O que é um Community Manager

O que é um Community Manager e qual sua importância para os coworkings?

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O que é um Community Manager? O gerente de comunidade, em tradução livre, é um profissional responsável por várias frentes de relacionamento em uma empresa. Saiba mais sobre sua atuação em coworkings.

No futebol, o entrosamento do time é mais importante do que as habilidades individuais, pois o trabalho em equipe é essencial para vencer uma partida. E, mesmo não entrando em campo, o treinador contribui para a interação entre os jogadores.

Da mesma forma, o Community Manager intermedeia as relações de uma organização e possui uma visão estratégica nesse sentido.

Embora à primeira vista pareça um trabalho simples, não é. O dia a dia é dinâmico e envolve a execução de tarefas importantes, que podem resultar no sucesso ou no fracasso da companhia.

No caso dos coworkings, em específico, cada vez mais proprietários percebem o valor que este profissional traz para o estabelecimento. Afinal, é preciso oferecer mais do que uma boa estrutura para atrair e reter clientes

Por esse motivo, além de diretor, CEO, recepcionista e outros profissionais que compõem a força de trabalho de um escritório compartilhado, o Community Manager é fundamental para a construção e a evolução do espaço.   

Afinal, o que é um Community Manager?

Basicamente, o gerente de comunidade é um líder de relacionamentos, cuja função é estabelecer conexões entre os clientes, os parceiros e o negócio, a fim de alcançar os resultados planejados.

Seu objetivo é fazer os clientes vestirem a camisa da empresa ao ponto de sentirem a necessidade de retornar sempre (o que é válido tanto para um espaço físico quanto para uma página na internet).

Em outras palavras, trata-se de fazer a diferença na vida dos consumidores e  transformá-los em torcedores apaixonados pelo serviço oferecido.

Para isso, o profissional — que deve gostar de conviver com pessoas — procura criar um ambiente harmonioso, no qual todos se sintam acolhidos.

E, devido ao papel de construir conexões, ele entende as necessidades de cada um, sendo capaz de propor as soluções certas (ou as mais certeiras possíveis) de modo assertivo.

Como o Community Manager atua em coworkings?

Em um coworking, o Community Manager é responsável por organizar o meio de campo: coordenar encontros, administrar as reservas, receber as pessoas, cuidar da plataforma online, entre outros.

Como mencionamos acima, ele atua em todas as fases do relacionamento entre o espaço e as pessoas, desde clientes até aqueles que ainda não conhecem o escritório compartilhado, mas têm ou podem ter interesse em aderir a essa forma de trabalhar. 

Além disso, ele pode ser o braço direito do  diretor, trazendo ideias e atuando na formação de novas parcerias. Portanto, também é preciso que ele entenda as necessidades de toda a equipe.

O que é um Community Manager

Por que o Community Manager é importante para o coworking?

Agora que você conhece as atribuições do gerente de comunidade, deve estar se perguntando se todo coworking deve contar ter um Community Manager, não é mesmo? E a resposta é sim, com certeza! Afinal, o que é um clube sem um treinador? 

O gerente de comunidade traz muitos benefícios para o espaço, que justificam sua importância. Entre as principais, podemos destacar:

Desenvolvimento da confiança

A constante comunicação entre os usuários e o Community Manager gera uma relação de confiança. Isso pode acontecer a todo instante, em um pedido de reserva ou uma simples dúvida enviada no inbox das redes sociais do espaço colaborativo. Assim, ao se sentir valorizado pelo coworking, o cliente retorna e o recomenda para outras pessoas.

Entendimento do coworking como um todo

Como vender um produto ou serviço sem conhecê-lo muito bem? Para conquistar a confiança dos clientes e convencê-los de que estão no coworking que mais atende suas necessidades, o profissional acaba conhecendo a empresa como um todo. Com isso, enxerga seus pontos fortes (repassados aos usuários) e o que pode ser melhorado (recomendado aos gestores e CEOs).

Melhora da reputação

Por cuidar das redes sociais e dos outros meios online do espaço colaborativo, o Community Manager tem contato direto e instantâneo com os feedbacks dos clientes. Com isso, ele tem consciência do que pode ser melhorado e pode oferecer condições especiais para que os clientes retornem, ainda que a experiência inicial não tenha sido tão positiva quanto o esperado.

Networking

O Community Manager gera networking para os coworkings — tanto entre os próprios usuários, os ajudando a encontrar profissionais com objetivos semelhantes, quanto para a empresa — pois é alguém que cria conversas, gosta de ouvir opiniões e está aberto à sugestões.

O que é um Community Manager

O que o Community Manager faz?

Como ficou claro, esse profissional tem a função de fazer o relacionamento. Isso implica realizar eventos, garantir que a estrutura física esteja adequada e resolver possíveis problemas.

Mais do que isso, é necessário ouvir os coworkers e entender suas necessidades. Portanto, é preciso ter disponibilidade, comprometimento e criatividade.

Ainda é fundamental ter a confiança do proprietário do coworking. Isso quando não é o próprio dono que faz esse papel — sim, é possível, se você tiver as habilidades que veremos a seguir.

Dessa forma, é possível agir com liberdade e realizar o que é necessário. Com isso, a rotina do gerente de comunidade de coworking é bastante corrida.

Afinal, não existe rotina definida e os imprevistos são frequentes. Também é preciso capacitar a equipe, substituir alguém que falta e aprimorar a operação e os serviços do coworking de forma contínua.

Quais habilidades são esperadas? 

A capacidade de se comunicar bem e deixar as pessoas à vontade é uma das características mais importantes do Community Manager. No entanto, o profissional não se resume apenas a isso. Outras habilidades, em conjunto com a comunicação, são essenciais. Entre elas, estão:

Ser versátil

Além de conhecer diversas tecnologias e trabalhar em várias áreas, o profissional precisa estar preparado para lidar com perfis de pessoas diversificados, ser capaz de realizar muitas coisas e se sentir bem ao fazer isso. Portanto, a versatilidade é uma característica essencial, pois facilita a adaptação a diferentes cenários.

Ter sede de conhecimento

Estar em constante aprendizado é indispensável para o Community Manager. Como as coisas estão sempre mudando, principalmente no mundo digital, é preciso estudar e buscar novas estratégias constantemente.

Ter empatia

A empatia caminha lado a lado com a boa comunicação. Para entregar boas soluções e conquistar o cliente do coworking, é preciso que alguém ouça sem julgamentos e conecte-se com a pessoa à sua frente. 

Ser criativo

A criatividade está relacionada à sede de conhecimento. O gerente de comunidade precisa entender o que o cliente precisa, mas entregar algo inovador, diferente do que ele encontraria em outros espaços colaborativos.

Ser ponderado

Uma pessoa com perfil impulsivo não se encaixa no cargo de Community Manager. Este profissional deve ser cauteloso, tranquilo e não levar as críticas feitas ao coworking para o lado pessoal. Ele precisa ponderar e dar uma resposta que acolha o usuário e o faça querer retornar.

Como encontrar um bom profissional?

Como não existe formação específica para se tornar um gerente de comunidade, é preciso observar mais do que diplomas para encontrar um bom profissional da área. 

Na verdade, primeiramente, é necessário fazer um esboço das suas expectativas em relação à atuação do profissional, como atrair novos clientes, cuidar dos meios digitais, organizar os eventos, etc.

Depois, ofertar a vaga com essa descrição e selecionar currículos que correspondam às necessidades do seu espaço — de preferência, que tenham experiência ou apresentem um bom portfólio. 

Já no momento da entrevista, é importante apresentar a real situação do seu coworking e, com base nelas, fazer perguntas certeiras, que possibilitem que você entenda a visão do profissional e entenda se corresponde à sua.

Obviamente, o intuito não é encontrar um Community Manager que pense 100% como você, afinal, a ideia é que o profissional traga uma visão inovadora sobre o negócio para alcançar resultados. 

Entretanto, ideias totalmente opostas em relação a questões específicas, como princípios e valores, trazem conflitos ao invés de soluções

Portanto, é fundamental que pontos como estes estejam alinhados entre as partes desde as conversas iniciais.

Por fim, você pode criar dinâmicas para entender como o gerente de comunidade atuaria na prática e tomar sua decisão com base no que for demonstrado pelos candidatos. 

Como mensurar os resultados?

Assim como qualquer ação empresarial, é essencial medir os resultados do Community Manager. Isso porque seu trabalho precisa ser bem direcionado e gerar o retorno esperado.

Nesse sentido, é preciso avaliar a situação atual do seu coworking para definir quais métricas são mais adequadas. Apesar disso, existem dois indicadores principais:

  • Satisfação dos clientes;
  • Taxa de ocupação.

Um está atrelado ao outro. Afinal, a satisfação dos clientes aumenta a chance de que eles compareçam ao seu coworking. Isso aumenta a taxa de ocupação, como consequência.

Portanto, é necessário estabelecer um trabalho para fortalecer a comunidade. Assim, é possível fazer o número de coworkers crescerem e medir a evolução do trabalho.

Além dessas métricas, é importante utilizar ferramentas. Por exemplo, as pesquisas periódicas permitem saber o que os coworkers acham, qual é o nível de satisfação atual e o que pode ser melhorado.

Em um caso como esse, você pode descobrir que existe uma demanda por sala privativa, por exemplo. Ou identifica algum gargalo, alguma necessidade de melhoria na infraestrutura etc.

Outra possibilidade é utilizar formulários de feedback para quem está se desligando da empresa. Os colaboradores — mesmo os que ficaram por pouco tempo — têm uma opinião e podem compartilhá-la. Isso traz insights relevantes e ajuda a saber o que precisa ser melhorado.

Ainda existe o número de participantes em eventos. Esse é um indicador importante, porque mostra a receptividade do seu coworking. Ou seja, quanto mais bem recebidos os visitantes se sentirem, melhor é o trabalho do Community Manager.

O que considerar ao contratar um Community Manager?

Todos os critérios apresentados até aqui são importantes. Agora, se você quer dicas práticas para aplicar na contratação do gerente de comunidade do seu coworking, veja as que preparamos:

  • Multidisciplinariedade: o profissional deve ser capaz de realizar atividades diferentes e lidar com uma equipe com diferentes habilidades. Assim, consegue extrair o melhor de cada um;
  • Empatia: é preciso saber ouvir e aceitar os comentários para fazer a integração necessária;
  • Resiliência: é necessário ter jogo de cintura para lidar com os imprevistos e se adequar às situações;
  • Curiosidade: o Community Manager deve estar disponível para aprendizados constantes. Dessa forma, é possível aprimorar as habilidades, os processos, os serviços e o próprio modelo de gestão;
  • Capacidade analítica: representa a possibilidade de analisar tudo de maneira crítica, buscando a real natureza das coisas e sugerindo soluções criativas;
  • Confiança: o Community Manager deve ser autoconfiante e ter autoestima para respeitar limites e valores. Isso ajuda a ter o respeito dos membros da equipe.

Assim, você tem um profissional adequado para a função, garante o melhor resultado possível e tem um coworking mais acolhedor e que funciona bem para os seus visitantes.

Ofereça a melhor experiência para seus clientes 

Como você pôde ver, o Community Manager faz toda a diferença quando se trata da hospitalidade dos usuários. Dessa forma, contar com este profissional é uma maneira de oferecer uma experiência diferenciada para seus clientes.

Inclusive, esse pode ser um critério de desempate para quem ainda está em dúvida entre continuar trabalhando em casa ou aderir aos escritórios compartilhados. Por isso, não hesite em investir no cuidado e no bem-estar do seu público — os resultados podem ser surpreendentes.

Gostou deste conteúdo? Veja como preparar seu espaço para a reserva de sala de reunião e proporcionar ainda mais conforto para seus usuários. 


Texto escrito por Isabella Proença, Redatora freelancer e Bacharel em Administração.

ferramentas de gestão para coworking

Ferramentas de gestão para coworking para garantir melhores resultados

FerramentasFuturo do Trabalho

As ferramentas de gestão para coworking ajudam a gerenciar reservas, obter eficiência, satisfazer os clientes e atingir resultados melhores. Veja algumas soluções que evitam erros e retrabalhos no seu negócio.

JP Lockwood / Unsplash

Toda empresa deve investir em tecnologia para automatizar processos e obter melhores resultados no dia a dia. Ou seja, essa é uma forma de gerar competitividade. Você já deve ter pensado sobre isso. A questão é saber quais são as melhores ferramentas de gestão para coworking.

Afinal, esse é um negócio diferenciado e que exige atenção a vários detalhes. Por exemplo, agendamento de horários, fluxo de caixa, avaliação dos usuários e mais. 

Além disso, como essa é uma das tendências do trabalho remoto, o coworking precisa ser bem gerenciado para evitar problemas. Caso contrário, você precisará saber como lidar com comentários negativos — porque provavelmente eles virão. 

Então, que tal evitá-los usando as ferramentas certas para a gestão do seu coworking? Confira a importância desses recursos e conheça algumas opções úteis!

O que são ferramentas de gestão para coworking?

As ferramentas de gestão para coworking são sistemas utilizados para aprimorar os processos internos da empresa. Assim, há chances de otimizar tarefas, melhorar o serviço e buscar resultados mais positivos.

Isso porque essas ferramentas utilizam as tecnologias para entregar soluções alinhadas às tendências do mercado, considerando as necessidades do cliente e da empresa.

Um dos grandes diferenciais dessas soluções é a automação. Assim, a tecnologia atua para tornar tarefas repetitivas automáticas. Dessa forma, a rotina é facilitada.

Como resultado, a equipe pode se dedicar a outras atividades mais relevantes para o negócio. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade, sem prejudicar a qualidade do serviço.

Outro ponto essencial é o alinhamento com o trabalho remoto: a tecnologia é essencial para viabilizar o trabalho a distância. E um coworking precisa estar alinhado a essas práticas tão relevantes para o seu público. 

Porém, para que não restem dúvidas no momento de recorrer a essas soluções, vale conhecer mais sobre a sua relevância e benefícios. E você saberá tudo isso no próximo tópico!

Flipsnack / Unsplash

Por que é importante utilizar esses recursos?

A utilização de  ferramentas de automação para coworking é importante, porque ajuda a otimizar o negócio e mantém a competitividade.

Além disso, é preciso acompanhar o mercado e conseguir desenvolver melhores práticas e estratégias para se destacar.

Sem conta que o uso de softwares, plataformas e outras soluções pode trazer vários benefícios para a empresa. Conheça os principais!

Melhoria na gestão de tempo

A primeira vantagem é otimização na gestão de tempo. Isso porque a automação consegue assumir tarefas repetitivas ou que demandariam mais empenho. Portanto, simplifica os processos.

Por exemplo, as ferramentas podem ajudar a manter cadastros organizados em sistemas digitais, facilitando o acesso aos dados.

Elas também podem simplificar os agendamentos e o controle de horários no coworking. Outro benefício é a possibilidade de gerar relatórios rapidamente.

Na hora de encaminhar mensagens, os sistemas podem trabalhar com envios programados. Também há a possibilidade de adotar chatbots para atendimentos mais simples.

Tudo isso economiza tempo da equipe, que terá condições de se dedicar a outras demandas fundamentais para o desenvolvimento do negócio.

Como resultado, a empresa aproveita a redução de custos e a otimização no uso de recursos.

Aumento da segurança nos processos

O uso de ferramentas também consegue reduzir os erros humanos. O motivo é que os sistemas trabalham de maneira integrada e centralizada. Portanto, facilitam a rotina.

Além disso, torna-se mais fácil fazer conferências e outros procedimentos ao gerenciar a empresa. Como resultado, há diminuição no retrabalho e menos riscos de falhas que prejudicam o negócio.

Imagine manter agendamentos sempre manuais para os espaços. Se, ao atender um cliente, a agenda utilizada não estiver próxima, há riscos de prometer um horário que não está disponível. 

Ainda existem outras situações nas quais os processos manuais aumentam os riscos de equívocos. Logo, a tecnologia é essencial para ter mais segurança nas ações adotadas.

Oportunidade de melhorar relacionamentos

É bastante importante encontrar formas de fortalecer a comunidade do coworking. E as ferramentas de automação ajudam nisso.

Quer saber por que isso acontece? É simples! Os sistemas contribuem para a gestão de clientes e o desenvolvimento de relacionamentos.

Além disso, com base nos dados coletados e nas análises realizadas, é possível identificar o perfil de clientes e desenvolver campanhas específicas de integração.

Criar eventos, fazer happy hours, criar canais de comunicação e outras práticas ajudam na integração dos diferentes coworkers. Com o tempo, a comunidade se torna cada vez mais fortalecida. 

Quais ferramentas de gestão para coworking garantem melhores resultados?

Se você se interessou pela possibilidade de otimizar a gestão do coworking com o suporte da tecnologia, precisa encontrar as principais ferramentas para isso. 

Aqui, é comum que você tenha algumas dificuldades. Afinal, o mercado apresenta uma série de soluções que podem ser interessantes.

Por isso, o ideal é pensar quais são as necessidades do seu coworking para, a partir daí, começar a busca por ferramentas que possam se adequar ao que você procura.

Com esse direcionamento, será mais fácil filtrar as possibilidades. Depois, é só fazer comparativos em relação à funcionalidades, às vantagens e ao preço para encontrar o melhor custo-benefício.

Ainda, para ajudar nessa busca, preparamos uma lista com os principais tipos de ferramentas que podem ajudar na gestão de coworking.

Desse modo, você conhecerá mais sobre as diferentes possibilidades para entender o que a sua empresa precisa. Confira!

Aplicativos de controle de acesso

Essa é uma ferramenta bastante eficiente. O aplicativo de acesso permite abrir as portas do espaço a partir de uma chave de acesso. Por sua vez, ela pode ser gerenciada, isto é, criada ou excluída conforme a necessidade.

Outro recurso útil é a gestão de eventos, inclusive com o compartilhamento de convites via WhatsApp. Ainda há possibilidade de fazer:

  • Gerenciamento de permissões por app ou plataforma web;
  • Definição de restrições por dia da semana e horário;
  • Consulta a históricos de acesso e relatórios de uso dos espaços.

Por ser uma plataforma de automação predial, o aplicativo de acesso garante a segurança do seu coworking ao fazer o controle de usuários. Ele também é importante em situações de crise sanitária, como a pandemia do coronavírus. 

Isso porque é possível ter acesso ao histórico de cada acesso e ter informações de nome, dia e hora de cada usuário. Portanto, entra-se em contato quando necessário.

Essa tecnologia ainda garante uma visão completa do uso do espaço. Basta observar o sistema de check-in e check-out. 

Dessa forma, fica mais fácil gerenciar as salas, especialmente as privativas, além de preparar o coworking para o DayPass. Alguns exemplos de aplicativos de controle de acesso são:

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Vending machines

Muitas pessoas passam horas no coworking. Então ter uma vending machine à disposição é uma forma de agregar valor ao seu negócio. 

Afinal, pode acontecer de alguém ficar com fome e estar sem tempo para sair e comer algo em um restaurante, por exemplo. Nesse cenário, as máquinas ajudam a satisfazer os clientes. 

Apesar de não ser um item obrigatório, é uma possibilidade para agradar os profissionais que usam o seu espaço, além de ser uma ferramenta acessível. Por isso, o investimento pode valer a pena.

Na vending machine, você pode oferecer:

  • Snacks;
  • Bolachas;
  • Bebidas variadas, como cafés, refrigerantes e água;
  • Doces.

Algumas opções de empresas são:

Plataforma de gestão de reservas e contratos

Um software específico para essa finalidade ajuda muito a gerenciar a rotina do coworking. Além de garantir que as reservas sejam asseguradas, ele costuma oferecer outras funcionalidades, como:

  • Gestão de contratos;
  • Organização de receitas e despesas;
  • Relatórios gerenciais;
  • Controle de faturamento;
  • Emissão de notas fiscais.

Em outras palavras, uma plataforma de gestão de reservas e contratos ajuda a realizar uma gestão mais eficiente. Com isso, fica mais fácil destacar o seu coworking diante da concorrência e escalá-lo. 

A ferramenta ainda traz um impacto significativo para a produtividade. Isso porque a sua equipe poderá nas atividades estratégicas, como o atendimento aos clientes.

Ao mesmo tempo, erros e retrabalhos são evitados. Isso é fundamental para evitar comentários negativos. 

Você pode encontrar essas funcionalidades nas seguintes plataformas:

Software de gestão de clientes

Mais uma ferramenta interessante para o coworking é um software de gestão de clientes. Nesse caso, a ideia não é apenas prestar um atendimento, mas utilizar os dados para embasar a estratégia.

Nesse caso, o sistema trabalha com a coleta de dados dos clientes e permite gerar relatórios que podem trazer insights para a empresa.

A partir disso, é possível identificar questões como público que mais frequenta, taxa de retorno, hábitos dos profissionais, entre outros.

Outra questão interessante de um software de gestão de cliente é que ele traz funcionalidades que ajudam no relacionamento com o público.

É comum, por exemplo, que ele apresente uma série de canais de comunicação integrada, que permitem adotar uma estratégia omnichannel.

Isso ajuda a alinhar a comunicação, manter um histórico único e promover práticas que melhorem a relação com o cliente. Veja algumas práticas que você pode adotar:

  • Analisar os dados de clientes para enviar ofertas personalizadas;
  • Avaliar as principais necessidades dos profissionais para implementar melhorias;
  • Identificar os períodos de baixa ocupação e criar promoções para atrair clientes;
  • Manter canais que ajudem a desenvolver relacionamentos próximos.

Tudo isso ajudará a trabalhar formas de fidelizar os clientes e melhorar os resultados do coworking. Na prática, muitos softwares apresentam ferramentas que ajudam na gestão de clientes, como:

Software de gestão específico para coworkings

Os escritórios compartilhados e flexíveis têm características particulares. Por isso, vale a pena usar um software de gestão adequado. 

Ele trará todas as funcionalidades relevantes para facilitar os processos rotineiros desse tipo de negócio. Entre elas estão:

  • Ingresso de novos usuários;
  • Gestão de faturamento;
  • Gerenciamento de reservas;
  • Suporte;
  • Automação de pagamentos.

Perceba que o software de gestão é mais amplo do que a plataforma para gestão de reservas, clientes e contratos. Muitas vezes, você encontra todas as funcionalidades nessa solução. 

Por isso, é importante fazer essa avaliação antes de contratar o sistema.

Na sua avaliação, considere as seguintes alternativas:

Plataforma de coworking

Você pode ter um coworking sem estar em uma rede. Porém, fica mais fácil encontrar clientes ao ser parceiro de uma plataforma especializada, como o BeerOrCoffee.

Nesse caso, você adapta o seu negócio às exigências para ganhar avaliações cinco estrelas dos clientes do BeerOrCoffee.

Ao fazer essa parceria, você tem a chance de receber a divulgação pela plataforma. Assim, os usuários próximos veem onde é seu coworking e o que ele oferece. Isso ajuda a alinhar expectativas e ter reservas constantes.

Ademais, a ferramenta dá acesso a um painel para gerenciar as informações. Ou seja, você tem mais de uma ferramenta de gestão para coworking. Afinal, é possível administrar todos os detalhes da rotina para garantir o máximo de eficiência.

Software para gestão de serviços

Também é importante relembrar que um coworking precisa gerenciar vários recursos no ambiente. Por exemplo:

  • Salas de reunião;
  • Salas privativas;
  • Estações de trabalho;
  • Espaços para eventos.

Um sistema para gestão dos serviços permite atentar ao horário de agendamento, ao check-in e checkout de usuários e à organização do ambiente. 

Assim, se uma sala privativa for reservada, você garante que todos os equipamentos estão funcionando e que as solicitações do cliente estão sendo atendidas.

Isso evita, por exemplo, que o cliente chegue ao espaço e descubra que não conseguirá realizar as atividades pretendidas por problemas na sala reservada. 

A ferramenta ainda ajuda a evitar problemas, como conflito de horários — que demonstram desorganização e levam à insatisfação dos clientes. 

Nesse quesito, você pode apostar no WorkinHub e no BeerOrCoffee, que também facilita toda a reserva com o painel disponível aos usuários.

Conclusão

Com a ajuda dessas ferramentas de gestão para coworking, fica mais fácil agradar os seus clientes, ter eficiência nos processos e alcançar melhores resultados. Além disso, é possível aproveitar a tendência das mudanças nos espaços de trabalho.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web, e Joanna Nandi, Redatora Web.