos planos de telefonia empresariais

Você tem uma rede de colaboradores que trabalha em diferentes localidades e precisa muito se comunicar entre eles e com clientes? Se for pagar as ligações telefônicas de todos os seus funcionários que utilizam os celulares pessoais no trabalho, por exemplo, o prejuízo pode ser grande!

É por isso que apostar nos planos de telefonia empresariais é a melhor alternativa para quem deseja fazer economia durante o mês. Esses pacotes oferecidos pelas operadoras têm diversas vantagens, como a não cobrança de ligações entre os números de um mesmo grupo.

3. Tenha um plano de internet adequado

Além da telefonia, também é interessante que você tem um plano de internet satisfatório e que funcione não apenas na sede da empresa, mas também em locais de passagem, como no carro, no ônibus, no trem etc.

Isso é essencial para que se possa comunicar por aplicativos de VoiP, como o Skype e o WhatsApp, sem que seja preciso pagar para isso. É uma boa dica, concorda? Muitas vezes vale mais a pena ter um bom plano de internet do que um plano de telefonia com muitos minutos para falar por ligações tradicionais.

4. Utilize softwares de gestão

A tecnologia está aí para servir como aliada dos gestores das empresas. Por conta disso, utilizar um software de gestão é a chave do sucesso para ter tudo organizado e em ordem na sua empresa.

Esses programas têm funções diversas, como o fluxo de caixa, o controle de estoque etc. Todas essas atividades, quando automatizadas, não ficam reféns de possíveis erros humanos, que acontecem com bastante frequência.

Isso evita o retrabalho, que pode ser muito custoso para as empresas! Além do mais, os colaboradores ficarão mais livres para o desenvolvimento de mais atividades estratégicas e menos tarefas operacionais.

5. Economize em energia elétrica

O uso incontrolado da energia elétrica é outro vilão para muitas companhias. Por isso, também é recomendado que se busquem meios de diminuir essa despesa. Como fazer isso? Existem diversas maneiras!

Abra bem as janelas e aproveite ao máximo a energia solar nos dias de Sol. Também desenvolva o hábito de apagar as luzes sempre que sair de uma peça e não tiver ninguém no local.

Outra boa prática é não deixar equipamentos em stand-by, os tirando da tomada quando forem desligados. Também evite o uso do ar-condicionado todos os dias! Deixe apenas para quando realmente for muito frio ou muito calor, abrindo as janelas para que a temperatura se mantenha agradável.

6. Tenha cuidados na hora do cafezinho

É na hora do cafezinho que surgem as grandes ideias, concorda? Por isso, cortar o café está fora de cogitação, mas você pode ter sim o cuidado de não usar copos descartáveis. Além de custarem dinheiro para a empresa, eles também são muito prejudiciais para o meio ambiente.

Nossa dica é que todos os colaboradores da empresa levem uma caneca para beber café, chá ou a bebida de sua preferência. A própria empresa pode realizar um investimento e fazer recipientes personalizados para os colaboradores.

A ideia é que se use uma caneca de porcelana, que seja lavada e guardada para uso posterior. Os copinhos plásticos devem continuar sendo comprados apenas para oferecer um cafezinho para os clientes, quando eles visitarem a empresa.

6. Observe o seu regime de tributação

Você sabe se a sua empresa está no Lucro Presumido, no Lucro Real ou no Simples Nacional? Caso a tributação não seja correta, você pode estar pagando mais impostos do que realmente necessita.

É uma boa prática buscar mais informações sobre isso junto ao seu contador e, sempre que possível, migrar para o Simples Nacional, que cobra menos impostos e eles ainda podem ser quitados por meio de uma única guia.

Para quem tem um faturamento inferior a R$ 80 mil, é recomendado ser um Microempreendedor Individual (MEI). Mesmo nessa modalidade é permitido contratar até dois funcionários e pagar apenas uma guia mensal de baixo custo, em vez de altos impostos.

7. Adote o uso de coworkings

Ter uma sede física pode não ser mais tão vantajoso para uma empresa, principalmente pelo fato de as equipes remotas já serem uma realidade. Não é difícil de encontrar empresas que têm filiais em várias cidades ou colaboradores que atuam em regime home office em diferentes municípios.

Os coworkings são ideais para esse tipo de companhia com estrutura descentralizada. Isso porque não se têm gastos fixos, com energia, telefone, internet, aluguel, entre outras. Tudo é compartilhado entre todos os frequentadores do local! Outra vantagem são as salas privativas, com muitos recursos para reuniões online ou presenciais.

Nos escritórios compartilhados também se economiza com funcionários! Esses locais, em sua maioria, oferecem serviços de secretaria. Há recepcionistas que atendem ligações telefônicas, anotam recados, recebem encomendas, dão informações para clientes etc.

Gostou das nossas dicas para ter mais economia durante o mês na sua empresa? Então coloque tudo em prática o mais breve possível!

E que tal começar conhecendo mais sobre os coworkings? Aprenda mais sobre eles agora mesmo, com um material superinteressante desenvolvido pelo BeerOrCoffee.