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[Guest Post] Saiba como organizar eventos em coworking

Guest Post

Existem diversos tipos de eventos entre eles sociais, culturais, esportivos, técnicos ou científicos. Eventos técnicos ou científicos servem para informar e ensinar os participantes, Alguns tipos são: palestras, seminários, feiras, congressos, simpósios, workshops, entre outros.

Se você organiza eventos ou tem interesse em organizar, você já considerou um coworking como o local para realização do evento? Ou ainda, trabalhar com sua equipe de organização do evento dentro de um espaço compartilhado?

No post de hoje você saberá as vantagens e dicas de como organizar um evento da melhor forma.

Quais as vantagens de organizar eventos em coworking?

A vantagem de organizar um evento no ambiente do coworking é trabalhar diariamente em um espaço de colaboração, onde é possível contar com a ajuda de diversos outros profissionais! Você pode trocar ideias, experiências e fazer o networking.

Coworkings são frequentados por criativos e inovadores, o que torna o ambiente inspirador, e é excelente para você que é palestrante ou organizador de eventos como cursos e workshops. Mas as vantagens não param por aí!

Com estruturas adequadas e planejadas para a realização de eventos, conferências, reuniões e palestras, estes locais contam com aparelhos audiovisuais e equipe técnica de auxílio que fazem com que os custos que seriam absurdamente altos, caiam consideravelmente.

A privacidade, a decoração e a praticidade são elementos fundamentais que fazem o sucesso dos eventos. Pensando nisso, reunimos abaixo os 8 dicas de como planejar e organizar eventos em coworking, seja curso, workshop ou palestras.

1.Faça o planejamento!

Você precisa organizar os gastos do evento, definir os palestrantes, preparar a programação e se reunir com a equipe organizadora para cumprir as tarefas diárias.

Por isso, fazer o planejamento é muito importante para o andamento do seu evento. Que tal criar um cronograma com todas as atividades necessárias para preparação e execução do evento? Em seguida, compartilhe com o resto da sua equipe.

Outro aspecto importante do planejamento é organizar dados importantes em planilhas específicas para eventos. Dessa forma, você não se perde com a quantidade de informações e fica mais fácil de consultar.

2. Peça ajuda e aproveite o que está ao seu redor!

A gestão do seu evento dentro de um coworking irá fluir melhor, sabe por que? Um coworking é centralizador de empreendedores dos mais diversos segmentos, tais como: startups, empreendedores, coach, agências de comunicação e profissionais liberais de todos os segmentos. Eles podem te ajudar a construir o sucesso do seu evento.

Nestes lugares também são oferecidos café, água e banheiros adequados que garantem a produtividade na realização das tarefas.

Todos estes fatores contribuem para que ocorra o amadurecimento de ideias para o evento que está organizando.

3. Defina a expectativa do número de participantes

Para isso você precisa analisar o conteúdo que será abordado no seu evento. Claro que, quanto mais abrangente for seu evento melhor, pois mais chance da expectativa ser atingida.

Conteúdos sobre gestão de tempo, desenvolvimento de liderança, controle financeiro, motivacionais e outros são uma opção.

Mas caso você vá trabalhar um tema específico para profissionais de uma determinada área, você deve pensar, no seu orçamento e na quantidade de pessoas que você quer no evento.

Definir o número de participantes também é importante para saber a quantidade de material que será produzida para eles. Tais como: crachás, blocos, canetas, etc.

4. Se importe com o bem estar dos participantes

Os principais coworking são planejados para que os elementos no cenário inspirem e evoquem criatividade. Para que ninguém fique desconfortável, é preciso analisar a capacidade de pessoas dos ambientes do coworking.

Lembre-se que para que sua mensagem realmente chegue a quem precisa dela, é essencial poder contar com uma estrutura certa e planejada. Tente evitar também que os participantes fiquem em fila na entrada do evento, existem formas mais rápidas de realizar o credenciamento.

Escolher com cuidado o coworking com a estrutura adequada para a realização do evento, facilita seu trabalho! Evitando que você tenha problemas futuros para que seu foco seja cuidar apenas da organização do evento.

Outra dica é fazer a programação do seu evento, incluindo intervalos e pensando em uma duração que não seja cansativa. Um número ideal para workshops de até 3h, por exemplo.

Você também pode facilitar a vida do participante realizando a venda online das entradas do evento.

5. Escolha do local

Bom, à essa altura do texto você deve está pensando escolher um coworking para alocar seu próximo evento, não é?

Escolha um coworking onde tenha os projetores e equipamentos necessários. Além disso, é preciso que seja em um endereço de fácil localização, para não gerar transtornos aos participantes.

O local deve ser próximo a restaurantes, bancos, lojas, correios, farmácias e demais estabelecimentos pois isso ajuda na experiência do participante, caso ele precise de algum desses serviços.

Também dá-se preferência por locais onde há várias opções de transporte público e estacionamentos. Para facilitar o acesso dos participantes.

6. Pense na melhor organização do espaço

Tendo um espaço exclusivo para a realização do seu evento, você tem um leque enorme de possibilidades para a organização do espaço.

Organizar evento em coworking possibilita você transformar o local propício para que o fluxo de atividades funcione com pleno desenvolvimento e envolvimento dos presentes na sala.

7. Utilize a tecnologia à seu favor!

Outra grande qualidade dos espaços coworking é que a maior parte destes lugares também possui conexão WiFi disponível. O que é fundamental na maioria dos casos, ainda mais se você optar pelo uso de um software para a gestão de eventos.

Dessa forma, você pode utilizar aplicativos para eventos, sem medo de perder a conexão.

 

Equipe de conteúdo Even3

A Even3 é uma plataforma online que pode te ajudar muito na hora de organizar eventos em coworking, através dela, você consegue vender as entradas online, emitir certificados de maneira automatizada e muito mais!

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