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Como preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião?

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Preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião requer atenção aos detalhes. Além de garantir que o horário seja exclusivo, é preciso verificar se todos os equipamentos estão funcionando, ter hospitalidade e saber se diferenciar. Entenda o que fazer.

Ao incluir seu coworking na rede do BeerOrCoffee, você tem a chance de conquistar mais clientes e aumentar seu faturamento. Quanto mais você adequar o seu espaço, melhores tendem a ser os resultados. Por isso, vale a pena saber como preparar o ambiente para reserva de Sala de Reunião.

Esse é um benefício aos usuários da plataforma. No entanto, só está disponível para algumas capitais. Pelo menos, por enquanto. Se esse for o seu caso, é a chance de conquistar clientes e conseguir algumas avaliações cinco estrelas.

Como deixar o espaço pronto? O que é preciso observar antes da reserva da Sala de Reunião? Vamos explicar esses aspectos no artigo. Confira.

para a reserva de Sala de Reunião

Sempre verifique a disponibilidade da Sala de Reunião

O primeiro passo é verificar se já existe alguma reserva para a Sala de Reunião. Isso sempre deve ser feito no painel do BeerOrCoffee. Assim, você evita imprevistos e insatisfações por parte do cliente.

Afinal, o uso dessa área é sob demanda. Portanto, a contratação deve ocorrer de forma exclusiva. Além disso, considere que o evento a ser realizado pode durar horas — até mesmo um dia inteiro.

Por isso, os clientes no coworking que desejam utilizar esse ambiente querem ter tranquilidade na hora de reservar a Sala de Reunião. Portanto, mantenha a agenda clara e sem erros para evitar horários duplicados. Caso contrário, você tende a perder uma boa oportunidade.

Se tiver alguma dúvida, você ainda pode contar com a ajuda do suporte do BeerOrCoffee. Assim, pode obter alguma informação sobre as melhores práticas no momento de fazer os agendamentos.

Apresente o espaço até a sala do evento

As salas de reunião precisam ser bonitas e agradáveis. Isso porque o assunto que será tratado no local nem sempre é dos mais agradáveis. Pode se referir a um grande problema, que levará todos os participantes a ficarem com a “cabeça quente”.

Por isso, vale a pena cuidar da decoração e garantir que o espaço para a reserva de Sala de Reunião seja o melhor possível. Invista em cores, boa iluminação e elementos que reforcem a sua marca.

Depois da reserva do cliente, deixe tudo organizado e apresente o espaço assim que ele chegar ao coworking. Assegure-se de que a Sala de Reunião estará disposta da mesma forma que foi mostrado nas fotos. Essa é a referência do cliente. Além disso, as imagens ajudaram na hora de fazer o agendamento.

Faça um tour para mostrar todos os detalhes. Comece pelas áreas comuns do coworking que podem ser utilizadas pela equipe. Por exemplo, copa e banheiros. Depois vá para a Sala de Reunião reservada e mostre tudo o que está disponível, como computadores, projetores, mesas e cadeiras etc.

Por mais que essa atitude pareça desnecessária, ela é importante para reforçar que o ambiente foi preparado para aquele evento. Isso traz uma ideia de carinho e cuidado, que aumentará a satisfação do seu cliente.

Certifique-se de que todos os equipamentos da sala estão funcionando

Para fazer reserva da Sala de Reunião, o cliente busca um local que atenda a todos os requisitos necessários. Isso inclui a tecnologia. Porém, mais do que ter os equipamentos disponíveis, é preciso garantir que eles funcionem da forma adequada.

Um ambiente perfeito para uma Sala de Reunião depende da observação detalhada. Qualquer coisa que passe despercebido pode causar transtorno para o cliente e gerar uma reclamação.

Portanto, verifique que tudo está correto. Além de se atentar a mesas e cadeiras, ofereça:

  • Equipamentos para projeção e anotações, como um quadro ou o flipchart;
  • Aparelhos para comunicação remota, a fim de facilitar as videoconferências. Aqui, é importante garantir a melhor qualidade de som e imagem. Por isso, invista em microfones, câmeras, telefones, TV e sinal de internet rápido e estável.

Veja, também, se o cliente tem alguma especificidade, algo que ele precise de forma diferenciada, como um carregador de notebook ou celular.

O coworking não é obrigado a oferecer esse tipo de material, mas pode ser uma alternativa para agradar o cliente. Por isso, ter atenção aos detalhes pode fazer a diferença. Inclusive, isso tem a ver com a próxima dica.

para a reserva de Sala de Reunião

Garanta uma boa hospitalidade

Por fim, seja um bom anfitrião. A hospitalidade é fundamental e passa por oferecer um bom tratamento e ter amabilidade e gentileza. Aqui, é necessário investir em uma boa dose de humanização no atendimento, além de lembrar que cada cliente é único. Por isso, o que não faz falta para um pode ser bastante importante para outro.

Mais do que o bom atendimento, ofereça café, água e alguns petiscos, como bolachinhas. Pode ser algo simples. Em qualquer caso, essa atitude fará a diferença e garantirá que o seu cliente fique satisfeito.

Isso também ajudará a ter uma avaliação cinco estrelas. Afinal de contas, é um mimo, algo extra que ajudará na retenção desse cliente.

Ao cuidar de todos esses aspectos, você evitará qualquer problema durante o uso da Sala de Reunião do seu coworking. Ainda assim, vale a pena seguir aquelas dicas básicas, como fazer uma descrição clara, objetiva e completa do espaço.

Isso porque o ambiente pode ter um perfil mais corporativo ou mais descolado. Ao fazer uma boa descrição e disponibilizar imagens de qualidade, você terá a certeza de que as expectativas do cliente estarão alinhadas à estrutura da sua Sala de Reunião. Ou seja, a tendência é que a avaliação do seu coworking seja positiva e isso gerará novas reservas, seja de outros clientes, seja dessa empresa em específico.

Agora, você já sabe o que fazer para preparar seu espaço para reserva de Sala de Reunião. Com todas essas dicas, você conseguirá se destacar perante os clientes e ter bons resultados.

Quer garantir que os usuários do seu coworking fiquem satisfeitos? Conheça a reserva das Salas de Reunião, disponível para algumas cidades, e saiba como aproveitar esse benefício.


Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.

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Como lidar com comentários negativos

Como lidar com comentários negativos no seu coworking

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Para saber como lidar com comentários negativos, você deve ouvir, ter empatia, avaliar se faz sentido e entrar em contato para reverter a situação. De toda forma, é preciso entender que as críticas são oportunidades de melhoria para o seu coworking. Saiba mais.

Por mais que você tente, nem sempre o seu coworking receberá avaliações cinco estrelas. É aquela história de ser impossível agradar a todos. Não tem problema nenhum nisso. Ainda assim, é preciso saber como lidar com comentários negativos. Afinal, esses momentos são oportunidades de aprendizado.

Duvida? Basta ver a importância das avaliações para tudo na vida. Elas começam ainda na escola e nos perseguem até a idade adulta. Aos poucos, nós mesmos vamos reproduzindo esse comportamento.

Tanto é que 75% dos consumidores fecham uma compra a partir da experiência de outros clientes. Isso significa que a tendência é haver uma pesquisa básica para saber se determinado produto ou serviço é aprovado e recomendado.

Outra pesquisa demonstrou que 85% dos consumidores confiam em avaliações online e recomendações locais. Além disso, 73% confiam mais na marca se ela tiver depoimentos positivos.

Isso também acontece com os clientes do BeerOrCoffee. Acostumados a esse cenário totalmente digital, eles buscam saber como é o espaço do coworking antes de agendá-lo. Além disso, muitos buscam características específicas. Por exemplo, que tenha uma sala privativa, regras bem estabelecidas para não fazer barulho ou até uma copa com talheres e pratos disponíveis para fazer uma refeição.

Qualquer que seja o caso, o fato é que a pesquisa dos consumidores deve ser considerada. Afinal, ela é que vai embasar sua decisão. Portanto, o seu coworking pode se destacar mais se tiver boas avaliações. Isso leva a novas reservas e, claro, aumento do faturamento.

Então, o que fazer para lidar com os comentários negativos e tentar reverter a situação? Veja as dicas que o BeerOrCoffee indica para todos os seus parceiros e aplique no seu coworking.

Como lidar com comentários negativos

Entenda as situações do fato acontecido

A primeira atitude é entender o que aconteceu. Ou seja, é necessário estabelecer uma comunicação efetiva, sem pender para nenhum dos lados. Afinal, é fundamental escutar, tanto para acalmar o cliente do seu coworking quanto para compreender o fato e fazer as mudanças necessárias.

Por isso, quando o cliente chegar com uma reclamação, pergunte o que ocorreu e escute. Saber como lidar com comentários negativos passa por deixar a pessoa expressar seus sentimentos e preocupações.

Durante o relato, evite interromper. Escute tudo com atenção e faça perguntas com o objetivo de entender melhor o fato. Com isso, você pode se surpreender. Talvez descubra que algum cliente descumpriu as regras ou que algum funcionário está mal treinado e precisa de um reforço sobre as boas práticas.

Qualquer que seja o feedback, use a informação para melhorar o funcionamento do seu negócio. Saiba aceitar essa negatividade. Afinal, os erros levam ao aprendizado. Manter isso em mente permite melhorar e oferecer exatamente o que seus clientes esperam.

Tenha empatia

O próximo passo é se colocar no lugar do outro. A questão é que isso é um desafio e um exercício, porque o que desagrada uma pessoa pode ser exatamente o que satisfaz a outra.

Por isso, não há uma fórmula para saber como lidar com comentários negativos. No entanto, manter a conversa privada, ouvir e evitar se defender o tempo todo são boas recomendações. Tudo isso passa justamente pela empatia.

Cuide para não cair na tendência natural de ficar na defensiva. Busque entender o ponto de vista do seu cliente. Mostre a ele que sua opinião é importante e que ele pode testar novamente seu coworking, porque aquilo que desagradou deixará de acontecer.

Lembre-se de que essas dicas podem ser aplicadas tanto para críticas feitas presencialmente quanto nas realizadas virtualmente. A diferença é que, no segundo caso, você estará a distância.

Ainda assim, deve entender o que chateou o cliente e colocar-se no lugar dele. Pergunte-se sempre: “como eu reagiria se esse fato acontecesse comigo? O que essa situação representa para mim?”. 

Se ainda achar que a opinião é desnecessária, lembre-se de que todos os comentários ruins são indicativos de que ainda é preciso melhorar. Além disso, o cliente que critica está oferecendo uma oportunidade. Isso porque vários entrarão, usarão o espaço, ficarão incomodados e nunca voltarão.

Quando o comentário negativo surge, ele vem acompanhado da possibilidade de correção. Portanto, é a chance para melhorar seu serviço, o espaço do coworking e qualquer outro aspecto que seja mencionado.

Avalie se o comentário negativo faz sentido

O coworking é uma das tendências do trabalho remoto. Por isso, muita gente que nunca usou esse espaço começou a fazer suas reservas. Isso é positivo e gera faturamento? Sim. Vai haver pessoas que esperavam mais e farão críticas sem sentido? Também.

Fazer uma peneira para filtrar todos os comentários ajuda a evitar a perda de tempo. Por exemplo, um cliente novo pode passar o dia no seu espaço e achar que a cadeira era pouco ergonômica. Ele pode reclamar, porque esperava uma cadeira do estilo presidente ou diretor, mas encontrou uma cadeira de escritório comum.

Diante de uma crítica dessas, pense em duas questões: as fotos e a descrição disponibilizadas na plataforma do BeerOrCoffee. As imagens mostravam como seriam as cadeiras? A descrição prometeu algo diferente?

Se tudo estava condizente com o que foi oferecido, simplesmente responda agradecendo o feedback. Diga que, nesse momento, o ambiente é estruturado dessa forma, mas que o cliente continua sendo bem-vindo.

Quem sabe, a reclamação tenha ocorrido devido à decoração do ambiente. O cliente achou o coworking muito escuro e disse que prejudicou sua criatividade. Isso faz sentido? Para ele, pode ser que sim. Talvez, a verdade é que o espaço é diferente do esperado e isso ficou claro nas imagens.

Ainda existem os trolls. Eles adoram colocar comentários negativos apenas para seu prazer e por se manterem anônimos. Nesse caso, é preciso ter muito cuidado. Evite entrar em discussões. Elas são infrutíferas e planejadas para prejudicar sua reputação. Por isso, responda de forma educada e coloque um limite claro para não perder tempo.

Portanto, a dica é sempre agradecer o retorno quando o comentário negativo não fizer sentido. Agora, se há críticas recorrentes à cadeira ou à decoração do espaço, por exemplo, vale a pena fazer uma análise. Pode ser que realmente esteja incomodando.

Como lidar com comentários negativos

Procure entrar em contato para reverter a situação

Por fim, sempre converse com o consumidor que fez a crítica. Entre em contato com ele por telefone, e-mail, redes sociais ou qualquer outro meio disponível. O importante é entender por que ele reclamou e deixá-lo desabafar. Depois de ouvir tudo, peça desculpas.

O ato de assumir o erro é essencial para desbancar o outro lado e mostrar que se preocupa com ele. Mais do que isso, ajuda a transformar a crítica em conversa. Esse é o momento de realmente entender o que aconteceu.

Muitas vezes, uma opinião ruim pode ser revertida. Ofereça um desconto, um dia livre no seu coworking ou qualquer outro mimo. Prometa que fará mudanças. Se a crítica foi grave, mostre que a alteração foi realizada. Isso ajudará o cliente a se acalmar e resolver ter uma nova experiência. Essa é a chance de você reconquistá-lo.

Agora você já sabe o que fazer nessa situação. Saber como lidar com comentários negativos exige uma dose de paciência e duas de autocrítica. Acredite: faz a diferença e ajuda a manter seu cliente sempre satisfeito.

É isso que você quer? Veja como evitar as críticas sabendo o que fazer para preparar seu coworking para reserva de DayPass.


Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.

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