economia durante o mês

7 dicas para ter mais economia durante o mês na empresa

Empresas

Que atire a primeira pedra o empresário que não deseja saber como ter economia durante o mês na empresa! Afinal, as despesas para manter uma organização aberta são muitas e parecem que só aumentam, não é mesmo?

Tendo consciência desse cenário e buscando uma forma de auxiliar você a ser mais econômico, criamos uma lista com 7 dicas que podem ajudar a sua empresa a diminuir os gastos. Está interessado em saber quais são elas? Então é só continuar lendo. Vamos lá?

1. Descubra onde economizar

O primeiro passo para conseguir fazer economia durante o mês é saber onde é possível gastar menos. Parece difícil? Pode até não ser uma das tarefas mais fáceis, mas nada impossível de ser realizado, desde que se tenha dedicação para identificar os gastos desnecessários.

Se você faz um bom controle dos processos e pratica bem o fluxo de caixa, deve ter mapeadas todas as suas receitas e despesas, concorda? Então basta verificar as que são muito elevadas e pensar em alternativas para cortá-las.

economia durante o mês

2. Aposte nos planos de telefonia empresariais

Você tem uma rede de colaboradores que trabalha em diferentes localidades e precisa muito se comunicar entre eles e com clientes? Se for pagar as ligações telefônicas de todos os seus funcionários que utilizam os celulares pessoais no trabalho, por exemplo, o prejuízo pode ser grande!

É por isso que apostar nos planos de telefonia empresariais é a melhor alternativa para quem deseja fazer economia durante o mês. Esses pacotes oferecidos pelas operadoras têm diversas vantagens, como a não cobrança de ligações entre os números de um mesmo grupo.

3. Tenha um plano de internet adequado

Além da telefonia, também é interessante que você tem um plano de internet satisfatório e que funcione não apenas na sede da empresa, mas também em locais de passagem, como no carro, no ônibus, no trem etc.

Isso é essencial para que se possa comunicar por aplicativos de VoiP, como o Skype e o WhatsApp, sem que seja preciso pagar para isso. É uma boa dica, concorda? Muitas vezes vale mais a pena ter um bom plano de internet do que um plano de telefonia com muitos minutos para falar por ligações tradicionais.

4. Utilize softwares de gestão

A tecnologia está aí para servir como aliada dos gestores das empresas. Por conta disso, utilizar um software de gestão é a chave do sucesso para ter tudo organizado e em ordem na sua empresa.

Esses programas têm funções diversas, como o fluxo de caixa, o controle de estoque etc. Todas essas atividades, quando automatizadas, não ficam reféns de possíveis erros humanos, que acontecem com bastante frequência.

Isso evita o retrabalho, que pode ser muito custoso para as empresas! Além do mais, os colaboradores ficarão mais livres para o desenvolvimento de mais atividades estratégicas e menos tarefas operacionais.

5. Economize em energia elétrica

economia durante o mês

O uso incontrolado da energia elétrica é outro vilão para muitas companhias. Por isso, também é recomendado que se busquem meios de diminuir essa despesa. Como fazer isso? Existem diversas maneiras!

Abra bem as janelas e aproveite ao máximo a energia solar nos dias de Sol. Também desenvolva o hábito de apagar as luzes sempre que sair de uma peça e não tiver ninguém no local.

Outra boa prática é não deixar equipamentos em stand-by, os tirando da tomada quando forem desligados. Também evite o uso do ar-condicionado todos os dias! Deixe apenas para quando realmente for muito frio ou muito calor, abrindo as janelas para que a temperatura se mantenha agradável.

6. Tenha cuidados na hora do cafezinho

É na hora do cafezinho que surgem as grandes ideias, concorda? Por isso, cortar o café está fora de cogitação, mas você pode ter sim o cuidado de não usar copos descartáveis. Além de custarem dinheiro para a empresa, eles também são muito prejudiciais para o meio ambiente.

Nossa dica é que todos os colaboradores da empresa levem uma caneca para beber café, chá ou a bebida de sua preferência. A própria empresa pode realizar um investimento e fazer recipientes personalizados para os colaboradores.

A ideia é que se use uma caneca de porcelana, que seja lavada e guardada para uso posterior. Os copinhos plásticos devem continuar sendo comprados apenas para oferecer um cafezinho para os clientes, quando eles visitarem a empresa.

6. Observe o seu regime de tributação

Você sabe se a sua empresa está no Lucro Presumido, no Lucro Real ou no Simples Nacional? Caso a tributação não seja correta, você pode estar pagando mais impostos do que realmente necessita.

É uma boa prática buscar mais informações sobre isso junto ao seu contador e, sempre que possível, migrar para o Simples Nacional, que cobra menos impostos e eles ainda podem ser quitados por meio de uma única guia.

Para quem tem um faturamento inferior a R$ 80 mil, é recomendado ser um Microempreendedor Individual (MEI). Mesmo nessa modalidade é permitido contratar até dois funcionários e pagar apenas uma guia mensal de baixo custo, em vez de altos impostos.

7. Adote o uso de coworkings

BHZ Coworking, em Belo Horizonte/MG

Ter uma sede física pode não ser mais tão vantajoso para uma empresa, principalmente pelo fato de as equipes remotas já serem uma realidade. Não é difícil de encontrar empresas que têm filiais em várias cidades ou colaboradores que atuam em regime home office em diferentes municípios.

Os coworkings são ideais para esse tipo de companhia com estrutura descentralizada. Isso porque não se têm gastos fixos, com energia, telefone, internet, aluguel, entre outras. Tudo é compartilhado entre todos os frequentadores do local! Outra vantagem são as salas privativas, com muitos recursos para reuniões online ou presenciais.

Nos escritórios compartilhados também se economiza com funcionários! Esses locais, em sua maioria, oferecem serviços de secretaria. Há recepcionistas que atendem ligações telefônicas, anotam recados, recebem encomendas, dão informações para clientes etc.

Gostou das nossas dicas para ter mais economia durante o mês na sua empresa? Então coloque tudo em prática o mais breve possível!

E que tal começar conhecendo mais sobre os coworkings? Aprenda mais sobre eles agora mesmo, com um material superinteressante desenvolvido pelo BeerOrCoffee.

escritório para minha empresa

Guia prático: como encontrar um escritório para minha empresa

Empresas

A rotina de trabalho pode ser bastante desgastante, principalmente quando o local escolhido para abrir o negócio não está mais agradando. Se você está passando por essa situação, já deve ter se perguntado: será que é o momento de encontrar um novo escritório para minha empresa?

Muitos aspectos podem gerar essa dúvida, e a maioria deles está relacionada a um momento de mudança em outra área do negócio. Seja para alcançar novos mercados, seja para conter os custos em um momento mais delicado, um novo escritório pode fazer toda a diferença.

Se você já começou a pensar sobre esse assunto e precisa de uma ajuda para escolher o local ideal para a sua empresa, confira as dicas que trouxemos neste artigo!

Entenda o que o seu negócio precisa para crescer

Antes de sair em busca de um novo espaço é essencial entender a fundo o que o seu negócio realmente precisa para a nova fase. Listamos abaixo os pontos mais relevantes, que não podem ficar de fora dessa análise.

Boa localização

A localização é um dos fatores que influenciam bastante em determinados tipos de negócios. É preciso garantir que ela atenda aos principais envolvidos, como clientes, fornecedores e colaboradores. Cada negócio tem suas características, por isso a avaliação deve ser individualizada.

Áreas centrais e regiões comerciais são ótimas escolhas, visto que permitem melhor acesso e contam com diferentes tipos de comércios no entorno. A princípio, quanto mais próximo e mais fácil para os clientes, melhor. Sempre se pergunte “qual é o melhor local para um escritório para minha empresa?” baseando-se no seu mercado de atuação.

escritório para minha empresa

Estímulo à criatividade

A criatividade é uma característica que muitos associam apenas às áreas voltadas para a inovação. Mas, na verdade, ela é fundamental em qualquer tipo de trabalho. Um ambiente sem estímulos gera uma queda no ânimo dos colaboradores e isso impacta diretamente no nível de produtividade.

Por outro lado, um local que estimula a criatividade melhora o clima organizacional, gerando mais engajamento e comprometimento por parte dos colaboradores. As equipes que atuam diretamente com criação e inovação são ainda mais beneficiadas.

Ambiente reservado para atividades mais focadas

Assim como o estímulo criativo é fundamental, um espaço privativo, para momentos de foco e concentração, pode ser necessário. Atividades como análise de relatórios, reuniões com clientes e conferência de contas demandam uma atenção especial. Distrações podem gerar erros graves e até mesmo prejuízos.

Backoffice eficiente

Toda empresa precisa de um backoffice eficiente. Atividades corriqueiras, como manter o ambiente limpo, recepcionar clientes e visitantes e organizar a agenda das salas de reunião não são parte do foco do negócio, mas atrapalham bastante o andamento da rotina quando deixam de ser bem-feitas.

Trata-se de um custo que não pode ser ignorado ou cortado da empresa. Mesmo que seja pequena e tenha poucos funcionários, essas funções continuam existindo e alguém terá que desempenhá-las.

Escolha um formato de trabalho mais eficiente

Estamos começando a era do futuro do trabalho. As formas de atuar no mercado estão mais diversificadas. Empresas e profissionais se beneficiam dessa flexibilidade e você pode aproveitar o momento para adotar algumas mudanças nessa questão.

Veja quais são os formatos de trabalho mais utilizados atualmente.

Equipes tradicionais

As equipes tradicionais são aquelas que estão alocadas no escritório da empresa. Todos os dias, os colaboradores precisam estar presentes no local para exercerem suas funções. Atividades de produção e fabricação exigem esse tipo de formato, já que existe todo um maquinário a ser operado.

Equipes alocadas em clientes

Empresas que prestam serviços ou desenvolvem projetos diretamente nos clientes podem ter parte de suas equipes alocadas nos seus respectivos espaços. Os profissionais atuam nas dependências do cliente e os gestores precisam acompanhar a execução das tarefas de forma remota.

Equipes remotas

Equipes e profissionais podem atuar de forma remota sem estarem diretamente alocados em um cliente. É uma das formas de trabalho que mais cresceu nos últimos anos, desde que a evolução da tecnologia permitiu a mobilidade e a acessibilidade maior das pessoas, principalmente com a ajuda da internet.

Os profissionais podem trabalhar de casa, de um escritório compartilhado (coworking) ou mesmo de escritórios remotos. Fazem parte desse tipo de trabalho:

  • colaboradores em home office;
  • freelancers;
  • equipes instaladas em coworkings;
  • equipes que iniciam uma nova filial.
escritório para minha empresa

Flexibilidade de formatos de trabalho

Cada um dos formatos atende a uma demanda específica e eles não precisam – nem devem – ser utilizados sozinhos. A empresa determina quais cargos são mais adequados para cada tipo de formato e isso ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade.

Avalie os custos do novo escritório de forma mais ampla

Uma questão muito importante é que todo empresário está sempre focado em redução de custos e aumento de margem de lucros. Isso é normal e saudável, desde que esses cálculos estejam sendo feitos da forma certa.

É bastante comum deixar de fora alguns fatores muito importantes que influenciam nos custos e na economia que a empresa poderia fazer. Por isso, existem alguns pontos importantes para que você volte sua atenção na hora de pensar nas contas do seu negócio.

Infraestrutura

Se a sua ideia inicial é encontrar um escritório novo para alugar, tenha em mente os seguintes custos:

  • aluguel do espaço;
  • contas de água, energia e internet;
  • reforma;
  • mobiliário das estações de trabalho e salas de reunião;
  • equipamentos para as salas de reunião;
  • equipe de apoio.

Além desses, pense em tudo o que poderia gerar um novo custo, mesmo que pequeno. Se a sua empresa não utiliza umespaço decoworking e tem que arcar com tudo isso sozinha, esteja ciente do tamanho do desafio que está prestes a enfrentar.

Equipe de apoio

Os custos com a equipe de apoio merecem um destaque especial. Apesar de serem cargos com valores de salário mais baixos em relação àqueles mais voltados para o foco do negócio, eles são essenciais para manter uma boa rotina no escritório.

Estamos falando de recepcionista, faxineira, copeira e técnico de manutenção. Sem eles, coisas básicas, como um café ou a organização da agenda das salas de reunião, podem ficar descontroladas e gerar muitos transtornos.

escritório para minha empresa

Espaços ociosos

Por fim, há os espaços ociosos, geralmente esquecidos pelos empresários, mas uma excelente forma de economizar nos custos fixos da empresa. São locais subutilizados, pelos quais a empresa paga pelo aluguel e por toda a estrutura montada.

O melhor exemplo são as salas de reunião. Enquanto não estão sendo utilizadas, elas são espaços que não geram receita para o negócio. Nesse ponto, a locação até poderia ser uma alternativa, mas nem todo tipo de empresa consegue adotar essa prática.

Depois de passar por todas essas dicas, a mudança para um novo escritório será muito mais objetiva. Você conseguirá determinar com mais clareza os rumos que a empresa deve seguir e qual tipo de escolha será a mais adequada para atender esse momento do negócio.

Antes de se mudar para qualquer lugar, experimente uma diária em um dos escritórios compartilhados do BeerOrCoffee. São mais de 800 espaços no Brasil inteiro e você pode levar a sua equipe para fazer esse teste junto com você. Aproveite essa oportunidade, agende sua diária gratuitamente!

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.