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Reuniões produtivas, como tê-las?

Networking

Quando ouvimos uma palavra como reunião, sequer pensamos em sua definição. Afinal, é uma palavra muito presente em nossa rotina, portanto, muito conhecida. Mas, será que conhecemos mesmo seu significado? E reuniões produtivas, conhecemos bem também?

De acordo com o dicionário, reunião é ação de reunir, de unir o que estava disperso, separado. Reunião dos produtos para a realização do projeto. Você pode estar pensando: é exatamente essa a definição que tenho. Ok! Então temos que nos fazer outra pergunta. Será que estamos “unindo os pontos de dispersão” ou estamos reunindo pessoas (usufruindo do seu tempo) para fazer reuniões produtivas?

Chega de improdutividade: 5 formas de fazer reuniões produtivas

Enumerar já é uma forma de fazer aquele encontro profissional render. Enumere as prioridades. Enumere a pauta que precisa ser discutida. Enumere as funções que cada um vai assumir. Enumere os prazos de entrega. Entendido a importância de criar enumerações para sua reunião, vamos aos itens (enumerados!) que vão te ajudar a ter reuniões produtivas.

Tenha sempre um líder/mediador

Esta pessoa será responsável por fazer a reunião seguir o que está previsto nas suas listas. Se alguém começar a dispersar demais do assunto proposto, ele é quem vai chamar todos para o foco novamente.

2. Horário é uma coisa séria

Estipule o horário de início e fim da reunião. Para que ela seja de fato produtiva, o líder/mediador deve estar atento ao horário, sinalizando em alguns momentos o tempo que falta. Isto não é para controlar as falas, mas sim otimizá-las. Um ótimo controle para reuniões produtivas

3. Briefing, Planejamento e Ata

Esses três documentos são essenciais para garantir a produtividade da reunião. O Briefing deve ser feito por quem solicitou o evento e compartilhado com os participantes, assim todos têm noção dos objetivos. Planejamento de horários e temas para otimizar o tempo das discussões e uma ata para que no pós reunião os assuntos não se percam.

4. Delegue responsabilidades

Ao fim da reunião faça um documento de próximos passos. Não confunda este documento com a ata. Aqui o objetivo é ser prático: definir as próximas ações e delegar responsabilidades é uma forma de garantir a efetividade na execução do que foi alinhado.

5. Desliguem os celulares

A última, mas não menos importante, dica para reuniões produtivas: mantenham os celulares desligados. O poder de dispersão pelo uso do celular nos momentos indevidos é o mal do século. Quanto mais concentrados os participantes estiverem, mais rápida e objetiva será a reunião. Produtividade está diretamente ligado a entrega, foco, dedicação para o momento.

Quem é você em uma reunião?

Você é um freelancer? Um fornecedor? Um cliente? Uma liderança com equipe externa? Para cada um desses – e tantos outros perfis – a reunião tem um peso diferente. Enquanto em alguns casos a escolha do local faz toda diferença, para outros o tempo de duração da reunião é o que mais impacta.

As dicas que demos acima, para fazer reuniões produtivas, se aplica a todos os perfis. Mas como dissemos, com pesos diferentes. Um freelancer, por exemplo, no seu primeiro contato com o cliente, não vai exigir que o mesmo não use o celular durante o encontro. Afinal ele sequer conhecer a rotina de quem está contratando. Mas pode se programar para fazer a reunião render ao máximo, aproveitar cada segundo ao lado do cliente para extrair todas as informações que lhe for pertinente.

Já um profissional que tem equipe alocada em lugares diferentes, precisa alinhar com todos os participantes formas de manter a conexão, o foco. Ou seja, a regra de celular desligado é essencial. Em contrapartida, planejar o encontro, compartilhar esse planejamento com antecedência e fazer uma espécie de ata da reunião é imprescindível.

Para quem é autônomo, ou mesmo tem um escritório, mas busca um lugar diferente e apropriado para uma reunião estratégica, os coworkings são boas pedidas. Infraestrutura, localização acessível, salas que atendem grupos de tamanhos diversos, entre outras especificidades, são características que variam de um coworking para outro.

Se você nunca viveu experiências dentro de um escritório compartilhado, fica aqui nossa dica. Não precisa ser um contrato de longo tempo, pode ser apenas com o foco em algumas reuniões produtivas, por exemplo. Então, olhe para sua vida profissional, entenda suas necessidades e corra atrás das tendências mercadológicas que vão fazer toda a diferença.

Ah! E depois conta pra gente!

Até a próxima! 🙂

Escritório compartilhado ou sala privativa?

coworking

Coworkings: um revolucionário modelo de trabalho, onde o profissional tem flexibilidade e fica exposto a um cenário de intensa criatividade e inovação. Com esta definição, sem dúvidas, trata-se de algo que gera curiosidade, inquietação e a sensação de que se restringe um grupo seleto. Pois é aí que você se engana e começa o melhor de tudo. Os coworkings são escritórios democráticos. Seja com ambientes coletivos compartilhados ou sala privativa para quem precisa de concentração máxima.

Vamos falar mais sobre isto, agora!

Momento ideal para aderir ao coworking

Sim, existe um momento ideal para aderir ao universo dos escritórios compartilhados. Esse momento é quando você se sente pronto para expandir seus horizontes. Fazer networking. Expandir as fronteiras. Ou simplesmente começar uma nova experiência. Muitos têm a impressão de que os coworkings são espaços exclusivos para uma nova geração de profissões, principalmente aquelas relacionadas à tecnologia. Mas esta verdade não procede.

Do escritório compartilhado à sala privativa, existe espaço para todos os perfis profissionais. E se acima mencionamos que há um momento para aderir a esta tendência, a verdade é que o momento só depende de você.

Um freelancer, por exemplo, pode usar desses espaços para fazer contatos. Seja com potenciais clientes, parceiros ou fornecedores, por exemplo. Ou simplesmente para quando precisam de um espaço para reuniões, call, etc. Já um profissional que tem uma carreira dentro de uma empresa, porém tem um trabalho como autônomo, pode usar esses espaços como suporte para esta extensão profissional.

Para esses casos e para todos os outros uma coisa é fato, a gestão do tempo é fundamental. Otimizar o tempo que se passa dentro de um coworking é fundamental para extrair o melhor desses ambientes. Conhecer os demais coworkers. Utilizar os ambientes a seu favor e dar margem para a inovação e criatividade alcançar novos patamares.

Por qual caminho seguir: escritório compartilhado ou sala privativa?

Depois de decidir aderir um coworking é hora de analisar a melhor forma de trabalho dentro dele. O espaço compartilhado e a sala privativa são duas das opções para atender as necessidades dos mais variados perfis de profissionais que buscam um espaço para desenvolver suas atividades.

Os escritórios compartilhados contam com longas bancadas que abrigam diversos profissionais, empresas e equipes. Já a sala privativa garante um ambiente reservado, como o próprio nome sugere.

Qual o estilo mais combina com você?

Escritórios compartilhados: inspiração, networking, compartilhamento. Essas três palavras definem bem as experiências em dividir sua estação de trabalho com outros profissionais. Trata-se de uma oportunidade única em aprender com pessoas que estão do seu lado. Ou, ainda, ser inspiração para outro coworker.

Se inspirar é uma verdade neste ambiente, fazer networking é uma consequência. Há uma forte tendência em compartilhar informações, ideias e projetos. Lembrando que os coworkings são um recorte do mercado. Ou seja, tem uma amostra de profissionais dos mais diversos segmentos, o que favorece o crescimento daqueles atentos aos colegas de “bancada”.

Sala privativa: foco, infraestrutura, conexão. Esse tipo de ambiente dentro dos coworkings são ideais para quem trabalha em áreas que exigem concentração. Nesses espaços o foco é mantido. Mas sem perder a qualidade de infraestrutura e, ao mesmo tempo conexão com os demais coworkers.

Enquanto nos ambientes compartilhados a conexão é contínua, a sala privativa limita um pouco, mas não impede a expansão do networking. Até porque existem outros espaços onde os coworkers que optam por salas privativas podem se conectar aos demais colegas, como uma sala de reunião, uma área coletiva, cozinha, etc.

Para os nômades digitais, que a cada temporada está em um lugar diferente, a possibilidade de experimentar essas duas opções é uma oportunidade diferenciada. Aliás, não só os nômades. Com a flexibilidade de contratação dos serviços dos coworkings qualquer interessado em passar por essas duas opções podem fazer e aí sim, identificar aquela com a qual mais se identifica.

E você, já se decidiu qual formato melhor combina com você e suas necessidades?