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[Guest Post] Saiba como organizar eventos em coworking

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Existem diversos tipos de eventos entre eles sociais, culturais, esportivos, técnicos ou científicos. Eventos técnicos ou científicos servem para informar e ensinar os participantes, Alguns tipos são: palestras, seminários, feiras, congressos, simpósios, workshops, entre outros.

Se você organiza eventos ou tem interesse em organizar, você já considerou um coworking como o local para realização do evento? Ou ainda, trabalhar com sua equipe de organização do evento dentro de um espaço compartilhado?

No post de hoje você saberá as vantagens e dicas de como organizar um evento da melhor forma.

Quais as vantagens de organizar eventos em coworking?

A vantagem de organizar um evento no ambiente do coworking é trabalhar diariamente em um espaço de colaboração, onde é possível contar com a ajuda de diversos outros profissionais! Você pode trocar ideias, experiências e fazer o networking.

Coworkings são frequentados por criativos e inovadores, o que torna o ambiente inspirador, e é excelente para você que é palestrante ou organizador de eventos como cursos e workshops. Mas as vantagens não param por aí!

Com estruturas adequadas e planejadas para a realização de eventos, conferências, reuniões e palestras, estes locais contam com aparelhos audiovisuais e equipe técnica de auxílio que fazem com que os custos que seriam absurdamente altos, caiam consideravelmente.

A privacidade, a decoração e a praticidade são elementos fundamentais que fazem o sucesso dos eventos. Pensando nisso, reunimos abaixo os 8 dicas de como planejar e organizar eventos em coworking, seja curso, workshop ou palestras.

1.Faça o planejamento!

Você precisa organizar os gastos do evento, definir os palestrantes, preparar a programação e se reunir com a equipe organizadora para cumprir as tarefas diárias.

Por isso, fazer o planejamento é muito importante para o andamento do seu evento. Que tal criar um cronograma com todas as atividades necessárias para preparação e execução do evento? Em seguida, compartilhe com o resto da sua equipe.

Outro aspecto importante do planejamento é organizar dados importantes em planilhas específicas para eventos. Dessa forma, você não se perde com a quantidade de informações e fica mais fácil de consultar.

2. Peça ajuda e aproveite o que está ao seu redor!

A gestão do seu evento dentro de um coworking irá fluir melhor, sabe por que? Um coworking é centralizador de empreendedores dos mais diversos segmentos, tais como: startups, empreendedores, coach, agências de comunicação e profissionais liberais de todos os segmentos. Eles podem te ajudar a construir o sucesso do seu evento.

Nestes lugares também são oferecidos café, água e banheiros adequados que garantem a produtividade na realização das tarefas.

Todos estes fatores contribuem para que ocorra o amadurecimento de ideias para o evento que está organizando.

3. Defina a expectativa do número de participantes

Para isso você precisa analisar o conteúdo que será abordado no seu evento. Claro que, quanto mais abrangente for seu evento melhor, pois mais chance da expectativa ser atingida.

Conteúdos sobre gestão de tempo, desenvolvimento de liderança, controle financeiro, motivacionais e outros são uma opção.

Mas caso você vá trabalhar um tema específico para profissionais de uma determinada área, você deve pensar, no seu orçamento e na quantidade de pessoas que você quer no evento.

Definir o número de participantes também é importante para saber a quantidade de material que será produzida para eles. Tais como: crachás, blocos, canetas, etc.

4. Se importe com o bem estar dos participantes

Os principais coworking são planejados para que os elementos no cenário inspirem e evoquem criatividade. Para que ninguém fique desconfortável, é preciso analisar a capacidade de pessoas dos ambientes do coworking.

Lembre-se que para que sua mensagem realmente chegue a quem precisa dela, é essencial poder contar com uma estrutura certa e planejada. Tente evitar também que os participantes fiquem em fila na entrada do evento, existem formas mais rápidas de realizar o credenciamento.

Escolher com cuidado o coworking com a estrutura adequada para a realização do evento, facilita seu trabalho! Evitando que você tenha problemas futuros para que seu foco seja cuidar apenas da organização do evento.

Outra dica é fazer a programação do seu evento, incluindo intervalos e pensando em uma duração que não seja cansativa. Um número ideal para workshops de até 3h, por exemplo.

Você também pode facilitar a vida do participante realizando a venda online das entradas do evento.

5. Escolha do local

Bom, à essa altura do texto você deve está pensando escolher um coworking para alocar seu próximo evento, não é?

Escolha um coworking onde tenha os projetores e equipamentos necessários. Além disso, é preciso que seja em um endereço de fácil localização, para não gerar transtornos aos participantes.

O local deve ser próximo a restaurantes, bancos, lojas, correios, farmácias e demais estabelecimentos pois isso ajuda na experiência do participante, caso ele precise de algum desses serviços.

Também dá-se preferência por locais onde há várias opções de transporte público e estacionamentos. Para facilitar o acesso dos participantes.

6. Pense na melhor organização do espaço

Tendo um espaço exclusivo para a realização do seu evento, você tem um leque enorme de possibilidades para a organização do espaço.

Organizar evento em coworking possibilita você transformar o local propício para que o fluxo de atividades funcione com pleno desenvolvimento e envolvimento dos presentes na sala.

7. Utilize a tecnologia à seu favor!

Outra grande qualidade dos espaços coworking é que a maior parte destes lugares também possui conexão WiFi disponível. O que é fundamental na maioria dos casos, ainda mais se você optar pelo uso de um software para a gestão de eventos.

Dessa forma, você pode utilizar aplicativos para eventos, sem medo de perder a conexão.

 

Equipe de conteúdo Even3

A Even3 é uma plataforma online que pode te ajudar muito na hora de organizar eventos em coworking, através dela, você consegue vender as entradas online, emitir certificados de maneira automatizada e muito mais!

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[Guest Post] Como usar vídeos na estratégia de marketing ajuda sua empresa a se destacar no mercado

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Uma estratégia de marketing sólida é uma das peças mais fundamentais dentro do planejamento para que sua empresa consiga destaque tanto no mercado físico quanto virtual – especialmente para negócios que se encontram na fase inicial.

Principalmente quando pensamos no ambiente web, é importante entender, antes de qualquer coisa, que essa estratégia não deve funcionar de forma invasiva. Nos últimos tempos, essa prática mercadológica vem se otimizando à experiência do cliente, de maneira a prezar por uma comunicação mais humanizada, engajada e atrativa por parte da empresa.

Nesse novo comportamento – onde a marca deseja adquirir valor frente aos clientes, e não apenas empurrar seu produto para eles -, é importante pensar em diferentes formas de abordar os conteúdos apresentados à audiência. E, dentro dessa lógica, seu maior aliado vai ser a produção de vídeos.

Além de cada vez mais populares, os vídeos passam, aos consumidores, grande credibilidade e autoridade – ou seja, é uma ótima forma de começar seu negócio com o pé direito e se sobressair no mercado. Por isso, este artigo vai te mostrar como e onde você pode utilizar projetos audiovisuais na comunicação da sua empresa. Vamos lá?

Crie um plano

Uma coisa é certa: de nada adianta inserir vídeos na sua estratégia de marketing se você não planejar, antes, como e por que inseri-los – sem um planejamento prévio, é muito provável que sua ação não tenha o resultado esperado.

É importante que você estude seu negócio e o público que você quer atingir. Por isso, antes de começar a montar um roteiro e pegar a câmera para gravar, é preciso ter um direcionamento melhor. Você pode se orientar com perguntas como:

  • Quais pontos são mais efetivos dentro do seu planejamento de marketing?
  • Qual o perfil do seu público?
  • Qual a linguagem da sua audiência?

Esses pontos vão ser fundamentais para que você consiga identificar as necessidades do seu negócio e as melhores oportunidades onde você pode encaixar vídeos. Por exemplo, se você detectar uma dificuldade em explicar o que sua empresa faz aos clientes, uma boa estratégia é bolar um vídeo para solucionar esse problema, uma vez que a comunicação, com ele, pode ser mais eficiente e acessível aos ouvintes.

Entenda onde você pode usar vídeos em sua estratégia de marketing

Agora que você já sabe as dores que seu vídeo pode solucionar, é hora de entender onde eles podem se encaixar e serem usados em seu favor.

No site da sua empresa

Existem muitas formas de otimizar o site da sua empresa com o uso de vídeos. Você pode adotar a estratégia audiovisual para conteúdos a respeito da própria instituição e da cultura da empresa, por exemplo. Além disso, também é possível usar vídeos para explicar, de forma mais dinâmica, seus principais serviços e as dores de mercado que eles solucionam.

A importância dessa prática se encontra em dados concretos: 60% das pessoas que visitam uma página clicam em vídeos antes mesmo de ler sobre o que eles se tratam. Ou seja, um conteúdo audiovisual pode fazer com que sua mensagem atinja um número maior de pessoas, que vão passar a ter interesse em saber mais sobre seu negócio e, portanto, vão navegar por mais tempo em suas páginas.

Nas Redes Sociais

Os vídeos estão muito mais propensos a te dar mais visibilidade frente uma audiência, também, nas redes sociais. Isso acontece porque, assim como já pontuamos, o público online está cada vez mais interessado em consumir conteúdo audiovisual do que por meio de textos e imagens, por exemplo.

Além disso, plataformas sociais, como o Facebook, já entenderam essa predileção audiovisual dos usuários e otimizaram seus algoritmos a fim de fazer com que conteúdos em vídeos alcancem um número maior de pessoas.

Quando aliados a uma boa estratégia de call to actions (os famosos CTAs), o uso de vídeos pode ser, inclusive, uma porta de entrada que conecta sua página nas redes sociais ao seu blog ou canal de vídeos, por exemplo. E essa estratégia ainda pode ser fortalecida pelo impulsionamento desse conteúdo com o uso de plataformas de anúncios como o Facebook Ads ou o Twitter Ads.

Em materiais ricos

Também é interessante que você invista em vídeos como uma forma de levar conteúdo mais rico e denso ao seu público. Produzir webinars ou vídeo-aulas, por exemplo, faz com que você reafirme e fortaleça seu vínculo e autoridade de mercado com seu público – além de conseguir aumentar sua base de leads.

Por isso, pense em conteúdos pelos quais sua audiência concordaria em deixar seu contato em troca do acesso ao material.

Na relação com os clientes

Aproveite para usar vídeos para fortificar, também, sua relação mais direta com os clientes. Você pode usá-los em e-mails, como um primeiro contato de oferta de serviços, ou até mesmo como forma de conectar pessoas estratégicas da sua empresa com quem está prestes a fechar negócio e precisa de um impulso, por exemplo – o vídeo se caracteriza como uma maneira mais clara e objetiva de se comunicar com os clientes.

A a relação empresa-consumidor personalizada está cada dia mais valorizada e essa estratégia tem o objetivo exatamente de fazer com que seus clientes se sintam mais próximos de você.

Acompanhe seus resultados

Fazer o mapeamento dos resultados que seus vídeos estão trazendo é extremamente importante e fundamental para o sucesso das suas ações. Essa é a única forma de saber quais testes estão dando o retorno esperado, onde existem furos e os lugares que apresentam novas oportunidades para a inserção de vídeos.

Por isso, fique sempre atento e monitore a recepção que suas produções audiovisuais estão tendo em todos esses meios – assim, você consegue adaptar sua estratégia sempre que preciso.

Investir em vídeos é uma estratégia de peso para o sucesso de empresas nas plataforma digitais. E, agora que você já sabe da sua importância, é fundamental que entenda as ferramentas necessárias para conseguir que seu conteúdo em vídeo realmente converta, não é mesmo?

E foi exatamente para te ajudar a desvendar todo esse método que preparamos o guia Técnicas de conversão em vídeos, com dicas essenciais para garantir que seus vídeos sejam eficazes e capazes de melhorar a performance do seu negócio!

 

Artigo produzido pela equipe de conteúdo da Samba Tech.

Eleita a empresa mais inovadora da América Latina pela Fast Company, a Samba ajuda outras empresas a se comunicarem melhor utilizando vídeos online.