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Guia prático: como encontrar um escritório para minha empresa

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A rotina de trabalho pode ser bastante desgastante, principalmente quando o local escolhido para abrir o negócio não está mais agradando. Se você está passando por essa situação, já deve ter se perguntado: será que é o momento de encontrar um novo escritório para minha empresa?

Muitos aspectos podem gerar essa dúvida, e a maioria deles está relacionada a um momento de mudança em outra área do negócio. Seja para alcançar novos mercados, seja para conter os custos em um momento mais delicado, um novo escritório pode fazer toda a diferença.

Se você já começou a pensar sobre esse assunto e precisa de uma ajuda para escolher o local ideal para a sua empresa, confira as dicas que trouxemos neste artigo!

Entenda o que o seu negócio precisa para crescer

Antes de sair em busca de um novo espaço é essencial entender a fundo o que o seu negócio realmente precisa para a nova fase. Listamos abaixo os pontos mais relevantes, que não podem ficar de fora dessa análise.

Boa localização

A localização é um dos fatores que influenciam bastante em determinados tipos de negócios. É preciso garantir que ela atenda aos principais envolvidos, como clientes, fornecedores e colaboradores. Cada negócio tem suas características, por isso a avaliação deve ser individualizada.

Áreas centrais e regiões comerciais são ótimas escolhas, visto que permitem melhor acesso e contam com diferentes tipos de comércios no entorno. A princípio, quanto mais próximo e mais fácil para os clientes, melhor. Sempre se pergunte “qual é o melhor local para um escritório para minha empresa?” baseando-se no seu mercado de atuação.

Estímulo à criatividade

A criatividade é uma característica que muitos associam apenas às áreas voltadas para a inovação. Mas, na verdade, ela é fundamental em qualquer tipo de trabalho. Um ambiente sem estímulos gera uma queda no ânimo dos colaboradores e isso impacta diretamente no nível de produtividade.

Por outro lado, um local que estimula a criatividade melhora o clima organizacional, gerando mais engajamento e comprometimento por parte dos colaboradores. As equipes que atuam diretamente com criação e inovação são ainda mais beneficiadas.

Ambiente reservado para atividades mais focadas

Assim como o estímulo criativo é fundamental, um espaço privativo, para momentos de foco e concentração, pode ser necessário. Atividades como análise de relatórios, reuniões com clientes e conferência de contas demandam uma atenção especial. Distrações podem gerar erros graves e até mesmo prejuízos.

Backoffice eficiente

Toda empresa precisa de um backoffice eficiente. Atividades corriqueiras, como manter o ambiente limpo, recepcionar clientes e visitantes e organizar a agenda das salas de reunião não são parte do foco do negócio, mas atrapalham bastante o andamento da rotina quando deixam de ser bem-feitas.

Trata-se de um custo que não pode ser ignorado ou cortado da empresa. Mesmo que seja pequena e tenha poucos funcionários, essas funções continuam existindo e alguém terá que desempenhá-las.

Escolha um formato de trabalho mais eficiente

Estamos começando a era do futuro do trabalho. As formas de atuar no mercado estão mais diversificadas. Empresas e profissionais se beneficiam dessa flexibilidade e você pode aproveitar o momento para adotar algumas mudanças nessa questão.

Veja quais são os formatos de trabalho mais utilizados atualmente.

Equipes tradicionais

As equipes tradicionais são aquelas que estão alocadas no escritório da empresa. Todos os dias, os colaboradores precisam estar presentes no local para exercerem suas funções. Atividades de produção e fabricação exigem esse tipo de formato, já que existe todo um maquinário a ser operado.

Equipes alocadas em clientes

Empresas que prestam serviços ou desenvolvem projetos diretamente nos clientes podem ter parte de suas equipes alocadas nos seus respectivos espaços. Os profissionais atuam nas dependências do cliente e os gestores precisam acompanhar a execução das tarefas de forma remota.

Equipes remotas

Equipes e profissionais podem atuar de forma remota sem estarem diretamente alocados em um cliente. É uma das formas de trabalho que mais cresceu nos últimos anos, desde que a evolução da tecnologia permitiu a mobilidade e a acessibilidade maior das pessoas, principalmente com a ajuda da internet.

Os profissionais podem trabalhar de casa, de um escritório compartilhado (coworking) ou mesmo de escritórios remotos. Fazem parte desse tipo de trabalho:

colaboradores em home office;
freelancers;
equipes instaladas em coworkings;
equipes que iniciam uma nova filial.

Flexibilidade de formatos de trabalho

Cada um dos formatos atende a uma demanda específica e eles não precisam – nem devem – ser utilizados sozinhos. A empresa determina quais cargos são mais adequados para cada tipo de formato e isso ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade.

Avalie os custos do novo escritório de forma mais ampla

Uma questão muito importante é que todo empresário está sempre focado em redução de custos e aumento de margem de lucros. Isso é normal e saudável, desde que esses cálculos estejam sendo feitos da forma certa.

É bastante comum deixar de fora alguns fatores muito importantes que influenciam nos custos e na economia que a empresa poderia fazer. Por isso, existem alguns pontos importantes para que você volte sua atenção na hora de pensar nas contas do seu negócio.

Infraestrutura

Se a sua ideia inicial é encontrar um escritório novo para alugar, tenha em mente os seguintes custos:

aluguel do espaço;
contas de água, energia e internet;
reforma;
mobiliário das estações de trabalho e salas de reunião;
equipamentos para as salas de reunião;
equipe de apoio.

Além desses, pense em tudo o que poderia gerar um novo custo, mesmo que pequeno. Se a sua empresa não utiliza umespaço decoworking e tem que arcar com tudo isso sozinha, esteja ciente do tamanho do desafio que está prestes a enfrentar.

Equipe de apoio

Os custos com a equipe de apoio merecem um destaque especial. Apesar de serem cargos com valores de salário mais baixos em relação àqueles mais voltados para o foco do negócio, eles são essenciais para manter uma boa rotina no escritório.

Estamos falando de recepcionista, faxineira, copeira e técnico de manutenção. Sem eles, coisas básicas, como um café ou a organização da agenda das salas de reunião, podem ficar descontroladas e gerar muitos transtornos.

Espaços ociosos

Por fim, há os espaços ociosos, geralmente esquecidos pelos empresários, mas uma excelente forma de economizar nos custos fixos da empresa. São locais subutilizados, pelos quais a empresa paga pelo aluguel e por toda a estrutura montada.

O melhor exemplo são as salas de reunião. Enquanto não estão sendo utilizadas, elas são espaços que não geram receita para o negócio. Nesse ponto, a locação até poderia ser uma alternativa, mas nem todo tipo de empresa consegue adotar essa prática.

Depois de passar por todas essas dicas, a mudança para um novo escritório será muito mais objetiva. Você conseguirá determinar com mais clareza os rumos que a empresa deve seguir e qual tipo de escolha será a mais adequada para atender esse momento do negócio.

Antes de se mudar para qualquer lugar, experimente uma diária em um dos escritórios compartilhados do BeerOrCoffee. São mais de 800 espaços no Brasil inteiro e você pode levar a sua equipe para fazer esse teste junto com você. Aproveite essa oportunidade, agende sua diária gratuitamente!

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.

Futuro do trabalho: 10 soft skills que você precisa desenvolver para ter sucesso

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Quando falamos de habilidades que vão marcar o futuro do trabalho de milhões de profissionais nos próximos anos, não há dúvidas de que falamos de soft skills. Algumas delas podem ser grandes diferenciais entre profissionais contratados e futuros líderes de equipes e empresas.

As soft skills são habilidades relacionadas a interações pessoais e comportamento humano. Podemos citar como exemplos a inteligência emocional e gerenciamento de crises. De acordo com um estudo feito pelo LinkedIn, empresas têm procurado cada vez mais por profissionais que trazem um equilíbrio entre conhecimentos técnicos/teóricos e os pessoais.

Por isso, montamos uma lista com as 10 soft skills mais importantes que você precisa desenvolver para o seu futuro profissional:

1. Gerenciamento de tempo

Cada vez mais profissionais estão abandonando o modelo da jornada de trabalho tradicional das 8h às 18h. Eles estão aprendendo a conhecer seu ritmo pessoal e saber gerenciar o seu tempo. Além disso, entender o ritmo da sua equipe também se tornou uma habilidade essencial para o futuro.

Por isso, saber como gerenciar o tempo de toda a equipe de forma a otimizar os processos internos é muito importante. Isso tudo sem deixar que a satisfação e motivação dos colaboradores seja prejudicada. Portanto, é necessário saber encontrar o equilíbrio entre os dois aspectos.

2. Inteligência emocional

De acordo com um estudo feito pela plataforma Udemy, 23% dos funcionários não cumprem as expectativas do cargo nos primeiros 18 meses por falta de educação emocional. Ou seja, sua habilidade de entender, lidar e expressar suas emoções, bem como das pessoas ao seu redor.

É algo que vai além de saber expressar como se sente no ambiente de trabalho. Ter uma boa inteligência emocional tem uma grande relevância na sua capacidade de trabalhar e interagir com outros. E a interação pessoal é algo que tem se mostrado cada vez mais presente no panorama do futuro do trabalho.

3. Adaptabilidade

Ser um profissional flexível e que consegue se adaptar já é uma habilidade indispensável no mercado. Desde o ano passado, essa soft skill foi listada como uma das mais importantes, considerando o cenário atual.

As empresas estão passando por grandes alterações com a automação de processos e a inserção de inteligência artificial (IA), por exemplo. E, no dia a dia, as novas dinâmicas de trabalho, como o trabalho remoto, também demandam que os profissionais se adaptem cada vez mais.

4. Storytelling

O storytelling é a habilidade de contar uma história. Mas também a de segurar a atenção dos ouvintes e marcá-los com uma narrativa que se transforma em ação.

Independentemente do cargo e setor, saber comunicar uma história será útil desde o brainstorming de projetos até para fazer um pitch para investidores e colegas de trabalho. Um storytelling pode promover um produto, serviço, a empresa, ou a sua própria história pessoal/profissional.

5. Gerenciamento de estresse

O burnout já é uma realidade para diversos profissionais e uma de suas principais raízes é o estresse. Na verdade, um estudo sobre o estresse no ambiente de trabalho, realizado em 2017, mostrou que 53% dos entrevistados se sentiam mais estressados do que no ano anterior.

Ter as ferramentas para lidar com o seu próprio estresse e com ambientes que o estimulam farão com que você possa evitar uma exaustão física e mental. Além disso, lidar com o estresse te ajudará manter um rendimento ainda maior.

6. Produtividade

As novas formas de trabalho que chegaram ao mercado nos últimos anos incentivam os profissionais a aprenderem mais sobre como as rotinas afetam o seu rendimento.

Opções como o trabalho remoto, novos horários de trabalho e os espaços de escritórios compartilhados, influenciam diretamente, de forma positiva, a produtividade.

Contudo, não é só sobre a habilidade de ser produtivo e ter um bom rendimento próprio. Mas, também, entender como aproveitar e estimular a criatividade da sua equipe e/ou colegas de trabalho.

7. Atendimento ao cliente

Qual a chance de você voltar a comprar de uma marca depois de um atendimento ao cliente muito bom? E um muito ruim? Ter uma boa comunicação só dentro da empresa não é mais suficiente. Saber se comunicar com clientes e outras pessoas fora do escritório pode ser a diferença entre trazer ou perder negócios.

De acordo com o NewVoiceMedia, empresas dos EUA perdem cerca de 62 bi dólares por ano devido a um atendimento ruim. Portanto, investir em colaboradores que tenham a habilidade de lidar bem com os clientes é uma estratégia cada vez mais importante. E quem a possui, sairá na frente no futuro do trabalho.

8. Liderança

Encontrar bons líderes sempre foi um desafio para qualquer empresa. Mas com cada vez mais colaboradores trabalhando de forma remota, com fusos diferentes e novos projetos entre departamentos e setores da empresa, ser um líder vai se tornar um desafio a mais.

A liderança no futuro do trabalho será sobre coordenar e inspirar os membros da equipe, delegar tarefas e agregar várias soft skills no seu leque para si e seus colegas.

9. Resolução de crises e conflitos

Desde lidar com conflitos e mal entendidos no dia a dia, até crises e problemas complexos em projetos. Espera-se que os problemas no futuro envolvam cada vez mais tecnologia e dados. E, ao mesmo tempo, emoções e pessoas. Alguém com a habilidade de interpretação, mediação e resolução de conflitos será necessário em toda equipe.

10. Fit cultural com a empresa

Estar alinhado com a cultura de uma empresa, seus valores e posicionamentos é a 5ª habilidade mais procurada por recrutadores de RH. Essa clareza dos seus valores como profissional e como elas se comunicam com a empresa em que trabalha vai ter um papel muito importante na satisfação, saúde mental e até produtividade dos funcionários.

A criação e cultivo de uma cultura empresarial tem aparecido em diversos estudos como um fator cada vez mais relevante para o sucesso a longo prazo da empresa.

As hard skills, são as habilidades que vem de conhecimentos teóricos e dados. Já as soft skills são aprendidas e desenvolvidas através da prática e observação com outras pessoas.

Tanto profissionais autônomos quanto colaboradores de uma organização podem encontrar várias situações e experiências que ajudam a desenvolver soft skills. Frequentar espaços de coworking e trabalhar remotamente, por exemplo, pode estimular o gerenciamento de tempo, adaptabilidade e produtividade.

Quer saber mais sobre o que esperar do futuro do trabalho e as tendências dos próximos anos? Leia mais nesse post.

Bruna Miranda é criadora e estrategista de conteúdo, tradutora, podcaster, e está sempre atrás de um projeto novo. Trabalha como freelancer desde 2015 e já evitou várias reuniões que poderiam ter sido um e-mail.