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7 hacks de produtividade que todos gerentes precisam

Carreira

Fala-se muito sobre produtividade e formas de ser um profissional mais equilibrado e produtivo. Mas é fácil esquecer que esse processo dentro do ambiente de trabalho também depende de uma pessoa: o gerente. Ele precisa estar preparado e alguns hacks de produtividade são de grande ajuda nessa hora.

Como um líder de equipe, um gerente precisa saber aprimorar o seu próprio trabalho e rotina. Ao mesmo tempo, se responsabiliza por sua equipe. Saber estimular a produtividade no seu time é uma habilidade admirável em qualquer líder. Por isso listamos 7 hacks de produtividade que todos gerentes precisam ter.

1. Saiba qual o melhor jeito de usar o seu tempo

Antigamente ser um bom funcionário significava fazer hora extra ou dedicar cada minuto possível ao escritório. Agora, é preciso entender qual o seu melhor horário de trabalho, seu pico de produtividade. Assim é possível aproveitá-lo para manter um bom rendimento.

Do ponto de vista gerencial, estimular essa prática entre todos os membros da equipe não só garante um bom rendimento como um todo, mas também uma satisfação maior entre os funcionários sob sua responsabilidade.

Além disso, saber gerenciar o seu tempo inclui saber quando sua atenção e presença é necessária ou não. Isso vai além da delegação de tarefas para outros membros. Ter a consciência de como utilizar o seu tempo e de saber a hora de interferir ou quando se afastar são habilidades que poucos profissionais em cargos gerenciais exercitam ou reconhecem como valiosa. Mas essa é uma abordagem que estimula produtividade e confiança na equipe.

2. Aprenda como estimular a produtividade na equipe

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Esse deve ser o hack de produtividade mais simples de todos. Porém nem todo profissional e/ou gerente dá a atenção devida. Cada equipe terá diferentes profissionais que trabalham de diferentes formas. Por mais que o objetivo seja que todos trabalhem como uma unidade, criando coisas que individualmente não seriam possíveis, conhecer e respeitar os ritmos e estilos individuais na equipe é crucial para um gerente.

Uma prática que ilustra esse tipo de conhecimento é a definição de prazos para um projeto. Alguns profissionais trabalham muito bem com objetivos a curto prazo, como tarefas diárias ou semanais; e outros com longos prazos, como ter somente uma data final de entrega. O ambiente de trabalho também é uma variável que gerentes devem observar e considerar. Alguns funcionários trabalham melhor em ambientes silenciosos e privados. Outros se sentem mais estimulados em espaços com mais pessoas de diversas áreas, como espaços de coworking.

É importante ser transparente sobre o cronograma e plano que a equipe precisa seguir. Assim poderão render melhor e entender o que você, como gerente, precisa para se certificar que terá uma entrega pontual e no padrão de qualidade necessário.

3. O momento certo para eventos e atividades sociais

Não há dúvidas de que eventos sociais e momentos de descontração no ambiente de trabalho são benéficos. Seja em um escritório tradicional ou um espaço de coworking, essas atividades são importantes para manter os profissionais saudáveis e até mesmo melhorar o seu rendimento.

De acordo com o psicólogo Ed O’Brien, da Universidade de Chicago, ter atividades como sessões de ioga e exercício ou encontros sociais gera mais resultados quando acontecem antes do dia de trabalho do que depois.

Ao invés de uma noite de pizza ou happy hour com drinks no escritório, pense em opções a serem feitas no começo do dia. Uma sessão de ioga ou exercícios, clube de leituras, café da manhã etc. Desde que sejam eventos focados em socialização, criatividade ou bem estar, e não no contexto de trabalho.

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4. Estimule o descanso

O mercado de trabalho caminha em direção a um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. E encontrar momentos de descanso e intervalos durante a jornada de trabalho faz parte desse processo.

Vários estudos sobre como nosso cérebro e corpo se mantêm produtivos reafirmam que intervalos são essenciais para manter o estímulo e foco no que está sendo feito.

Esse é um hack em que gerentes podem aplicar, por exemplo. Um gerente que promove uma jornada de trabalho saudável, com intervalos e colocando esses momentos de relaxamento como uma prioridade, servirá como inspiração para sua equipe.

5. Não seja controlado por sua caixa de entrada

Um problema para diversos profissionais é a avalanche de e-mails que chega em sua caixa de entrada diariamente. Por mais que isso pareça uma tarefa simples, reassumir o controle da sua inbox é um dos hacks de produtividade que pode ser muito valorizado dentro do mercado.

Notificações de e-mails novos em seu computador ou celular pode ser uma das maiores distrações durante o dia de trabalho. A média de tempo para se abrir um e-mail depois de recebido é de 6 segundos. Contudo, uma simples interrupção pode atrapalhar muitos mais do que se imagina. Isso porque demora-se cerca de 25 minutos para voltar ao estado de concentração e foco que estava antes de abrir o e-mail.

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Ao invés de se tornar refém das notificações, um gerente que busca estimular a produtividade em si próprio e na sua equipe pode definir uma estratégia para lidar com isso. Por exemplo: estipular um horário fixo para responder, delegar, ou simplesmente limpar sua caixa de entrada é um hábito que pode resolver esse problema.

Com o horário fixo você não só acaba com as interrupções durante outras tarefas, mas reserva um ou dois momentos do dia em que checar suas mensagens é uma prioridade. Assim tudo será feito com mais foco e concentração.

6. Use a matriz de Eisenhower para priorizar ou delegar

Estar em uma posição de liderança significa lidar com uma multiplicidade de coisas. Realizar suas tarefas, delegar para outros, abrir mão de decisões e ser responsável por outras. Tudo isso soma em uma grande lista de afazeres que pode se tornar assustadora.

A Matriz de Eisenhower é um dos hacks de produtividade mais antigos e conhecidos entre profissionais que precisam lidar com muitas tarefas regularmente. Ele consiste em dividir todas as tarefas em quatro categorias considerando os fatores de importância e urgência:

  • Importante, mas não urgente: programar quando será feito;
  • Importante e urgente: fazer agora!
  • Não importante, mas urgente: delegar;
  • Não importante nem urgente: não faça ou faça depois.

Com essa técnica em mente fica mais fácil priorizar o que realmente precisa ser priorizado, organizar as tarefas em equipe e ainda manter uma rotina de trabalho equilibrada.

7. Planeje-se para estar sempre à frente

Estar à frente nem sempre quer dizer ter algum conhecimento que outros não têm ou ter vantagem sobre algo. Nesse caso, um gerente que está sempre à frente é que aquele tem um planejamento para toda a equipe, metas e se organiza com antecedência para as próximas fases de um projeto.

Ter um planejamento faz com que você e sua equipe estejam sempre preparados para o que vai acontecer em seguida. O que ajuda a evitar falhas no cronograma e passa uma segurança para todos os envolvidos, que saberão exatamente o que precisam fazer e quando deve ser entregue.

Esses hacks de produtividade são o começo do desenvolvimento de habilidade que vão tornar o ambiente de trabalho cada vez mais agradável, produtivo e propício para o crescimento profissional de todos. Para saber mais, leia este post sobre como funcionários vêem o ambiente de trabalho ideal.

Bruna Miranda é criadora e estrategista de conteúdo, tradutora, podcaster, e está sempre atrás de um projeto novo. Trabalha como freelancer desde 2015 e já evitou várias reuniões que poderiam ter sido um e-mail.  

produtividade no escritório

5 estratégias para melhorar a produtividade no escritório

Carreira

Estamos vivendo em tempos em que tudo é urgente e prioritário, especialmente no ambiente profissional. Portanto, ser altamente produtivo e manter um bom nível de produtividade no escritório ou na empresa é fundamental.

Contudo, sabemos que a produtividade, tanto pessoal quanto coletiva, pode ser impactada por diversos fatores externos, como motivação, organização, entre outros. Então, o que fazer quando ela já não estiver alcançando os objetivos esperados?

Existem algumas ações que podem ajudar nessa hora. Neste artigo, compartilharemos cinco destas estratégias simples para melhorar e aumentar sua produtividade e, consequentemente, a de seus colaboradores.

1. Planeje antecipadamente o seu dia

A falta de planejamento do seu dia pode levar à sobrecarga de trabalho, atrasos de entregas, queda no rendimento, entre muitos outros problemas. E a consequência de tudo isso será uma baixíssima produtividade.

Por esse motivo, é imprescindível que seu dia no escritório seja planejado com, pelo menos, um dia de antecedência. Considere, inclusive, os horários em que irá ler e responder seus e-mails. Pois eles, e as reuniões muito longas, são grandes ladrões de produtividade.

Outra sugestão é reservar a manhã para as suas obrigações e tarefas mais desafiadoras. Preparar uma apresentação complexa ou realizar uma reunião delicada é sempre melhor nesse período do dia.

Isso porque sua mente está descansada e lidará com maior clareza com qualquer assunto. Se possível, deixe o resto do dia para as tarefas rotineiras. Para que seu dia flua e seja produtivo é extremamente importante saber priorizar e delegar atividades.

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2. Faça uma coisa de cada vez

O maior desafio para manter a produtividade no escritório é não ceder à vontade de realizar mil coisas ao mesmo tempo. Muito se fala do profissional multitarefas, mas é preciso evitar que se perca a qualidade para manter a produtividade. Por mais atribuições que você tenha, procure manter o foco em uma tarefa de cada vez, evitando assim, distrações e retrabalhos.

Uma pesquisa realizada no Reino Unido apontou que a troca constate de tarefas durante o dia prejudica o cérebro e ainda pode provocar uma queda de 40% na produtividade devido aos bloqueios mentais causado por essa prática.

Quando perceber que está executando várias tarefas ao mesmo tempo — lendo um e-mail enquanto resolve um assunto com um colaborador ou fala ao telefone, por exemplo — pare. Respire, vá dar uma volta, tomar um café, espairecer a cabeça, para só então voltar seu foco para somente uma das atividades.

3. Use a tecnologia a favor da produtividade no escritório

Sem dúvida seu escritório utiliza uma série de ferramentas tecnológicas. Mas, acredite, sempre haverá alguma novidade que poderá proporcionar mais agilidade em seu dia a dia. Portanto, não deixe de acompanhar as inovações tecnológicas do seu segmento.

Uma sugestão adaptável a qualquer área são os sistemas de gestão. Elas permitem que as tarefas sejam demandadas e acompanhadas em uma plataforma única, automaticamente. Dessa forma, muitas daquelas reuniões com a equipe tornam-se desnecessárias, tornando o processo mais produtivo.

Podemos citar como exemplo uma das ferramentas mais utilizadas para o gerenciamento de equipes e tarefas: o Trello. Muito fácil de utilizar, nele é possível estipular prazos, criar grupos de trabalho, atribuir atividades, enfim, agilizar a produtividade. A ferramenta oferece uma diversidade de funções na versão gratuita, porém, existe uma versão paga com mais funcionalidades e capacidade.

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4. Participe de eventos e treinamentos

Por mais contraditório que possa parecer — afinal, para participar de eventos e treinamentos é preciso passar algumas horas longe do trabalho — saiba que se manter atualizado faz uma enorme diferença na sua produtividade no escritório. E isso se estende também aos seus colaboradores.

As possibilidades são inúmeras. Uma infinidade de conhecimento a ser adquirido, como novas metodologias ágeis de processos e gestão, inovações tecnológicas, capacitação de funcionários, desenvolvimento e aprimoramento de habilidades, inteligência emocional.

Enfim, um leque de ferramentas que aumentarão significantemente sua produtividade pessoal e o resultado produtivo de sua empresa.

5. Migre para um escritório compartilhado

Que tal reavaliar seu espaço de trabalho? Isso mesmo. Cada vez mais os escritórios tradicionais estão sendo substituídos por locais mais descontraídos, menos impessoais, e porque não dizer, até mais humanizados. E, dentre estes locais, estão inseridos os escritórios compartilhados, também conhecidos como coworkings.

Essa mudança vem ocorrendo porque esse tipo de espaço oferece uma enorme quantidade de benefícios, tanto para empresas quanto para profissionais autônomos. Um destes benefícios é o aumento da produtividade.

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Não é à toa que um grande número de startups, e até empresas multinacionais, já optaram por transferir suas sedes e filiais para espaços de coworking. A pesquisa Censo Coworking Brasil de 2018 apontou que 42% dos entrevistados afirmou que sua produtividade no trabalho melhorou muito após terem migrado para um escritório compartilhado.

O ambiente inovador e colaborativo destes espaços também contribui bastante para esse resultado. A troca constante de conhecimento e a possibilidade de assimilar algo novo estimula a criatividade e gera motivação. Dentre os respondentes da pesquisa, 73% disseram que aprenderam alguma coisa diferente com alguém que conheceu no coworking.

De maneira geral, as ações necessárias para melhorar, aumentar ou manter a produtividade no escritório elevadas envolvem organização, inovação, conhecimento, qualidade de vida e um bom ambiente de trabalho. Itens que não são tão difíceis de alcançar, não é verdade?

Então, que tal começar a trabalhar sua produtividade conhecendo um pouco mais a respeito dos escritórios compartilhados? É só baixar nosso e-book onde você encontrará tudo que você precisa saber sobre os coworkings.


Samantha Panzini é formada em Turismo e pós-graduada em Administração. Apaixona por Marketing Digital, ela atua como freelancer na área de Produção Conteúdo.