ferramentas de gestão para coworking

Ferramentas de gestão para coworking para garantir melhores resultados

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As ferramentas de gestão para coworking ajudam a gerenciar reservas, obter eficiência, satisfazer os clientes e atingir resultados melhores. Veja algumas soluções que evitam erros e retrabalhos no seu negócio.

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Toda empresa deve investir em tecnologia para automatizar processos e obter melhores resultados no dia a dia. Ou seja, essa é uma forma de gerar competitividade. Você já deve ter pensado sobre isso. A questão é saber quais são as melhores ferramentas de gestão para coworking.

Afinal, esse é um negócio diferenciado e que exige atenção a vários detalhes. Por exemplo, agendamento de horários, fluxo de caixa, avaliação dos usuários e mais. 

Além disso, como essa é uma das tendências do trabalho remoto, o coworking precisa ser bem gerenciado para evitar problemas. Caso contrário, você precisará saber como lidar com comentários negativos — porque provavelmente eles virão. 

Então, que tal evitá-los usando as ferramentas certas para a gestão do seu coworking? Confira a importância desses recursos e conheça algumas opções úteis!

O que são ferramentas de gestão para coworking?

As ferramentas de gestão para coworking são sistemas utilizados para aprimorar os processos internos da empresa. Assim, há chances de otimizar tarefas, melhorar o serviço e buscar resultados mais positivos.

Isso porque essas ferramentas utilizam as tecnologias para entregar soluções alinhadas às tendências do mercado, considerando as necessidades do cliente e da empresa.

Um dos grandes diferenciais dessas soluções é a automação. Assim, a tecnologia atua para tornar tarefas repetitivas automáticas. Dessa forma, a rotina é facilitada.

Como resultado, a equipe pode se dedicar a outras atividades mais relevantes para o negócio. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade, sem prejudicar a qualidade do serviço.

Outro ponto essencial é o alinhamento com o trabalho remoto: a tecnologia é essencial para viabilizar o trabalho a distância. E um coworking precisa estar alinhado a essas práticas tão relevantes para o seu público. 

Porém, para que não restem dúvidas no momento de recorrer a essas soluções, vale conhecer mais sobre a sua relevância e benefícios. E você saberá tudo isso no próximo tópico!

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Por que é importante utilizar esses recursos?

A utilização de  ferramentas de automação para coworking é importante, porque ajuda a otimizar o negócio e mantém a competitividade.

Além disso, é preciso acompanhar o mercado e conseguir desenvolver melhores práticas e estratégias para se destacar.

Sem conta que o uso de softwares, plataformas e outras soluções pode trazer vários benefícios para a empresa. Conheça os principais!

Melhoria na gestão de tempo

A primeira vantagem é otimização na gestão de tempo. Isso porque a automação consegue assumir tarefas repetitivas ou que demandariam mais empenho. Portanto, simplifica os processos.

Por exemplo, as ferramentas podem ajudar a manter cadastros organizados em sistemas digitais, facilitando o acesso aos dados.

Elas também podem simplificar os agendamentos e o controle de horários no coworking. Outro benefício é a possibilidade de gerar relatórios rapidamente.

Na hora de encaminhar mensagens, os sistemas podem trabalhar com envios programados. Também há a possibilidade de adotar chatbots para atendimentos mais simples.

Tudo isso economiza tempo da equipe, que terá condições de se dedicar a outras demandas fundamentais para o desenvolvimento do negócio.

Como resultado, a empresa aproveita a redução de custos e a otimização no uso de recursos.

Aumento da segurança nos processos

O uso de ferramentas também consegue reduzir os erros humanos. O motivo é que os sistemas trabalham de maneira integrada e centralizada. Portanto, facilitam a rotina.

Além disso, torna-se mais fácil fazer conferências e outros procedimentos ao gerenciar a empresa. Como resultado, há diminuição no retrabalho e menos riscos de falhas que prejudicam o negócio.

Imagine manter agendamentos sempre manuais para os espaços. Se, ao atender um cliente, a agenda utilizada não estiver próxima, há riscos de prometer um horário que não está disponível. 

Ainda existem outras situações nas quais os processos manuais aumentam os riscos de equívocos. Logo, a tecnologia é essencial para ter mais segurança nas ações adotadas.

Oportunidade de melhorar relacionamentos

É bastante importante encontrar formas de fortalecer a comunidade do coworking. E as ferramentas de automação ajudam nisso.

Quer saber por que isso acontece? É simples! Os sistemas contribuem para a gestão de clientes e o desenvolvimento de relacionamentos.

Além disso, com base nos dados coletados e nas análises realizadas, é possível identificar o perfil de clientes e desenvolver campanhas específicas de integração.

Criar eventos, fazer happy hours, criar canais de comunicação e outras práticas ajudam na integração dos diferentes coworkers. Com o tempo, a comunidade se torna cada vez mais fortalecida. 

Quais ferramentas de gestão para coworking garantem melhores resultados?

Se você se interessou pela possibilidade de otimizar a gestão do coworking com o suporte da tecnologia, precisa encontrar as principais ferramentas para isso. 

Aqui, é comum que você tenha algumas dificuldades. Afinal, o mercado apresenta uma série de soluções que podem ser interessantes.

Por isso, o ideal é pensar quais são as necessidades do seu coworking para, a partir daí, começar a busca por ferramentas que possam se adequar ao que você procura.

Com esse direcionamento, será mais fácil filtrar as possibilidades. Depois, é só fazer comparativos em relação à funcionalidades, às vantagens e ao preço para encontrar o melhor custo-benefício.

Ainda, para ajudar nessa busca, preparamos uma lista com os principais tipos de ferramentas que podem ajudar na gestão de coworking.

Desse modo, você conhecerá mais sobre as diferentes possibilidades para entender o que a sua empresa precisa. Confira!

Aplicativos de controle de acesso

Essa é uma ferramenta bastante eficiente. O aplicativo de acesso permite abrir as portas do espaço a partir de uma chave de acesso. Por sua vez, ela pode ser gerenciada, isto é, criada ou excluída conforme a necessidade.

Outro recurso útil é a gestão de eventos, inclusive com o compartilhamento de convites via WhatsApp. Ainda há possibilidade de fazer:

  • Gerenciamento de permissões por app ou plataforma web;
  • Definição de restrições por dia da semana e horário;
  • Consulta a históricos de acesso e relatórios de uso dos espaços.

Por ser uma plataforma de automação predial, o aplicativo de acesso garante a segurança do seu coworking ao fazer o controle de usuários. Ele também é importante em situações de crise sanitária, como a pandemia do coronavírus. 

Isso porque é possível ter acesso ao histórico de cada acesso e ter informações de nome, dia e hora de cada usuário. Portanto, entra-se em contato quando necessário.

Essa tecnologia ainda garante uma visão completa do uso do espaço. Basta observar o sistema de check-in e check-out. 

Dessa forma, fica mais fácil gerenciar as salas, especialmente as privativas, além de preparar o coworking para o DayPass. Alguns exemplos de aplicativos de controle de acesso são:

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Vending machines

Muitas pessoas passam horas no coworking. Então ter uma vending machine à disposição é uma forma de agregar valor ao seu negócio. 

Afinal, pode acontecer de alguém ficar com fome e estar sem tempo para sair e comer algo em um restaurante, por exemplo. Nesse cenário, as máquinas ajudam a satisfazer os clientes. 

Apesar de não ser um item obrigatório, é uma possibilidade para agradar os profissionais que usam o seu espaço, além de ser uma ferramenta acessível. Por isso, o investimento pode valer a pena.

Na vending machine, você pode oferecer:

  • Snacks;
  • Bolachas;
  • Bebidas variadas, como cafés, refrigerantes e água;
  • Doces.

Algumas opções de empresas são:

Plataforma de gestão de reservas e contratos

Um software específico para essa finalidade ajuda muito a gerenciar a rotina do coworking. Além de garantir que as reservas sejam asseguradas, ele costuma oferecer outras funcionalidades, como:

  • Gestão de contratos;
  • Organização de receitas e despesas;
  • Relatórios gerenciais;
  • Controle de faturamento;
  • Emissão de notas fiscais.

Em outras palavras, uma plataforma de gestão de reservas e contratos ajuda a realizar uma gestão mais eficiente. Com isso, fica mais fácil destacar o seu coworking diante da concorrência e escalá-lo. 

A ferramenta ainda traz um impacto significativo para a produtividade. Isso porque a sua equipe poderá nas atividades estratégicas, como o atendimento aos clientes.

Ao mesmo tempo, erros e retrabalhos são evitados. Isso é fundamental para evitar comentários negativos. 

Você pode encontrar essas funcionalidades nas seguintes plataformas:

Software de gestão de clientes

Mais uma ferramenta interessante para o coworking é um software de gestão de clientes. Nesse caso, a ideia não é apenas prestar um atendimento, mas utilizar os dados para embasar a estratégia.

Nesse caso, o sistema trabalha com a coleta de dados dos clientes e permite gerar relatórios que podem trazer insights para a empresa.

A partir disso, é possível identificar questões como público que mais frequenta, taxa de retorno, hábitos dos profissionais, entre outros.

Outra questão interessante de um software de gestão de cliente é que ele traz funcionalidades que ajudam no relacionamento com o público.

É comum, por exemplo, que ele apresente uma série de canais de comunicação integrada, que permitem adotar uma estratégia omnichannel.

Isso ajuda a alinhar a comunicação, manter um histórico único e promover práticas que melhorem a relação com o cliente. Veja algumas práticas que você pode adotar:

  • Analisar os dados de clientes para enviar ofertas personalizadas;
  • Avaliar as principais necessidades dos profissionais para implementar melhorias;
  • Identificar os períodos de baixa ocupação e criar promoções para atrair clientes;
  • Manter canais que ajudem a desenvolver relacionamentos próximos.

Tudo isso ajudará a trabalhar formas de fidelizar os clientes e melhorar os resultados do coworking. Na prática, muitos softwares apresentam ferramentas que ajudam na gestão de clientes, como:

Software de gestão específico para coworkings

Os escritórios compartilhados e flexíveis têm características particulares. Por isso, vale a pena usar um software de gestão adequado. 

Ele trará todas as funcionalidades relevantes para facilitar os processos rotineiros desse tipo de negócio. Entre elas estão:

  • Ingresso de novos usuários;
  • Gestão de faturamento;
  • Gerenciamento de reservas;
  • Suporte;
  • Automação de pagamentos.

Perceba que o software de gestão é mais amplo do que a plataforma para gestão de reservas, clientes e contratos. Muitas vezes, você encontra todas as funcionalidades nessa solução. 

Por isso, é importante fazer essa avaliação antes de contratar o sistema.

Na sua avaliação, considere as seguintes alternativas:

Plataforma de coworking

Você pode ter um coworking sem estar em uma rede. Porém, fica mais fácil encontrar clientes ao ser parceiro de uma plataforma especializada, como o BeerOrCoffee.

Nesse caso, você adapta o seu negócio às exigências para ganhar avaliações cinco estrelas dos clientes do BeerOrCoffee.

Ao fazer essa parceria, você tem a chance de receber a divulgação pela plataforma. Assim, os usuários próximos veem onde é seu coworking e o que ele oferece. Isso ajuda a alinhar expectativas e ter reservas constantes.

Ademais, a ferramenta dá acesso a um painel para gerenciar as informações. Ou seja, você tem mais de uma ferramenta de gestão para coworking. Afinal, é possível administrar todos os detalhes da rotina para garantir o máximo de eficiência.

Software para gestão de serviços

Também é importante relembrar que um coworking precisa gerenciar vários recursos no ambiente. Por exemplo:

  • Salas de reunião;
  • Salas privativas;
  • Estações de trabalho;
  • Espaços para eventos.

Um sistema para gestão dos serviços permite atentar ao horário de agendamento, ao check-in e checkout de usuários e à organização do ambiente. 

Assim, se uma sala privativa for reservada, você garante que todos os equipamentos estão funcionando e que as solicitações do cliente estão sendo atendidas.

Isso evita, por exemplo, que o cliente chegue ao espaço e descubra que não conseguirá realizar as atividades pretendidas por problemas na sala reservada. 

A ferramenta ainda ajuda a evitar problemas, como conflito de horários — que demonstram desorganização e levam à insatisfação dos clientes. 

Nesse quesito, você pode apostar no WorkinHub e no BeerOrCoffee, que também facilita toda a reserva com o painel disponível aos usuários.

Conclusão

Com a ajuda dessas ferramentas de gestão para coworking, fica mais fácil agradar os seus clientes, ter eficiência nos processos e alcançar melhores resultados. Além disso, é possível aproveitar a tendência das mudanças nos espaços de trabalho.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web, e Joanna Nandi, Redatora Web.

Respeito à diversidade no coworking: por que ter um escritório que aceite a todos

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O respeito à diversidade no coworking consiste em aceitar as diferentes pessoas e suas ideias, suas culturas, suas características e suas trajetórias. Desse modo, promover um ambiente plural é fundamental para o ajudar o negócio a se destacar. Saiba mais!

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Dia 28 de junho é o Dia Internacional do Orgulho LGBTQIA+. Nessa data, é muito comum que as pautas sobre respeito à diversidade no coworking e em outras empresas ganhem destaque.

Mas será que o seu espaço atende a esses requisitos? Muitas vezes, os discursos refletem uma ideia de respeito. Porém, nem sempre a prática é realmente assim.

Por isso, é essencial entender mais sobre esse conceito, a sua relevância e como o coworking pode promover esse respeito de maneira efetiva.

Afinal, aceitar diferentes públicos no seu espaço de escritório flexível é uma forma de fortalecer a sua marca e se destacar. Sem contar que passa a oferecer uma experiência melhor a todos os coworkers.

Então, aproveitando essa data tão relevante, trouxemos este conteúdo para falar sobre o respeito à diversidade no coworking e por que é preciso ter um escritório que aceite a todos. Confira!

O que é diversidade no coworking?

Primeiro, é preciso entender o que significa a diversidade. No ambiente corporativo, o termo representa a adoção de práticas que busquem ter uma postura de respeito, acolhimento e inclusão de todos.

O respeito à diversidade está ganhando espaço nas tendências do mercado devido à maior conscientização da população sobre sua importância.

No entanto, para aplicá-lo corretamente, é preciso entender o que ele quer dizer — e por que ele é tão necessário. Assim, diversidade significa tudo aquilo que é diverso, que tem multiplicidade.

Além disso, ela pode ser de 4 tipos — e todos devem ser observados pela empresa. São eles:

  • Etnia/raça;
  • Gênero;
  • Orientação sexual;
  • Idade.

Inclusive, essa medida traz uma série de benefícios para a empresa. Por exemplo, conforme estudos feitos pela Harvard Business Review, negócios diversos têm 19% mais inovação.

Já os lucros, antes de juros e impostos, são em média 9% mais altos. Outro ponto positivo identificado na pesquisa é a redução de conflitos entre colegas.

Tudo isso ajuda a construir um ambiente mais positivo, com retenção de talentos e melhores resultados para o negócio. Inclusive, para os coworkings.

Desafios e dificuldades da comunidade LGBTQIA+

Nesse sentido, é importante destacar as dificuldades e desafios enfrentados pela comunidade LGBTQIA+ no mercado de trabalho. 

Conforme dados levantados por uma pesquisa divulgada pela Catho, 61% dos funcionários que integram esse grupo escondem dos gestores a sua orientação sexual. 

Já o estudo Why the First Year Matters for LGTBQ+ Employees, do Boston Consulting Group (BCG), demonstrou que 77% dos colaboradores LGBT+ já foram discriminados no trabalho.

E existem dados ainda mais alarmantes: o projeto “Demitindo Preconceitos” sinalizou que 38% das empresas das empresas têm restrições para contratar LGBTQIA+.

Tudo isso demonstra que, embora exista um grande movimento em relação à adoção da diversidade nas empresas, ainda é preciso trabalhar melhor o tema. 

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Por que é importante investir em um coworking plural?

Sabendo mais sobre o que é a diversidade no trabalho, é possível que você tenha dúvidas sobre por que investir em um coworking plural.

Essa é uma prática fundamental para trazer segurança e acolhimento aos profissionais da comunidade LGBTQIA+. Afinal, eles também devem ser seu público-alvo.

Por exemplo, a pesquisa da consultoria Mais Diversidade mostrou que 54% dessa população não sente segurança no ambiente de trabalho. 

Nela, 74% também citaram que sentem falta de um ambiente mais inclusivo. Assim, é papel das empresas adotar a diversidade.

Porém, considerando a tendência de trabalho remoto ou híbrido, nem sempre os colaboradores estão no espaço físico da empresa, certo?

Muitas vezes, eles recorrem aos escritórios compartilhados para exercerem suas atividades. Afinal, esses espaços trazem benefícios como estrutura, conforto e networking.

Logo, o coworking também precisa ter essa preocupação para receber todos os clientes de maneira adequada e inclusiva. E não podemos esquecer que o próprio coworking tem funcionários, não é?

Então a adoção da diversidade de maneira ampla, englobando equipe, clientes, parceiros e toda a comunidade se torna fundamental para a construção de uma sociedade melhor.

Os resultados, além de ter um ambiente mais positivo, refletirão no próprio posicionamento da sua marca.

Como garantir o respeito à diversidade no coworking?

Agora que você já sabe o que é a diversidade no coworking e por que é importante desenvolver um espaço plural, vale conferir algumas dicas para garantir essa postura nos espaços. 

A seguir, aprenda as principais dicas para garantir respeito à diversidade no coworking. Confira!

Trabalhe as políticas de contratação

Para começar, o coworking precisa que a própria equipe interna seja diversa, certo? Então, é necessário trabalhar as políticas de contratação para atender a essa diretriz.

Nesse sentido, vale rever como são os processos de recrutamento e seleção, trabalhando com critérios de diversidade. 

Ademais, os profissionais envolvidos no processo precisam estar preparados. Afinal, a postura apresentada no processo deve ser alinhada ao respeito à diversidade.

Também é importante que eles consigam demonstrar durante todo o processo essa regra da empresa. Assim, é possível encontrar candidatos mais alinhados à cultura do negócio.

Invista em uma cultura de diversidade

Outra dica para ter um coworking plural é investir em uma cultura de diversidade na empresa. Nesse caso, ela influencia tanto a equipe interna quanto os clientes e os parceiros.

A postura deve ser de respeito e valorização da diversidade. Ainda, é interessante promover práticas que ajudem a superar eventuais desigualdades sistêmicas, garantindo mais inclusão.

E lembre-se de que as ações devem ser realmente inclusivas. O que a empresa defende e o que ela pratica devem ter alinhamento. Isso é imprescindível para garantir a real diversidade, em vez de apenas praticar o pinkwashing.

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Tenha um código de conduta

Além de promover a diversidade, é preciso ter uma postura de não tolerar situações de preconceito ou assédio. Para isso, o ideal é desenvolver um código de conduta.

Ele deve detalhar a cultura da empresa, as boas práticas e as ações que não são aceitas dentro do coworking. 

Nele, indique as medidas que serão aplicadas contra a discriminação — elas são importantes ao identificar qualquer conduta indevida, visando a inibir novas ocorrências.

Esse é um passo essencial para que o código seja observado por todos, ajudando a promover um ambiente inclusivo e diverso. 

Crie um ambiente de segurança

Também é fundamental ter um ambiente de segurança para a diversidade. Isso significa garantir a liberdade de todos para se expressarem — respeitando as boas práticas.

A ideia é que o público LGBTQIA+, por exemplo, sinta-se confortável para falar sobre suas experiências e serem transparentes, sem precisarem se esconder.

Isso é feito, principalmente, pela adoção das dicas anteriores. Porém, mantenha uma rotina de pesquisa sobre o tema para encontrar mais formas de desenvolver um ambiente diverso e respeitoso.

Agora que você já sabe mais sobre o respeito à diversidade no coworking, pode adotar medidas para ter uma cultura plural no seu espaço. Dessa forma, é possível promover maior inclusão para todos os profissionais. 

Quer aprender ainda mais sobre coworkings? Aproveite e baixe gratuitamente o nosso guia sobre a indústria de escritórios flexíveis para descobrir como será o futuro dos escritórios no Brasil!

Texto escrito por Joanna Nandi, Redatora Web.