outubro 2021 - VIDA DE COWORKING

Ferramentas de gestão para coworking para garantir melhores resultados

FerramentasFuturo do Trabalho

As ferramentas de gestão para coworking ajudam a gerenciar reservas, obter eficiência, satisfazer os clientes e atingir resultados melhores. Veja algumas soluções que evitam erros e retrabalhos no seu negócio.

Toda empresa deve investir em tecnologia para automatizar processos e obter melhores resultados no dia a dia. Ou seja, essa é uma forma de gerar competitividade. Você já deve ter pensado sobre isso. A questão é saber quais são as melhores ferramentas de gestão para coworking.

Afinal, esse é um negócio diferenciado e que exige atenção a vários detalhes. Por exemplo, agendamento de horários, fluxo de caixa, avaliação dos usuários e mais. Além disso, como essa é uma das tendências do trabalho remoto, o coworking precisa ser bem gerenciado para evitar problemas.

Caso contrário, você precisará saber como lidar com comentários negativos, porque provavelmente eles virão. Que tal evitá-los usando as ferramentas certas para a gestão do seu coworking? Confira algumas opções úteis.

Aplicativos de controle de acesso

Essa é uma ferramenta bastante eficiente. O aplicativo de acesso permite abrir as portas do espaço a partir de uma chave de acesso. Por sua vez, ela pode ser gerenciada, isto é, criada ou excluída conforme a necessidade.

Outro recurso útil é a gestão de eventos, inclusive com o compartilhamento de convites via WhatsApp. Ainda há possibilidade de fazer:

Gerenciamento de permissões por app ou plataforma web;
Definição de restrições por dia da semana e horário;
Consulta a históricos de acesso e relatórios de uso dos espaços.

Por ser uma plataforma de automação predial, o aplicativo de acesso garante a segurança do seu coworking ao fazer o controle de usuários. Além disso, é importante em situações de crise sanitária, como a pandemia do coronavírus. Isso porque é possível ter acesso ao histórico de cada acesso e ter informações de nome, dia e hora de cada usuário. Portanto, entra-se em contato quando necessário.

Essa tecnologia ainda garante uma visão completa do uso do espaço. Basta observar o sistema de check-in e check-out. Dessa forma, fica mais fácil gerenciar as salas, especialmente as privativas, além de preparar o coworking para o DayPass.

Alguns exemplos de aplicativos de controle de acesso são:

Vending machines

Muitas pessoas passam horas no coworking. Ter uma vending machine à disposição é uma forma de agregar valor ao seu negócio. Afinal, pode acontecer de alguém ficar com fome e estar sem tempo para sair e comer algo em um restaurante, por exemplo.

Assim, as máquinas ajudam a satisfazer os clientes. Apesar de não ser um item obrigatório, é uma possibilidade para agradar os seus clientes. Além disso, é uma ferramenta acessível. Por isso, o investimento pode valer a pena.

Na vending machine, você pode oferecer:

Snacks;
Bolachas;
Bebidas variadas, como cafés, refrigerantes e água;
Doces.

Algumas opções de empresas são:

Plataforma de gestão de reservas e contratos

Um software específico para essa finalidade ajuda muito a gerenciar a rotina do coworking. Além de garantir que as reservas sejam asseguradas, ainda costuma oferecer outras funcionalidades, como:

Gestão de contratos;
Organização de receitas e despesas;
Relatórios gerenciais;
Controle de faturamento;
Emissão de notas fiscais.

Em outras palavras, uma plataforma de gestão de reservas e contratos ajuda a realizar uma gestão mais eficiente. Com isso, fica mais fácil destacar o seu coworking diante da concorrência e escalá-lo. Ainda há um impacto significativo para a produtividade.

Afinal, sua equipe pode focar as atividades estratégicas, como o atendimento aos clientes. Ao mesmo tempo, erros e retrabalhos são evitados. Isso é fundamental para evitar comentários negativos.

Você pode encontrar essas funcionalidades nas seguintes plataformas:

Conexa;
Magikey.

Software de gestão específico para coworkings

Os escritórios compartilhados e flexíveis têm características particulares. Por isso, vale a pena usar um software de gestão adequado. Ele trará todas as funcionalidades relevantes para facilitar os processos rotineiros desse tipo de negócio. Entre elas estão:

Ingresso de novos usuários;
Gestão de faturamento;
Gerenciamento de reservas;
Suporte;
Automação de pagamentos.

Perceba que o software de gestão é mais amplo do que a plataforma para gestão de reservas e contratos. Muitas vezes, você encontra todas as funcionalidades nessa solução. Por isso, é importante fazer essa avaliação antes de contratar o sistema.

Na sua avaliação, considere as seguintes alternativas:

Plataforma de coworking

Você pode ter um coworking sem estar em uma rede. Porém, fica mais fácil encontrar clientes ao ser parceiro de uma plataforma especializada, como o BeerOrCoffee. Nesse caso, você adapta o seu negócio às exigências para ganhar avaliações cinco estrelas dos clientes do BeerOrCoffee.

Ao fazer essa parceria, você tem a chance de receber a divulgação pela plataforma. Assim, os usuários próximos veem onde é seu coworking e o que ele oferece. Isso ajuda a alinhar expectativas e ter reservas constantes.

Além disso, é oferecido o acesso a um painel para gerenciar as informações. Ou seja, você tem mais de uma ferramenta de gestão para coworking. Afinal, consegue administrar todos os detalhes da rotina para garantir o máximo de eficiência.

Software para gestão de serviços

Um coworking precisa gerenciar vários recursos no ambiente. Por exemplo:

Salas de reunião;
Salas privativas;
Estações de trabalho;
Espaços para eventos.

Um sistema para gestão dos serviços permite atentar ao horário de agendamento, ao check-in e checkout de usuários e à organização do ambiente. Assim, se uma sala privativa for reservada, você garante que todos os equipamentos estão funcionando e que as solicitações do cliente estão sendo atendidas.

Nesse quesito, você pode apostar no WorkinHub e no BeerOrCoffee, que também facilita toda a reserva com o painel disponível aos usuários.

Com a ajuda dessas ferramentas de gestão para coworking, fica mais fácil agradar os seus clientes, ter eficiência nos processos e alcançar melhores resultados. Além disso, aproveita a tendência das mudanças nos espaços de trabalho.

Que tal saber mais sobre os escritórios flexíveis no mundo para adaptar seu coworking? Veja os novos formatos de trabalho e exemplos de empresas multinacionais. É só baixar o e-book e aproveitar.

Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.

Uso de máscaras no escritório compartilhado: ainda é uma responsabilidade de todos

coworkingTrabalho remoto

O uso de máscaras no escritório compartilhado ainda é necessário. Mesmo com a continuidade da vacinação, tomar esse cuidado é sinônimo de satisfação dos clientes, responsabilidade e segurança. Entenda melhor.

Os números de casos ativos da COVID-19 começam a diminuir e os governos estaduais planejam a reabertura total das atividades. Aos poucos, a vida retorna ao normal. Entretanto, o uso de máscaras no escritório compartilhado ainda é necessário.

O motivo é simples: as pessoas ficam mais próximas e o vírus ainda pode circular. É verdade que a vacinação avança e já mostra toda a sua força. Isso é perceptível pela redução das mortes e do total de casos ativos.

Para ter uma ideia, o boletim da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) do dia 17 de setembro de 2021 mostra que o número de casos e óbitos registrou a maior queda do ano. Na época, já eram registradas 12 semanas consecutivas de redução no número de mortes. Além disso, esse era o melhor cenário desde o começo do monitoramento da taxa de ocupação de leitos de UTI.

Apesar dessa boa notícia, ainda é preciso se cuidar. Dados do dia 13 de outubro de 2021 mostram que a média móvel de mortes dos 7 dias anteriores ficou em 318. No entanto, a expectativa é saber se essa situação é resultado do feriado ocorrido no dia anterior. Enquanto isso, a média móvel de casos ficou pouco abaixo de 12 mil.

Como fica a vacinação nesse cenário? Por que ainda é preciso usar máscaras nos escritórios compartilhados? Vamos explicar melhor o motivo dessa recomendação para o uso do coworking no pós-pandemia, pelo menos, nesse momento.

Comparação do cenário da pandemia

Já mostramos que o cenário da pandemia vem melhorando. Para efeito de comparação, pegamos os dados do dia 13 de outubro de 2020. Naquele dia, a notícia do G1 era de queda no número de mortes e casos. Porém, o cenário era diferente.

A média móvel de mortes ficava em 499. Enquanto isso, a média móvel de casos foi de 20.553 por dia. O Brasil também registrava pouco mais de 150 mil mortes nesse período de 2020. Um ano depois, chegou a 600 mil mortes.

Além disso, é preciso considerar que esses dados estão parcialmente maquiados. Não por erro das autoridades de saúde. Mas sim devido ao feriado, já que a contabilização dos municípios tende a ser mais lenta.

Esses dados demonstram a importância de ainda cuidar dos nossos hábitos rotineiros. Tanto é que aproximadamente 98% das cidades brasileiras pretendem manter o uso de máscaras. Além disso, 64% querem continuar com essa regra mesmo após a vacinação completa da população. Pelo menos, isso é o que afirma uma pesquisa realizada pelo Conselho Nacional dos Municípios (CMN).

Em entrevista à CNN Brasil, o epidemiologista Marcio Watanabe afirmou que o ideal seria retirar a obrigação da máscara somente depois de 80% da população estar vacinada. Mais do que isso, ele alega ser necessário que todos os idosos contem com a terceira dose. Então, como está a vacinação nesse processo? É o que mostraremos agora.

Contexto da vacinação e por que fazer uso de máscaras no escritório compartilhado

Ainda que os dados estejam melhorando, a vacinação ainda anda em passos um pouco lentos. De uma população total de 220 milhões, apenas 99,6 milhões estão com as duas doses ou a dose única. Os dados são do dia 11 de outubro de 2021.

Em percentuais, o total de completamente imunizados chega a 46,72%. Quando observada a aplicação de apenas uma dose, o índice chega a 70,17%, ou quase 150 milhões. Outras 2,4 milhões de pessoas sofreram a aplicação da dose de reforço.

Em relação aos estados com o maior percentual de habitantes com o calendário vacinal completo, os cinco primeiros são:

São Paulo: 61,01%;
Mato Grosso do Sul: 60,22%;
Rio Grande do Sul: 53%;
Paraná: 50,04%;
Espírito Santo: 47,64%.

Por que é importante verificar todos esses dados de vacinação? Primeiro, porque demonstra que já caminhamos um trajeto longo, mas ainda não cruzamos a linha de chegada. Combater o coronavírus é como uma maratona, não uma corrida de 100 m.

Além disso, ter esse cuidado com o uso de máscaras é importante para fortalecer o home office e o trabalho remoto. As pessoas se sentem mais seguras. Por consequência, a chance de seu coworking receber uma avaliação cinco estrelas e ter um cliente fiel aumentam.

Tudo isso já ajuda o seu coworking, certo? O melhor de tudo é que os benefícios são relativos aos clientes, mas também à atração e retenção de talentos no trabalho híbrido.

Selo Escritório Mais Seguro

Para incentivar os coworkings da rede e garantir que os clientes se sintam confortáveis, o BeerOrCoffee criou o selo Escritório Mais Seguro. A ideia é mostrar que nem sempre é preciso fazer home office para estar em segurança, já que muitos escritórios compartilhados da plataforma exigem o uso de máscara.

Para criar a iniciativa, o BeerOrCoffee se uniu à experiência da Sercon. Ou seja, a maior plataforma de escritórios flexíveis do Brasil contou com a empresa referência em saúde e segurança no trabalho para criar a certificação.

Em que consiste o selo Escritório Mais Seguro? A certificação é uma validação do BeerOrCoffee e da Sercon para o retorno consciente ao trabalho. Por isso, os profissionais são acompanhados para que sejam identificados possíveis riscos de contaminação. Nesse processo, algumas variáveis foram consideradas:

Tempo de contato com objeto ou local;
Uso individual ou compartilhado de objeto ou local;
Tempo de vida do coronavírus em cada superfície;
Probabilidade de contaminação do local ou objeto.

A avaliação ainda agrupa os riscos conforme os ambientes dos coworkings para garantir a limpeza e a gestão dos espaços, além da visualização dos usuários. Para saber como ter o selo Escritório Mais Seguro, basta baixar o guia de mapeamento de riscos da COVID-19 no seu escritório. Assim, você saberá o que fazer para conseguir a certificação e garantir que o seu coworking está preparado para receber os clientes.

Lembre-se também de que um dos critérios para a obtenção do selo é justamente o uso de máscaras no escritório compartilhado. Afinal, é o que a Organização Mundial da Saúde (OMS) recomenda e é responsabilidade de todos cumprir as regras. Assim, você evita críticas e revisões negativas ao seu negócio.

Seu coworking já está preparado para receber o selo ou ainda recebe reclamações? Veja como lidar com comentários negativos e saiba tirar proveito dessa situação.