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Como acolher e receber bem os clientes no seu coworking

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Mais do que conquistar clientes no seu coworking, é preciso retê-los. Afinal de contas, é interessante para você não ter cadeiras vazias, não é mesmo? Para isso, uma das etapas é acolher e receber bem.

Já ouviu falar que a primeira impressão é a que fica? Pois bem, esse ditado faz muito sentido. De nada adiantará ter um ótimo marketing e oferecer um espaço compartilhado bem equipado e confortável se o cliente não for bem recebido.

Obviamente, é possível reverter um mau sentimento do primeiro instante que eventualmente pode acontecer. Contudo, o ideal é que isso não ocorra e, para tanto, é necessário investir em uma boa recepção.

Sabemos que essa questão pode ser difícil para alguns profissionais, pois nem todo mundo tem o “dom” de receber as pessoas. Pensando nisso, resolvemos trazer este post. Aqui, contamos algumas dicas de como recepcionar os clientes no seu coworking e fazer com que eles voltem sempre. Confira!

Dê as boas-vindas

Ao chegar em um lugar novo, é comum ficar perdido até se acostumar com o ambiente, e essa sensação pode ser desconfortável. Quando se fala em espaço de trabalho compartilhado, é possível que algumas pessoas imaginem um local sisudo, mas sabemos que não precisa ser assim.

Tendo em vista que se sentir bem no local de trabalho é fundamental para a produtividade, essa questão não deve ser ignorada no coworking. Dessa maneira, é interessante dar as boas-vindas ao novo cliente para quebrar o gelo e deixá-lo mais à vontade.

Independentemente se o cliente é novo ou já utilizou o espaço antes, trate-o com muita cordialidade e consideração. Para isso, além do cumprimento habitual, pode-se perguntar como está e demonstrar interesse em seu trabalho, por exemplo.

Lembrando de não ultrapassar os limites da intimidade. Há pessoas que não gostam de muito papo, então é necessário perceber se esse é o caso ou não do cliente, antes de continuar a conversa breve.

Confirme a reserva

Assim que o cliente chegar, após as boas-vindas, confira a reserva no painel Meu Coworking. Verifique o nome e a data da reserva para fazer o check-in. Esse passo é importante para resguardar tanto a empresa quanto o cliente. Portanto, esteja sempre atento a todos os dados para não haver problemas mais tarde.

Passe as informações básicas

Algo muito importante, mas que pode ser esquecido durante as boas-vindas, é passar as informações básicas para que o cliente possa trabalhar e desfrutar do espaço. A seguir, confira um pequeno check-list:

Lembre-se de informar a rede e a senha do wi-fi para que o cliente não precise ir até a recepção depois de se acomodar no espaço para pedir esses dados;
Mostre onde ele pode buscar água, café e chá. Como dissemos, há pessoas que ficam com vergonha e podem se sentir acanhadas de perguntar;
Avise a quem o cliente pode recorrer, caso precise de algum suporte. Isso porque um coworking está suscetível aos mais diversos problemas, como falha no equipamento ou na internet, defeito em algum mobiliário e outros.

Apresente o espaço

Por mais que no site tenha as fotos do seu espaço de trabalho compartilhado, é fundamental que você o mostre para o novo cliente. Algumas pessoas têm vergonha de explorar o lugar por conta própria e podem não se sentir à vontade para utilizar todos os ambientes.

Dessa forma, há probabilidade delas não gostarem do local e procurarem outro em que se sintam mais confortáveis. Para evitar isso, faça questão de levar o novo cliente para um tour pelo lugar.

Apresente onde fica a copa, a cozinha, os banheiros e as áreas comuns onde ele pode circular dentro do coworking. Assim, ele se sentirá melhor acolhido e confortável para utilizar o espaço.

Exponha os diferenciais

Os coworkings podem até ter estruturas semelhantes — escritórios equipados, salas de reunião, área de reunião etc. —, mas não são todos iguais. Cada um tem seus diferenciais que o fazem mais especial. Quais são os benefícios do seu?

Muitas vezes, as pessoas escolhem o espaço que mais atende a sua necessidade, mas não procuram saber quais as demais vantagens que o lugar oferece. Portanto, enquanto apresenta o local, faça questão de explicar sobre os diferenciais, como eventos para membros, serviço de secretariado, acessibilidade para cadeirantes, entre outros.

Assim, mesmo que o cliente não precise desses diferenciais no momento, pode ser que necessite no futuro ou conheça alguém que se interesse. Então, seu espaço vira referência para ele.

Explique as “regras da casa”

As normas de utilização de espaço compartilhado devem estar explícitas para evitar qualquer tipo de equívoco que pode resultar em problemas. Imagine um cliente que leva o seu pet para o coworking que não aceita animais? Ou, ainda, uma pessoa que fuma em um ambiente inapropriado?

Essas são situações bem chatas, mas que podem ser prevenidas. Por mais que as regras estejam escritas em seu site ou regulamento, é interessante que você tenha essa conversa e reforce as normas.

Aliás, é um ótimo momento para abrir espaço para tirar qualquer dúvida que o cliente tenha sobre as regras ou outro assunto.

Devemos lembrar que o trabalho híbrido é uma tendência e será a opção adotada por diversas grandes empresas pelo mundo para a volta ao escritório. Unindo o trabalho remoto e o presencial, essa modalidade prevê dias de atividades presenciais na sede alternados com outras a distância.

Dessa forma, o colaborador pode escolher onde e como gostaria de trabalhar. Nesse sentido, a procura pelos coworking aumenta. Isso porque os escritórios flexíveis são muito mais vantajosos para a empresa e funcionário do que manter salas e prédios comerciais.

Portanto, não deixe de focar no bom atendimento e em receber bem os clientes no seu coworking para garantir uma boa reputação. Consequentemente, esse diferencial pode ajudar a conquistar uma clientela ainda maior e crescer o seu negócio.

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Texto escrito exclusivamente para o BeerOrCoffee, por Renata Nogueira, produtora de conteúdo para a web e redatora.

6 principais tendências para a vida profissional em 2021

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“Quem teve a ideia de cortar o tempo em fatias, a que se deu o nome de ano, foi um indivíduo genial. Industrializou a esperança fazendo-a funcionar no limite da exaustão.

Doze meses dão para qualquer ser humano se cansar e entregar os pontos. Aí entra o milagre da renovação e tudo começa outra vez, com outro número e a vontade de acreditar que daqui para adiante vai ser diferente”.

O poema “Cortar o tempo”, de Roberto Pompeu de Toledo, nos faz refletir sobre a importância de termos ciclos com início, meio e fim em nossa vida. Ele demonstra a relevância de nos renovarmos, reciclarmos as nossas ideias e assim não chegarmos ao limite da exaustão. Isso vale tanto para a vida profissional, quanto para a pessoal.

Então, mesmo com todas as adversidades por conta da pandemia, você pode se destacar na vida profissional neste ano. Neste texto, trouxemos 6 tendências que podem ser seguidas na sua vida profissional, em 2021. Acompanhe!

1. Contratação via aplicativos

É cada vez mais comum a contratação de profissionais várias áreas por meio de aplicativos. Quem popularizou essa prática foi o Uber, oferecendo serviços de corridas de carro por valores mais acessíveis e qualidade superior aos de táxi.

Porém, os motoristas já não têm exclusividade em oferecer serviços por app. Atualmente, é possível contratar diaristas, encanadores, eletricistas, marceneiros, profissionais de marketing, advogados, contadores e até mesmo chamar médicos por um aplicativo.

A tendência é que em 2021 essa realidade seja ainda mais presente e que mais pessoas se habituem a prestar e contratar serviços diversos por meio dos apps e plataformas que colocam clientes e profissionais em contato.

2. Ubiquidade na vida profissional

Ubiquidade significa existir concomitantemente em todos os lugares e essa também é uma tendência que deverá ganhar força no ano de 2021. Enquanto no século XX a onipotência humana imperava, no século XXI estamos nos tornando cada vez mais oniscientes e onipresentes.

As ferramentas de atendimento automático, como os chatbots, demonstram como a ubiquidade está cada vez mais presente na vida profissional. Com elas, é possível realizar atividades sem estar necessariamente no mesmo tempo ou lugar das pessoas com que se relaciona.

Qualquer empresa ou trabalhador autônomo pode criar uma conta no WhatsApp Business, por exemplo. Assim, mensagens automáticas podem ser criadas para responder a dúvidas frequentes dos clientes, mesmo que elas sejam enviadas fora do horário comercial. Isso é ser ubíquo.

3. Prática do BYOD nas empresas

BYOD é uma sigla em inglês para “Bring Your Own Device”, que traduzida para o nosso idioma significa “traga o seu próprio dispositivo”. Trata-se de uma metodologia cada vez mais utilizada por organizações de diversos segmentos.

A ideia é que os colaboradores das empresas possam utilizar os seus próprios dispositivos, como smartphones e tablets, e otimizam a vida profissional. Porém, para que isso aconteça de forma adequada, uma série de políticas precisam ser implementadas para que ocorram benefícios para ambas as partes.

Um exemplo prático do BYOD pode ser observado quando um jornalista utiliza o seu próprio smartphone para fazer a gravação em áudio de uma entrevista. Assim, ele não precisa dispor de um equipamento do veículo de comunicação em que trabalha para desenvolver as suas atividades.

É claro que uma grande indústria não pode obrigar um operário a comprar uma máquina que custa milhares de reais, mas se for preciso utilizar o smartphone para alguma operação, não haverá problema. Hoje em dia é praticamente impossível encontrar alguém que não utilize os equipamentos digitais em sua rotina.

4. Conservação do meio-ambiente

Tragédias ambientais, como o recente rompimento de uma barragem em Brumadinho — MG, têm feito com que as pessoas e empresas cada vez mais fiquem atentas para as questões que envolvem a conservação dos recursos naturais.

Dentro desse contexto, será cada vez mais comum que tenhamos que mudar velhos hábitos nas organizações. Além disso, os próprios clientes estão mais conscientes e cobrando posturas sustentáveis das empresas com as quais fazem negócios.

Ações simples do dia a dia, como cada colaborador levar a sua caneca para o trabalho, em vez de usar copos plásticos descartáveis, ajudam para que o meio ambiente seja conservado. Afinal, se cada um fizer a sua parte teremos um resultado muito mais positivo, concorda?

5. Trabalho remoto

Com a pandemia da Covid-19, o trabalho remoto foi adiantado em cerca de 10 anos. Da noite para o dia, milhares de profissionais passaram a trabalhar de lugares que não necessariamente são o escritório tradicional.

O trabalho remoto gera economia para as organizações, que não precisam gastar pagando vale-transporte para os funcionários, por exemplo.

As ferramentas tecnológicas, como os softwares em nuvem e as plataformas online, também contribuem para que as atividades da vida profissional feitas em casa sejam tão eficientes quanto o serviço feito na sede da empresa.

6. Uso de coworkings

Os coworkings são escritórios compartilhados em que profissionais de diversas áreas dividem o mesmo espaço para desenvolver as suas atividades de trabalho. Esse modelo está em constante crescimento e deve ser acentuado em 2021.

Nos escritórios compartilhados, os profissionais liberais podem receber clientes para reuniões, organizar eventos, desenvolver treinamentos ou simplesmente utilizarem as estações e demais recursos para efetuarem as suas atividades.

Profissionais que trabalham no esquema home office e que sentem falta de um ambiente em que possam interagir com outras pessoas também podem se beneficiar com os coworkings.

Esses espaços já estão presentes em diversas capitais e grandes centros urbanos brasileiros. Na rede do BeerOrCoffee, por exemplo, já são mais de centenas de espaços de trabalho compartilhados.

Essas são algumas das principais tendências para a vida profissional em 2021. Você está preparado para elas? Lembre-se de que é importante estar sempre alinhado com o que está em alta no mercado e assim conquistar uma carreira de sucesso.

Se você se identifica com essas ideias, aproveite para conhecer o OfficePass, o programa de assinatura do BeerOrCoffee que permite que você e sua equipe tenham acesso a todos espaços de trabalho da rede.

Texto escrito por Lucas Flores, Relações Públicas e mestre em Letras, Cultura e Regionalidade. Desde 2013, trabalha com produção de conteúdo para web e há cerca de um ano trocou o interior do RS pela capital Porto Alegre.