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Ferramentas de gestão para coworking para garantir melhores resultados

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As ferramentas de gestão para coworking ajudam a gerenciar reservas, obter eficiência, satisfazer os clientes e atingir resultados melhores. Veja algumas soluções que evitam erros e retrabalhos no seu negócio.

JP Lockwood / Unsplash

Toda empresa deve investir em tecnologia para automatizar processos e obter melhores resultados no dia a dia. Ou seja, essa é uma forma de gerar competitividade. Você já deve ter pensado sobre isso. A questão é saber quais são as melhores ferramentas de gestão para coworking.

Afinal, esse é um negócio diferenciado e que exige atenção a vários detalhes. Por exemplo, agendamento de horários, fluxo de caixa, avaliação dos usuários e mais. 

Além disso, como essa é uma das tendências do trabalho remoto, o coworking precisa ser bem gerenciado para evitar problemas. Caso contrário, você precisará saber como lidar com comentários negativos — porque provavelmente eles virão. 

Então, que tal evitá-los usando as ferramentas certas para a gestão do seu coworking? Confira a importância desses recursos e conheça algumas opções úteis!

O que são ferramentas de gestão para coworking?

As ferramentas de gestão para coworking são sistemas utilizados para aprimorar os processos internos da empresa. Assim, há chances de otimizar tarefas, melhorar o serviço e buscar resultados mais positivos.

Isso porque essas ferramentas utilizam as tecnologias para entregar soluções alinhadas às tendências do mercado, considerando as necessidades do cliente e da empresa.

Um dos grandes diferenciais dessas soluções é a automação. Assim, a tecnologia atua para tornar tarefas repetitivas automáticas. Dessa forma, a rotina é facilitada.

Como resultado, a equipe pode se dedicar a outras atividades mais relevantes para o negócio. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade, sem prejudicar a qualidade do serviço.

Outro ponto essencial é o alinhamento com o trabalho remoto: a tecnologia é essencial para viabilizar o trabalho a distância. E um coworking precisa estar alinhado a essas práticas tão relevantes para o seu público. 

Porém, para que não restem dúvidas no momento de recorrer a essas soluções, vale conhecer mais sobre a sua relevância e benefícios. E você saberá tudo isso no próximo tópico!

Flipsnack / Unsplash

Por que é importante utilizar esses recursos?

A utilização de  ferramentas de automação para coworking é importante, porque ajuda a otimizar o negócio e mantém a competitividade.

Além disso, é preciso acompanhar o mercado e conseguir desenvolver melhores práticas e estratégias para se destacar.

Sem conta que o uso de softwares, plataformas e outras soluções pode trazer vários benefícios para a empresa. Conheça os principais!

Melhoria na gestão de tempo

A primeira vantagem é otimização na gestão de tempo. Isso porque a automação consegue assumir tarefas repetitivas ou que demandariam mais empenho. Portanto, simplifica os processos.

Por exemplo, as ferramentas podem ajudar a manter cadastros organizados em sistemas digitais, facilitando o acesso aos dados.

Elas também podem simplificar os agendamentos e o controle de horários no coworking. Outro benefício é a possibilidade de gerar relatórios rapidamente.

Na hora de encaminhar mensagens, os sistemas podem trabalhar com envios programados. Também há a possibilidade de adotar chatbots para atendimentos mais simples.

Tudo isso economiza tempo da equipe, que terá condições de se dedicar a outras demandas fundamentais para o desenvolvimento do negócio.

Como resultado, a empresa aproveita a redução de custos e a otimização no uso de recursos.

Aumento da segurança nos processos

O uso de ferramentas também consegue reduzir os erros humanos. O motivo é que os sistemas trabalham de maneira integrada e centralizada. Portanto, facilitam a rotina.

Além disso, torna-se mais fácil fazer conferências e outros procedimentos ao gerenciar a empresa. Como resultado, há diminuição no retrabalho e menos riscos de falhas que prejudicam o negócio.

Imagine manter agendamentos sempre manuais para os espaços. Se, ao atender um cliente, a agenda utilizada não estiver próxima, há riscos de prometer um horário que não está disponível. 

Ainda existem outras situações nas quais os processos manuais aumentam os riscos de equívocos. Logo, a tecnologia é essencial para ter mais segurança nas ações adotadas.

Oportunidade de melhorar relacionamentos

É bastante importante encontrar formas de fortalecer a comunidade do coworking. E as ferramentas de automação ajudam nisso.

Quer saber por que isso acontece? É simples! Os sistemas contribuem para a gestão de clientes e o desenvolvimento de relacionamentos.

Além disso, com base nos dados coletados e nas análises realizadas, é possível identificar o perfil de clientes e desenvolver campanhas específicas de integração.

Criar eventos, fazer happy hours, criar canais de comunicação e outras práticas ajudam na integração dos diferentes coworkers. Com o tempo, a comunidade se torna cada vez mais fortalecida. 

Quais ferramentas de gestão para coworking garantem melhores resultados?

Se você se interessou pela possibilidade de otimizar a gestão do coworking com o suporte da tecnologia, precisa encontrar as principais ferramentas para isso. 

Aqui, é comum que você tenha algumas dificuldades. Afinal, o mercado apresenta uma série de soluções que podem ser interessantes.

Por isso, o ideal é pensar quais são as necessidades do seu coworking para, a partir daí, começar a busca por ferramentas que possam se adequar ao que você procura.

Com esse direcionamento, será mais fácil filtrar as possibilidades. Depois, é só fazer comparativos em relação à funcionalidades, às vantagens e ao preço para encontrar o melhor custo-benefício.

Ainda, para ajudar nessa busca, preparamos uma lista com os principais tipos de ferramentas que podem ajudar na gestão de coworking.

Desse modo, você conhecerá mais sobre as diferentes possibilidades para entender o que a sua empresa precisa. Confira!

Aplicativos de controle de acesso

Essa é uma ferramenta bastante eficiente. O aplicativo de acesso permite abrir as portas do espaço a partir de uma chave de acesso. Por sua vez, ela pode ser gerenciada, isto é, criada ou excluída conforme a necessidade.

Outro recurso útil é a gestão de eventos, inclusive com o compartilhamento de convites via WhatsApp. Ainda há possibilidade de fazer:

  • Gerenciamento de permissões por app ou plataforma web;
  • Definição de restrições por dia da semana e horário;
  • Consulta a históricos de acesso e relatórios de uso dos espaços.

Por ser uma plataforma de automação predial, o aplicativo de acesso garante a segurança do seu coworking ao fazer o controle de usuários. Ele também é importante em situações de crise sanitária, como a pandemia do coronavírus. 

Isso porque é possível ter acesso ao histórico de cada acesso e ter informações de nome, dia e hora de cada usuário. Portanto, entra-se em contato quando necessário.

Essa tecnologia ainda garante uma visão completa do uso do espaço. Basta observar o sistema de check-in e check-out. 

Dessa forma, fica mais fácil gerenciar as salas, especialmente as privativas, além de preparar o coworking para o DayPass. Alguns exemplos de aplicativos de controle de acesso são:

rawpixel.com / Freepik

Vending machines

Muitas pessoas passam horas no coworking. Então ter uma vending machine à disposição é uma forma de agregar valor ao seu negócio. 

Afinal, pode acontecer de alguém ficar com fome e estar sem tempo para sair e comer algo em um restaurante, por exemplo. Nesse cenário, as máquinas ajudam a satisfazer os clientes. 

Apesar de não ser um item obrigatório, é uma possibilidade para agradar os profissionais que usam o seu espaço, além de ser uma ferramenta acessível. Por isso, o investimento pode valer a pena.

Na vending machine, você pode oferecer:

  • Snacks;
  • Bolachas;
  • Bebidas variadas, como cafés, refrigerantes e água;
  • Doces.

Algumas opções de empresas são:

Plataforma de gestão de reservas e contratos

Um software específico para essa finalidade ajuda muito a gerenciar a rotina do coworking. Além de garantir que as reservas sejam asseguradas, ele costuma oferecer outras funcionalidades, como:

  • Gestão de contratos;
  • Organização de receitas e despesas;
  • Relatórios gerenciais;
  • Controle de faturamento;
  • Emissão de notas fiscais.

Em outras palavras, uma plataforma de gestão de reservas e contratos ajuda a realizar uma gestão mais eficiente. Com isso, fica mais fácil destacar o seu coworking diante da concorrência e escalá-lo. 

A ferramenta ainda traz um impacto significativo para a produtividade. Isso porque a sua equipe poderá nas atividades estratégicas, como o atendimento aos clientes.

Ao mesmo tempo, erros e retrabalhos são evitados. Isso é fundamental para evitar comentários negativos. 

Você pode encontrar essas funcionalidades nas seguintes plataformas:

Software de gestão de clientes

Mais uma ferramenta interessante para o coworking é um software de gestão de clientes. Nesse caso, a ideia não é apenas prestar um atendimento, mas utilizar os dados para embasar a estratégia.

Nesse caso, o sistema trabalha com a coleta de dados dos clientes e permite gerar relatórios que podem trazer insights para a empresa.

A partir disso, é possível identificar questões como público que mais frequenta, taxa de retorno, hábitos dos profissionais, entre outros.

Outra questão interessante de um software de gestão de cliente é que ele traz funcionalidades que ajudam no relacionamento com o público.

É comum, por exemplo, que ele apresente uma série de canais de comunicação integrada, que permitem adotar uma estratégia omnichannel.

Isso ajuda a alinhar a comunicação, manter um histórico único e promover práticas que melhorem a relação com o cliente. Veja algumas práticas que você pode adotar:

  • Analisar os dados de clientes para enviar ofertas personalizadas;
  • Avaliar as principais necessidades dos profissionais para implementar melhorias;
  • Identificar os períodos de baixa ocupação e criar promoções para atrair clientes;
  • Manter canais que ajudem a desenvolver relacionamentos próximos.

Tudo isso ajudará a trabalhar formas de fidelizar os clientes e melhorar os resultados do coworking. Na prática, muitos softwares apresentam ferramentas que ajudam na gestão de clientes, como:

Software de gestão específico para coworkings

Os escritórios compartilhados e flexíveis têm características particulares. Por isso, vale a pena usar um software de gestão adequado. 

Ele trará todas as funcionalidades relevantes para facilitar os processos rotineiros desse tipo de negócio. Entre elas estão:

  • Ingresso de novos usuários;
  • Gestão de faturamento;
  • Gerenciamento de reservas;
  • Suporte;
  • Automação de pagamentos.

Perceba que o software de gestão é mais amplo do que a plataforma para gestão de reservas, clientes e contratos. Muitas vezes, você encontra todas as funcionalidades nessa solução. 

Por isso, é importante fazer essa avaliação antes de contratar o sistema.

Na sua avaliação, considere as seguintes alternativas:

Plataforma de coworking

Você pode ter um coworking sem estar em uma rede. Porém, fica mais fácil encontrar clientes ao ser parceiro de uma plataforma especializada, como o BeerOrCoffee.

Nesse caso, você adapta o seu negócio às exigências para ganhar avaliações cinco estrelas dos clientes do BeerOrCoffee.

Ao fazer essa parceria, você tem a chance de receber a divulgação pela plataforma. Assim, os usuários próximos veem onde é seu coworking e o que ele oferece. Isso ajuda a alinhar expectativas e ter reservas constantes.

Ademais, a ferramenta dá acesso a um painel para gerenciar as informações. Ou seja, você tem mais de uma ferramenta de gestão para coworking. Afinal, é possível administrar todos os detalhes da rotina para garantir o máximo de eficiência.

Software para gestão de serviços

Também é importante relembrar que um coworking precisa gerenciar vários recursos no ambiente. Por exemplo:

  • Salas de reunião;
  • Salas privativas;
  • Estações de trabalho;
  • Espaços para eventos.

Um sistema para gestão dos serviços permite atentar ao horário de agendamento, ao check-in e checkout de usuários e à organização do ambiente. 

Assim, se uma sala privativa for reservada, você garante que todos os equipamentos estão funcionando e que as solicitações do cliente estão sendo atendidas.

Isso evita, por exemplo, que o cliente chegue ao espaço e descubra que não conseguirá realizar as atividades pretendidas por problemas na sala reservada. 

A ferramenta ainda ajuda a evitar problemas, como conflito de horários — que demonstram desorganização e levam à insatisfação dos clientes. 

Nesse quesito, você pode apostar no WorkinHub e no BeerOrCoffee, que também facilita toda a reserva com o painel disponível aos usuários.

Conclusão

Com a ajuda dessas ferramentas de gestão para coworking, fica mais fácil agradar os seus clientes, ter eficiência nos processos e alcançar melhores resultados. Além disso, é possível aproveitar a tendência das mudanças nos espaços de trabalho.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web, e Joanna Nandi, Redatora Web.

8 dicas de etiqueta para espaços de coworking que não podem faltar

coworkingHospitalidade

Colaborar com o meio e com as pessoas, respeitar horários, ser proativo e utilizar fones de ouvido são algumas das principais dicas de etiqueta para espaços de coworking. Confira outras neste artigo e saiba como orientar bem os usuários.

Fonte: Unsplash

Você já pensou na importância das dicas de etiqueta para espaços de coworking? É bem possível que já tenha percebido a importância dessas boas boas práticas.

Afinal, ninguém gosta de trabalhar em um lugar com pessoas que falam muito alto, correto? Além disso, um visitante do coworking sem educação pode criar conflitos com outros usuários.

Nesse cenário, adotar algumas boas dicas de etiquetas em espaços de coworking é fundamental para ter um ambiente mais agradável e harmonioso.

Então, como evitar as situações desagradáveis? Neste post, vamos apresentar as 8 principais orientações para que o seu coworking seja um bom espaço para trabalhar.

Assim, você poderá orientar melhor essas situações e já indicar o que cada um dos usuários pode fazer ou não. Então, que tal saber mais?

1. Atente ao uso dos fones de ouvido

Começando as nossas dicas de etiqueta para espaços de coworking, temos uma recomendação básica: garanta o uso de fones de ouvido.

Apesar de ser algo simples, muitos usuários deixam de seguir essa orientação. Principalmente, os novos.

O problema é que muitas pessoas escutam música, veem vídeos e participam de reuniões. Então, se você permitir que um usuário deixe de usar fones de ouvido, pode virar uma verdadeira bagunça!

O ideal é orientar com educação, indicando que é um espaço comunitário, em que várias pessoas trabalham. Mostre que a falta dos fones de ouvido vai atrapalhar, desconcentrar e prejudicar profissionais que estão próximos.

Portanto, foque que o coworking é um local de cuidado e concentração. Para isso, é essencial que todos se respeitem.

2. Cuide do nível dos ruídos 

Normalmente, as pessoas sabem que é importante fazer silêncio em um coworking. No entanto, isso nem sempre acontece — e pode ser desagradável para alguns usuários.

Por isso, observe o que acontece hoje no seu escritório compartilhado. Algumas perguntas importantes são:

  • As pessoas conversam livremente entre si?
  • Há algum tipo de ruído?
  • Ou elas estão mais reservadas e cada uma em seu canto?

Chegar a essas respostas ajuda a entender o perfil do seu coworking. Ele pode ser mais descontraído, aberto e leve. Dessa forma, até permite certo nível de ruído.

Mas também pode ser mais tradicional. Ou seja, privativo e silencioso. Portanto, observe como os outros estão usando o espaço.

A partir disso, você pode adaptar a descrição do seu espaço. Assim, evita que profissionais de perfil errado trabalhem no seu escritório compartilhado.

3. Tenha cabinas de videochamadas

Uma boa dica de etiqueta para espaços de coworking é ter uma cabine de videochamada. Nela, os usuários podem fazer ligações em áudio e vídeo, e até reuniões rápidas.

Essa é uma forma de evitar a insatisfação de parte dos usuários. Isso porque esses locais costuma ser à prova de som.

Portanto, quando o frequentador do coworking precisar falar com potenciais clientes, equipes, parceiros ou gestores, indique a utilização dessas cabinas.

Dessa forma, além de não incomodar outras pessoas que estão no mesmo ambiente, ele tem mais privacidade. Ou seja, pode tratar de assuntos relacionados ao negócio sem receio algum.

Essa também é uma maneira de ajudar nas tomadas de decisão importantes. Afinal, elas requerem concentração, privacidade, foco e uma boa análise para evitar erros e problemas.

Para você, como gestor, fica a satisfação do usuário. Assim, há uma chance maior de ele retornar ao seu escritório compartilhador e até se tornar um frequentador constante. 

4) Garanta a colaboração com o meio e as pessoas

Como dissemos acima, estar em um coworking significa estar em um ambiente com diversas pessoas diferentes. Por isso, é fundamental incentivar a colaboração.

A ideia é que você atente a questões relativas à interação entre os usuários e deles com o meio. Assim, conflitos desnecessários são evitados.

Um exemplo disso é a limpeza. Deixe o coworking sempre limpo e cuide para que todos mantenham dessa forma.

Cada espaço de trabalho deve continuar pronto para o uso da próxima pessoa. Por isso, coloque avisos para que a louça usada seja lavada, para que o lixo seja jogado no lugar certo etc.

Também mostre como as pessoas podem colaborar e interagir entre si, sempre respeitando a individualidade de cada um. Por exemplo, incentive uma pausa para o café e mostre o que tem na cozinha. 

Tenha em mente que o coworking é um ótimo espaço para:

  • Trocar experiências;
  • Ajudar e aprender com outros profissionais;
  • Fazer amigos;
  • Ampliar a sua rede de contatos. 

Apenas tome cuidado com os limites. Nem todo mundo vai querer colaborar o tempo todo ou ser interrompido. Portanto, sempre respeite isso.

5) Atente à boa educação

É indicado que o seu coworking tenha uma cozinha compartilhada para utilizar. Porém, é preciso que todos saibam como utilizar bem esse espaço.

Já pensou se um usuário chega e a louça está toda suja? Ou se a mesa está cheia de migalhas. Isso passa uma péssima imagem.

Portanto, uma das dicas de etiqueta para espaços de coworking é ajudar os seus usuários a terem boa educação.

Deixe lembretes para que as pessoas guardem o que pegaram nas gavetas e portas, para limparem o que sujarem, para não pegarem o que é de outra pessoa e mais.

Ainda assim, situações imprevistas podem acontecer. De toda forma, é uma boa forma de demonstrar que você cuida desses detalhes e está disponível para resolver problemas.

6) Use ferramentas para se comunicar 

Como gestor do coworking, você precisa estar disponível. É importante se comunicar com a equipe, os clientes e a plataforma do BeerOrCofee.

Para isso, use diferentes ferramentas. Algumas delas são:

  • WhatsApp;
  • Google Meet;
  • Slack;
  • Skype.

Verifique o que você precisa e quais ferramentas ajudam a resolver seus problemas. Assim, fica mais fácil se comunicar com todos.

7) Tenha atenção ao horário de funcionamento

O coworking é um espaço de trabalho compartilhado. Ou seja, a cada momento entram e saem novas pessoas.

Por isso, é fundamental respeitar o horário de funcionamento do local. Se você divulga que abre às 8h e fecha às 20h, esteja com as portas abertas entre esses momentos.

Essa medida também é um exemplo para que os usuários respeitem os horários das reservas. Assim que eles chegarem, também recorde essas questões e coloque-se à disposição para tirar dúvidas.

Tenha em mente que o futuro do trabalho exige muita organização. Ela começa com você, que organiza o ambiente do coworking e exige que as regras sejam estabelecidas.

Portanto, é aquele ditado: “o combinado não sai caro”. Quando você deixa tudo bem esclarecido, as pessoas seguem as regras. Isso traz mais satisfação para todos os usuários.

8) Tenha proatividade

A última das nossas dicas de etiqueta para espaços de coworking é: tenha proatividade. Essa é uma orientação tanto para o coworking quanto para toda a sua vida profissional.

Por isso, atente às necessidades dos clientes. Verifique se está faltando café, bolachinhas, materiais de limpeza etc. Avalie se alguma cadeira está prestes a quebrar ou se é preciso fazer manutenção em algum objeto.

Isso ajuda a evitar descontentamento dos usuários e mantém o escritório compartilhado em dia. Ao mesmo tempo, traz certa autonomia ao seu cliente.

Por exemplo, se ele precisa da senha do Wi-Fi para acessar a internet, mostre onde ele pode encontrá-la. Se precisa de mais tomada, também.

Assim, você melhora a experiência dos usuários e reforça essas dicas de etiquetas para espaços de coworking. Então, que tal colocá-las em prática?

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Texto por Bruno Guerra, Jornalista, Redator e Analista de SEO.