ferramentas de gestão para coworking

Ferramentas de gestão para coworking para garantir melhores resultados

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As ferramentas de gestão para coworking ajudam a gerenciar reservas, obter eficiência, satisfazer os clientes e atingir resultados melhores. Veja algumas soluções que evitam erros e retrabalhos no seu negócio.

Toda empresa deve investir em tecnologia para automatizar processos e obter melhores resultados no dia a dia. Ou seja, essa é uma forma de gerar competitividade. Você já deve ter pensado sobre isso. A questão é saber quais são as melhores ferramentas de gestão para coworking.

Afinal, esse é um negócio diferenciado e que exige atenção a vários detalhes. Por exemplo, agendamento de horários, fluxo de caixa, avaliação dos usuários e mais. Além disso, como essa é uma das tendências do trabalho remoto, o coworking precisa ser bem gerenciado para evitar problemas.

Caso contrário, você precisará saber como lidar com comentários negativos, porque provavelmente eles virão. Que tal evitá-los usando as ferramentas certas para a gestão do seu coworking? Confira algumas opções úteis.

ferramentas de gestão para coworking

Aplicativos de controle de acesso

Essa é uma ferramenta bastante eficiente. O aplicativo de acesso permite abrir as portas do espaço a partir de uma chave de acesso. Por sua vez, ela pode ser gerenciada, isto é, criada ou excluída conforme a necessidade.

Outro recurso útil é a gestão de eventos, inclusive com o compartilhamento de convites via WhatsApp. Ainda há possibilidade de fazer:

  • Gerenciamento de permissões por app ou plataforma web;
  • Definição de restrições por dia da semana e horário;
  • Consulta a históricos de acesso e relatórios de uso dos espaços.

Por ser uma plataforma de automação predial, o aplicativo de acesso garante a segurança do seu coworking ao fazer o controle de usuários. Além disso, é importante em situações de crise sanitária, como a pandemia do coronavírus. Isso porque é possível ter acesso ao histórico de cada acesso e ter informações de nome, dia e hora de cada usuário. Portanto, entra-se em contato quando necessário.

Essa tecnologia ainda garante uma visão completa do uso do espaço. Basta observar o sistema de check-in e check-out. Dessa forma, fica mais fácil gerenciar as salas, especialmente as privativas, além de preparar o coworking para o DayPass.

Alguns exemplos de aplicativos de controle de acesso são:

Vending machines

Muitas pessoas passam horas no coworking. Ter uma vending machine à disposição é uma forma de agregar valor ao seu negócio. Afinal, pode acontecer de alguém ficar com fome e estar sem tempo para sair e comer algo em um restaurante, por exemplo.

Assim, as máquinas ajudam a satisfazer os clientes. Apesar de não ser um item obrigatório, é uma possibilidade para agradar os seus clientes. Além disso, é uma ferramenta acessível. Por isso, o investimento pode valer a pena.

Na vending machine, você pode oferecer:

  • Snacks;
  • Bolachas;
  • Bebidas variadas, como cafés, refrigerantes e água;
  • Doces.

Algumas opções de empresas são:

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Plataforma de gestão de reservas e contratos

Um software específico para essa finalidade ajuda muito a gerenciar a rotina do coworking. Além de garantir que as reservas sejam asseguradas, ainda costuma oferecer outras funcionalidades, como:

  • Gestão de contratos;
  • Organização de receitas e despesas;
  • Relatórios gerenciais;
  • Controle de faturamento;
  • Emissão de notas fiscais.

Em outras palavras, uma plataforma de gestão de reservas e contratos ajuda a realizar uma gestão mais eficiente. Com isso, fica mais fácil destacar o seu coworking diante da concorrência e escalá-lo. Ainda há um impacto significativo para a produtividade.

Afinal, sua equipe pode focar as atividades estratégicas, como o atendimento aos clientes. Ao mesmo tempo, erros e retrabalhos são evitados. Isso é fundamental para evitar comentários negativos.

Você pode encontrar essas funcionalidades nas seguintes plataformas:

Software de gestão específico para coworkings

Os escritórios compartilhados e flexíveis têm características particulares. Por isso, vale a pena usar um software de gestão adequado. Ele trará todas as funcionalidades relevantes para facilitar os processos rotineiros desse tipo de negócio. Entre elas estão:

  • Ingresso de novos usuários;
  • Gestão de faturamento;
  • Gerenciamento de reservas;
  • Suporte;
  • Automação de pagamentos.

Perceba que o software de gestão é mais amplo do que a plataforma para gestão de reservas e contratos. Muitas vezes, você encontra todas as funcionalidades nessa solução. Por isso, é importante fazer essa avaliação antes de contratar o sistema.

Na sua avaliação, considere as seguintes alternativas:

Plataforma de coworking

Você pode ter um coworking sem estar em uma rede. Porém, fica mais fácil encontrar clientes ao ser parceiro de uma plataforma especializada, como o BeerOrCoffee. Nesse caso, você adapta o seu negócio às exigências para ganhar avaliações cinco estrelas dos clientes do BeerOrCoffee.

Ao fazer essa parceria, você tem a chance de receber a divulgação pela plataforma. Assim, os usuários próximos veem onde é seu coworking e o que ele oferece. Isso ajuda a alinhar expectativas e ter reservas constantes.

Além disso, é oferecido o acesso a um painel para gerenciar as informações. Ou seja, você tem mais de uma ferramenta de gestão para coworking. Afinal, consegue administrar todos os detalhes da rotina para garantir o máximo de eficiência.

Software para gestão de serviços

Um coworking precisa gerenciar vários recursos no ambiente. Por exemplo:

  • Salas de reunião;
  • Salas privativas;
  • Estações de trabalho;
  • Espaços para eventos.

Um sistema para gestão dos serviços permite atentar ao horário de agendamento, ao check-in e checkout de usuários e à organização do ambiente. Assim, se uma sala privativa for reservada, você garante que todos os equipamentos estão funcionando e que as solicitações do cliente estão sendo atendidas.

Nesse quesito, você pode apostar no WorkinHub e no BeerOrCoffee, que também facilita toda a reserva com o painel disponível aos usuários.

Com a ajuda dessas ferramentas de gestão para coworking, fica mais fácil agradar os seus clientes, ter eficiência nos processos e alcançar melhores resultados. Além disso, aproveita a tendência das mudanças nos espaços de trabalho.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.

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