O modelo de trabalho tradicional está cada vez menos presente na rotina das empresas e profissionais. E essa mudança de hábitos e comportamentos também é refletida nos ambientes de trabalho. Por isso, diversas organizações já estão se preparando para os escritórios do futuro.

A evolução tecnológica, as mudanças culturais e o crescimento das cidades também contribuem bastante para que os espaços de trabalho evoluam de acordo com a sociedade.

Mas como serão os escritórios do futuro? É isso que um artigo da Associação de Pesquisa Executiva e Consultores de Liderança — Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC) — tentou responder. E agora vamos resumir os principais pontos apontados. Confira!

Repensando os espaços de escritório para a força de trabalho atual

Essa é uma tendência que já pode ser observada com clareza e que é reafirmada pelo artigo: hoje, o trabalho é flexível, colaborativo e cada vez mais criativo. “Considere tendências como trabalho remoto, videoconferência, computação em nuvem e outras tecnologias disruptivas que afetam os espaços físicos. As organizações estão se afastando dos ambientes tradicionais de escritórios e indo em direção a espaços que refletem como realmente trabalhamos e vivemos.”.

Contudo, essa mudança deve ser feita com cuidado e planejamento. Por isso, muitas empresas estão procurando especialistas no assunto para auxiliá-las nessa questão. O ideal, de acordo com Maja Paleka, fundadora e diretora da Juggle Strategies e especialista em práticas de trabalho flexíveis, é “criar um local projetado de propósito, onde as pessoas sejam muito cuidadosas e objetivas sobre como esse espaço vai nos servir, o que ele vai entregar e para o que foi projetado.”.

Ela diz, ainda, que “às vezes, as organizações se atrapalham é quando a motivação inicial é sobre corte de custos, consolidação de imóveis e coisas assim. Portanto, se você seguir essa perspectiva, nem sempre obterá o resultado certo.”.

É possível perceber, também, a importância da variedade de ambientes dentro de um mesmo escritório. E para isso os espaços de escritórios compartilhados são perfeitos, já que há salas de reunião, escritórios privativos, mesas compartilhadas, lounges, cozinhas compartilhadas e muito mais!

Ambientes em evolução

A flexibilidade é, de fato, o principal fator em comum nos escritórios do futuro. Mas isso não quer dizer que não haja uma grande variedade de opções (muito pelo contrário!). Os espaços de trabalho colaborativos podem surgir de diversas formas e estão mais ligados às funções performadas do que ao espaço físico em si. Veja como:

O escritório aberto

O modelo de gestão vertical está sendo substituído por uma abordagem mais horizontal. Dessa forma, colaboradores e gestores de uma empresa podem conversar no mesmo nível sobre ações e processos. Um dos aspectos que contribui para que isso aconteça é a adoção dos escritórios em plano aberto (ou open space).

Em entrevista à AESC Rowland Hills, diretor de operações da Leathwaite, diz: “Acho que há muito a ser dito por ter uma abordagem muito menos hierárquica que você obtém de um escritório de plano aberto, onde os chefes se sentam com todos com quem trabalham, onde as equipes de projeto podem simplesmente se virar e ter conversas rápidas, onde é fácil entender algo que está acontecendo do outro lado do escritório e participar, se for relevante para você contribuir. E acho que tudo isso é bom no escritório aberto.”.

Bairros

Os espaços abertos evoluem para um conceito ainda maior. A alocação de diversos times em “bairros” de uma empresa. A Microsoft é uma das organizações que adotou este modelo, desde 2016. “Durante décadas, os prédios 16 e 17 consistiam em grande parte em escritórios particulares, mas com a reforma, as paredes literalmente caíram. Agora, todo mundo trabalha em um bairro. Essencialmente, é como o alojamento dos estudantes na fictícia Hogwarts — cada equipe trabalha em sua própria sala comum aberta, que eles foram convidados a personalizar ao seu gosto. Cada equipe também salas dedicadas ao tempo de foco e espaços de reuniões.”.

Trabalho baseado em atividades

Trabalho baseado em atividades é o conceito de funcionários escolhendo entre uma variedade de áreas de trabalho diferentes que melhor suportam o tipo de trabalho que estão realizando em um determinado dia.

Por exemplo, diz Courtney Cotrupe, que é presidente da Partners + Napier, uma agência criativa que concluiu recentemente a construção de um novo espaço: “Para todas as pessoas, na verdade, existem três lugares no prédio onde essa pessoa pode se sentar. E uma parte muito importante de como todo o espaço foi projetado levou aos espaços de reunião para onde nos reunimos como organização, como as pessoas se sentem em suas mesas e às comunidades que criamos em torno de nossos clientes, para que sempre pensemos em seus o negócio.”.

Coworkings e trabalho em equipe

Os ambientes de trabalho são um componente importante para a boa realização de um trabalho em equipe. Desde os escritórios em plano aberto até a disposição dos móveis e materiais, tudo influencia na interação do time. Além disso, em um local em que se sentem confortáveis, os profissionais são mais produtivos ao longo do dia.

“Estamos vendo muito mais, onde você costumava ter um escritório em que o saguão era apenas um salão aberto, ecológico e sem graça, mas agora é um espaço de envolvimento da comunidade. E essa é uma das maiores tendências que estamos vendo em termos de uso do espaço comum ”, diz
Carolyn Trickett, chefe de tecnologia de negócios, gestão de propriedades e ativos da empresa global de serviços imobiliários JLL.

Por isso, muitas empresas estão recorrendo aos escritórios compartilhados. O que nos leva a crer que os escritórios do futuro e os coworkings andam de mãos dadas.

Mobilidade dentro e fora do espaço

Ter a flexibilidade de trabalhar de onde você quiser também pode significar mudar de mesa ao longo do dia. Talvez você comece a manhã sentado em uma mesa compartilhada no coworking. Depois, resolve passar para uma standing desk para esticar as pernas e se movimentar. Ou então pode ser que opte por sentar-se em uma mesa individual em certo momento de maior concentração. Os escritórios do futuro permitem essa movimentação, já que os profissionais podem não ter uma posição fixa se não quiserem.

O que a maioria dos cenários de plano aberto acima argumenta é um design flexível que oferece aos funcionários uma variedade de ambientes nos quais trabalhar, incluindo espaços tranquilos, e concede a eles a liberdade de escolher onde e quando trabalhar.

Tecnologia no trabalho

É importante ressaltar que os escritórios do futuro devem estar 100% alinhados com as evoluções tecnológicas. Mas não basta simplesmente pegar os processos que são executados atualmente e digitalizá-los. As ferramentas devem ser constantemente melhoradas, para que a produtividade e eficiência aumentem cada vez mais.

Por exemplo, James Dellow, diretor da Digital Workplace Company, aponta o erro nas “salas de teleconferência da velha escola que foram adaptadas para videoconferência”. Ele diz: “Vi alguns exemplos terríveis em que você tem uma sala muito longa e em uma videoconferência com um câmera única, esse é apenas um ambiente de trabalho muito ruim. Isso não permitirá que você se transforme, faça a grande mudança para a colaboração de pequenas equipes.”.

A tecnologia no escritório não está apenas nos dispositivos que os funcionários usam para analisar, comunicar ou criar. Está nas próprias paredes. “O surgimento da computação em nuvem significa que a TI está assumindo um papel maior em algumas dessas tecnologias incorporadas que você veria no escritório moderno, por exemplo, salas de reuniões com sistemas de teleconferência”, diz Dellow. “Mas agora há toda uma camada de tecnologia massiva nos próprios edifícios. Também há quase uma digitalização do espaço físico no trabalho.”.

Impactos e resultados

Essas áreas de trabalho intencionais, flexíveis e digitalizadas estão afetando a inovação, a colaboração, a cultura da empresa, o engajamento e a retenção de funcionários e até a sustentabilidade.

A inovação pode ser um dos benefícios do coworking. Segundo Brad Krauskopf, CEO e fundador da Hub Australia, “quando você tem essa diversidade de indústrias, negócios e faixas etárias, isso significa que há muitas oportunidades de inovação. É sabido que reunir pessoas diversas, maneiras de fazer negócios e idéias é essencial para a inovação.”.

Um dos principais fatores de inovação também é a colaboração, que é amplamente aprimorada pela tecnologia disponível no local de trabalho atualizado. Um benefício surpreendente do bom design de escritório é o envolvimento e a retenção de funcionários.

De acordo com o Gensler Research Institute Asia Workplace Survey 2016, “Os funcionários em locais de trabalho equilibrados veem seus gerentes sob uma luz mais positiva, são capazes de se comunicar de maneira mais aberta e honesta, melhor recebem feedback e relatam maior equilíbrio entre vida profissional e satisfação no trabalho. A qualidade dos relacionamentos também é um fator-chave na criação de uma cultura de criatividade e inovação no trabalho.”.

O espaço de trabalho do futuro

Gerações diferentes têm expectativas diferentes que os locais de trabalho competitivos terão que atender. Por exemplo, Christhina Candido, PhD na Universidade de Sydney, diz: “De acordo com relatórios recentes, a força de trabalho milenar espera ter um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, alguns até trocando salários mais baixos em troca de mais dias de folga, para realmente aproveitar a vida um pouco mais. E, é claro, toda a ideia de que o melhor cão fica no escritório da esquina não se aplica mais — onde você se senta em um escritório não define mais sua estatura na organização.”.

Na experiência de Rowland Hills, diretor de operações da Leathwaite, “os jovens em particular esperam muito mais flexibilidade. Eles não querem estar em suas mesas o tempo todo, querem fazer coisas diferentes, querem trabalhar em casa e querem se deslocar – eles querem se levantar às vezes quando trabalham em vez de se sentar, e acho que ser capaz de apoiar as diferentes maneiras pelas quais as pessoas querem trabalhar é muito importante.”.

O espaço de trabalho do futuro é digital

A tecnologia já fornece ferramentas avançadas de comunicação que conectam os espaços de trabalho a clientes e colaboradores em todo o mundo. Qual é o próximo para os escritórios do futuro?

Para Krauskopf, “a realidade virtual finalmente tornará o trabalho remoto verdadeiramente uma norma, porque reduzirá bastante a sensação de isolamento que você ainda tem por ser um trabalhador remoto. Fique atento para ver o que acontece com a realidade virtual”, diz ele.

Fazendo a transição

Qualquer que seja o design de escritório que uma organização escolha (ou crie), a transformação de um espaço de trabalho começa muito antes dos arquitetos e designers começarem seus desenhos. Trickett descreve: “Primeiro, uma fase de análise do que as pessoas estão fazendo, quanto tempo gastam e onde gostam de fazê-lo, ou qual seria o melhor tipo de espaço para se fazer esse trabalho.”.

Para Candido, “ele realmente precisa de um processo prático, onde as vozes são ouvidas, e as pessoas têm a oportunidade de influenciar e moldar esse espaço, na maneira como vêem os negócios no futuro. Há uma oportunidade perdida quando o design não é realmente centrado no usuário. Precisa ser um processo autêntico, e acho que é quando as pessoas entendem errado.”.

As organizações podem ignorar a chamada para repensar seus espaços? Provavelmente não. Krauskopf diz: “Eu acho que o que estamos vendo é uma mudança fundamental, onde, porque a tecnologia permite que as pessoas trabalhem em qualquer lugar, as pessoas terão que ter mais e mais ótimas razões para entrar no trabalho todos os dias”.

Agora que você já sabe como serão os escritórios do futuro, que tal saber mais sobre como será o futuro do trabalho? Listamos cinco tendências que você não pode deixar de conhecer!

Este foi o resumo de um artigo originalmente publicado em inglês pela revista global da AESC. Para ler o material original completo, clique aqui.