Antecipar possíveis imprevistos no coworking é o mesmo que fazer manutenções, seguir as regras, ter ótima comunicação com os clientes e SEMPRE confirmar as reservas. Nós temos mais dicas no post. Siga em frente!

Alguma vez você ficou sem saber como lidar com os comentários negativos dos seus clientes? Por mais que o objetivo seja fazer tudo para agradar, é bem difícil atingir esse patamar. Mas existem alternativas para evitar situações desagradáveis. Basta antecipar possíveis imprevistos no coworking.

Nem sempre a tarefa é fácil, afinal, alguns desafios surgem ao acaso. Além disso, de que forma saber o que seus usuários querem sempre? É impossível adivinhar tudo, mas algumas situações que parecem imprevistos são bem comuns. E existem práticas e detalhes que todo cliente adora.

Neste artigo, apresentamos algumas dicas úteis para você se antecipar aos possíveis imprevistos do coworking. Confira!

Faça manutenções rotineiras

Vários problemas podem acontecer em um coworking. As possibilidades mais comuns são:

• Quebra de cadeiras e mesas;
• Rompimento de tubulações;
• Vazamentos e infiltrações;
• Queda de energia elétrica;
• Mau funcionamento de ventiladores e ares-condicionados;
• Baixa iluminação natural devido à falta de limpeza das clarabóias.

Essas são situações para as quais você pode se preparar. Nossa primeira dica é que você crie um checklist de manutenção. Faça revisões mensais e esteja aberto para receber o feedback de clientes. 

Além disso, peça à equipe para ficar atenta a situações que exigem correção. Muitas vezes, é possível identificar que uma cadeira vai quebrar e precisa ser substituída antes de um acidente.

Outra ideia é criar uma equipe de apoio. Ou seja, tenha pessoas disponíveis para fazer os ajustes sempre que necessário. Vale a pena ter na agenda o contato de alguns profissionais, como encanadores, eletricistas, marceneiros e faxineiros. Assim, você garante agilidade na solução de eventuais problemas.

Disponibilize as regras do coworking

Todo espaço tem regras! Elas também são importantes no coworking onde as áreas são compartilhadas. Isso evita conflitos entre os usuários do escritório flexível. Portanto, também é uma forma de antecipar possíveis imprevistos no coworking.

Crie uma lista ou um documento simples com todas as regras que precisam ser seguidas. Por exemplo:

• Horário de funcionamento;
• Regras das áreas comuns;
• Boas práticas, como cada um lava a sua louça;
• Possíveis proibições, como conversas em voz alta — aproveite para indicar se existe um espaço apropriado para isso.

E lembre-se de destacar o que é community manager. Assim, o cliente sabe quem procurar para ter uma boa experiência no coworking.

Indique o que precisa ser feito para entrar no coworking

Muitos escritórios compartilhados registram problemas na entrada dos usuários. Isso ocorre por diversos fatores, como a falta de comprovação de reserva, ou o não cumprimento das regras.

Por isso, deixe claro tudo que é necessário para entrar no ambiente. Em especial, especifique que é necessário fazer a reserva no BeerOrCoffee. Muitas vezes, um nômade digital não sabe que o cadastro na plataforma é indispensável. Outras pessoas podem saber dessa informação, mas esquecer de comprová-la.

De qualquer forma, cabe a você indicar o que deve ser feito. Inclusive, essas informações devem estar na lista de regras. Assim, possíveis imprevistos no coworking serão antecipados.

Tenha empatia para ouvir os feedbacks

Mesmo com o cadastro na plataforma do BeerOrCoffee, os usuários podem trazer um feedback negativo. Isso porque nem todos os coworkings funcionam da mesma forma. Aqui, vale a pena pensar em regras para facilitar a vida dos usuários. Entre elas:

• Iluminar a área externa para aumentar a segurança de quem entra e sai no período noturno;
• Solicitar informações antecipadas para evitar imprevistos no coworking;
• Confirmar a reserva para evitar que o espaço fique desocupado quando a pessoa deixa de comparecer. Assim, você libera o ambiente para outra reserva;
• Confirmar a área que será ocupada pelo cliente. Por exemplo, se é uma sala de reunião, uma sala privativa, um espaço built to suit;
• Garantir as regras de higienização. Isso aumenta a segurança do usuário, especialmente no período pós-pandemia.

Não prometa o que não pode cumprir

A regra número 1 da hospitalidade é a sinceridade. O cliente precisa saber o que o espera no coworking. Caso contrário, acabará se decepcionando e, dificilmente, voltará a fazer uma reserva no espaço.

Uma forma de antecipar possíveis imprevistos no coworking é colocar apenas o que é verdade na descrição da plataforma do BeerOrCoffee. Por exemplo, nunca coloque que tem uma sala de reunião, se o espaço não for projetado para isso. Improvisar para contornar a carência de uma sala de reunião pode frustrar o usuário, afinal, esse ambiente requer alguns critérios de qualidade.

A mesma regra vale para as áreas comuns. Tem um espaço de descompressão para as pessoas se desconectarem do trabalho? Ótimo! Mas não iluda ninguém com falsas promessas. A verdade deve reinar em todas as situações, inclusive em relação à estrutura.

Privilegie a comunicação

Comunique-se antes, durante e depois da reserva do BeerOrCoffee com o cliente. Pergunte se ele tem alguma dúvida e colha suas expectativas. Coloque-se à disposição para resolver possíveis problemas. No fim, pergunte o que ele achou da experiência.

Se algum imprevisto ocorrer, verifique a possibilidade de solução imediata. Caso não tenha, informe o que está fazendo para ajudar.

Se o problema for perto do horário da reserva, informe o cliente e pergunte se ele quer adiar a chegada, comparecer outro dia ou o que prefere fazer. Isso, certamente, vai satisfazê-lo.

Conte com o time de Supply do BeerOrCoffee

Manter os clientes satisfeitos exige uma série de cuidados. Para todos eles, você pode contar com o time de Supply do BeerOrCoffee. A equipe está sempre disponível para ajudar com qualquer problema relativo às reservas.

Por exemplo, o cliente jura que reservou, mas não aparece no sistema. Você pode entrar em contato com o time de Supply. Ou então o usuário fez uma reserva regular, mas queria uma sala de reunião. O Supply também pode ajudar.

Em paralelo, você deve pedir para o cliente entrar em contato com o BeerOrCoffe pelo Chatbot. Assim, seu problema será solucionado o mais rápido possível e com o máximo de eficiência.

De toda forma, ficou claro que você tem a chance de antecipar possíveis imprevistos no coworking para aumentar a satisfação do cliente e evitar comentários negativos. Que tal seguir as dicas que preparamos para ter mais reservas no BeerOrCoffee?

Gostou das ideias e quer fazer ainda mais? Aproveite e saiba o que fazer para preparar seu coworking para reserva de DayPass.

Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web. Revisado por Nícolas David, Repórter, Jornalista e Revisor.