para a reserva de Sala de Reunião

Como preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião?

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Preparar seu espaço para a reserva de Sala de Reunião requer atenção aos detalhes. Além de garantir que o horário seja exclusivo, é preciso verificar se todos os equipamentos estão funcionando, ter hospitalidade e saber se diferenciar. Entenda o que fazer.

Ao incluir seu coworking na rede do BeerOrCoffee, você tem a chance de conquistar mais clientes e aumentar seu faturamento. Quanto mais você adequar o seu espaço, melhores tendem a ser os resultados. Por isso, vale a pena saber como preparar o ambiente para reserva de Sala de Reunião.

Esse é um benefício aos usuários da plataforma. No entanto, só está disponível para algumas capitais. Pelo menos, por enquanto. Se esse for o seu caso, é a chance de conquistar clientes e conseguir algumas avaliações cinco estrelas.

Como deixar o espaço pronto? O que é preciso observar antes da reserva da Sala de Reunião? Vamos explicar esses aspectos no artigo. Confira.

para a reserva de Sala de Reunião

Sempre verifique a disponibilidade da Sala de Reunião

O primeiro passo é verificar se já existe alguma reserva para a Sala de Reunião. Isso sempre deve ser feito no painel do BeerOrCoffee. Assim, você evita imprevistos e insatisfações por parte do cliente.

Afinal, o uso dessa área é sob demanda. Portanto, a contratação deve ocorrer de forma exclusiva. Além disso, considere que o evento a ser realizado pode durar horas — até mesmo um dia inteiro.

Por isso, os clientes no coworking que desejam utilizar esse ambiente querem ter tranquilidade na hora de reservar a Sala de Reunião. Portanto, mantenha a agenda clara e sem erros para evitar horários duplicados. Caso contrário, você tende a perder uma boa oportunidade.

Se tiver alguma dúvida, você ainda pode contar com a ajuda do suporte do BeerOrCoffee. Assim, pode obter alguma informação sobre as melhores práticas no momento de fazer os agendamentos.

Apresente o espaço até a sala do evento

As salas de reunião precisam ser bonitas e agradáveis. Isso porque o assunto que será tratado no local nem sempre é dos mais agradáveis. Pode se referir a um grande problema, que levará todos os participantes a ficarem com a “cabeça quente”.

Por isso, vale a pena cuidar da decoração e garantir que o espaço para a reserva de Sala de Reunião seja o melhor possível. Invista em cores, boa iluminação e elementos que reforcem a sua marca.

Depois da reserva do cliente, deixe tudo organizado e apresente o espaço assim que ele chegar ao coworking. Assegure-se de que a Sala de Reunião estará disposta da mesma forma que foi mostrado nas fotos. Essa é a referência do cliente. Além disso, as imagens ajudaram na hora de fazer o agendamento.

Faça um tour para mostrar todos os detalhes. Comece pelas áreas comuns do coworking que podem ser utilizadas pela equipe. Por exemplo, copa e banheiros. Depois vá para a Sala de Reunião reservada e mostre tudo o que está disponível, como computadores, projetores, mesas e cadeiras etc.

Por mais que essa atitude pareça desnecessária, ela é importante para reforçar que o ambiente foi preparado para aquele evento. Isso traz uma ideia de carinho e cuidado, que aumentará a satisfação do seu cliente.

Certifique-se de que todos os equipamentos da sala estão funcionando

Para fazer reserva da Sala de Reunião, o cliente busca um local que atenda a todos os requisitos necessários. Isso inclui a tecnologia. Porém, mais do que ter os equipamentos disponíveis, é preciso garantir que eles funcionem da forma adequada.

Um ambiente perfeito para uma Sala de Reunião depende da observação detalhada. Qualquer coisa que passe despercebido pode causar transtorno para o cliente e gerar uma reclamação.

Portanto, verifique que tudo está correto. Além de se atentar a mesas e cadeiras, ofereça:

  • Equipamentos para projeção e anotações, como um quadro ou o flipchart;
  • Aparelhos para comunicação remota, a fim de facilitar as videoconferências. Aqui, é importante garantir a melhor qualidade de som e imagem. Por isso, invista em microfones, câmeras, telefones, TV e sinal de internet rápido e estável.

Veja, também, se o cliente tem alguma especificidade, algo que ele precise de forma diferenciada, como um carregador de notebook ou celular.

O coworking não é obrigado a oferecer esse tipo de material, mas pode ser uma alternativa para agradar o cliente. Por isso, ter atenção aos detalhes pode fazer a diferença. Inclusive, isso tem a ver com a próxima dica.

para a reserva de Sala de Reunião

Garanta uma boa hospitalidade

Por fim, seja um bom anfitrião. A hospitalidade é fundamental e passa por oferecer um bom tratamento e ter amabilidade e gentileza. Aqui, é necessário investir em uma boa dose de humanização no atendimento, além de lembrar que cada cliente é único. Por isso, o que não faz falta para um pode ser bastante importante para outro.

Mais do que o bom atendimento, ofereça café, água e alguns petiscos, como bolachinhas. Pode ser algo simples. Em qualquer caso, essa atitude fará a diferença e garantirá que o seu cliente fique satisfeito.

Isso também ajudará a ter uma avaliação cinco estrelas. Afinal de contas, é um mimo, algo extra que ajudará na retenção desse cliente.

Ao cuidar de todos esses aspectos, você evitará qualquer problema durante o uso da Sala de Reunião do seu coworking. Ainda assim, vale a pena seguir aquelas dicas básicas, como fazer uma descrição clara, objetiva e completa do espaço.

Isso porque o ambiente pode ter um perfil mais corporativo ou mais descolado. Ao fazer uma boa descrição e disponibilizar imagens de qualidade, você terá a certeza de que as expectativas do cliente estarão alinhadas à estrutura da sua Sala de Reunião. Ou seja, a tendência é que a avaliação do seu coworking seja positiva e isso gerará novas reservas, seja de outros clientes, seja dessa empresa em específico.

Agora, você já sabe o que fazer para preparar seu espaço para reserva de Sala de Reunião. Com todas essas dicas, você conseguirá se destacar perante os clientes e ter bons resultados.

Quer garantir que os usuários do seu coworking fiquem satisfeitos? Conheça a reserva das Salas de Reunião, disponível para algumas cidades, e saiba como aproveitar esse benefício.


Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.

preparar meu coworking para reserva de DayPass

O que fazer para preparar meu coworking para reserva de DayPass?

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Como fazer para preparar meu coworking para reserva de DayPass? É preciso garantir que a estrutura esteja adequada e alinhar os detalhes. Explicamos tudo que você precisa fazer neste post. Saiba mais.

Atrair clientes requer criatividade em qualquer área de negócios. Para saber como preparar seu coworking para reserva de DayPass, é preciso ter essa ideia em mente, além de entender como o BeerOrCoffee funciona.

A plataforma de coworking é a maior do Brasil. Já conta com mais de 1.000 espaços de trabalho em mais de 160 cidades. Portanto, é vantajosa tanto para clientes quanto para donos de escritórios flexíveis.

Afinal, de um lado, fica fácil encontrar o ambiente mais adequado. De outro, o processo de captação de clientes é simplificado. Portanto, é aquela famosa relação de ganha-ganha. E ainda tem mais.

Quando você faz parte da rede do BeerOrCoffee, seu coworking ganha exposição, visibilidade e participa do OfficePass. Essa solução de assinatura de escritórios sob demanda garante o acesso a todos os ambientes disponíveis na plataforma. Enquanto estiver ativo, permite que o cliente escolha o lugar ideal em qualquer local do Brasil.

É uma “mão na roda”, certo? É nesse contexto que surge o DayPass. O cliente escolhe o escritório flexível que deseja utilizar e faz a reserva para o dia. Com isso, ele paga apenas uma diária. Isso traz flexibilidade e redução de custos, já que o pagamento é exclusivo sobre o que for utilizado.

Agora, é claro que vale a pena preparar seu coworking para a reserva de DayPass. A satisfação do cliente se reflete em uma ótima avaliação no BeerOrCoffee e, possivelmente, em uma agenda cheia de novas reservas no seu espaço. Que tal aproveitar esse recurso? Veja o que fazer para ter sucesso.

preparar meu coworking para reserva de DayPass

Tenha acesso fácil à plataforma do Meu Coworking

O primeiro passo é esse. Afinal, sem ter esse acesso, você não conseguirá acompanhar as reservas e outras informações úteis. Vale a pena lembrar de que o Meu Coworking é um painel com os dados principais. A partir dele, você sabe o que fazer para “preparar meu coworking para reserva de DayPass”.

Confirme a reserva

As informações da reserva ficam disponíveis no painel Meu Coworking. Porém, quando você tiver uma reserva de DayPass, receberá um e-mail do BeerOrCoffee. Na mensagem, haverá o agendamento, com nome do cliente e data da reserva.

Em seguida, você deverá fazer a confirmação por dashboard do Meu Coworking ou por e-mail. Tenha em mente que essa é uma das principais etapas. Sem ela, pode haver problemas entre você e o cliente.

Verifique os detalhes para garantir que tudo dará certo

Com a confirmação, chega a hora de ter certeza de que tudo está correto. Nesse momento, é preciso verificar algumas questões:

  • Certifique-se de que a quantidade de cadeiras cadastradas na plataforma pelo cliente estão disponíveis;
  • Garanta que os horários cadastrados são adequados ao funcionamento do seu coworking;
  • Verifique as amenidades disponibilizadas para evitar conflito de informações.

Por exemplo, se você descreveu que há uma sala específica para reuniões e ela foi agendada, tenha certeza de que o cliente poderá utilizá-la. Caso contrário, haverá um problema desnecessário, que prejudicará a reputação do seu negócio. Ou seja, essa também é uma forma de preparar seu coworking para reserva de DayPass.

Saiba como e quando se comunicar com os clientes

Todas as informações do seu coworking devem estar disponíveis para o cliente. Entre as principais estão:

  • Senha e rede do wifi, para assegurar a boa acomodação do cliente;
  • Local para buscar água, chá e café;
  • Suporte, quando necessário. Deixe claro a quem recorrer para evitar que existam dificuldades durante o DayPass.

Ofereça as informações logo na entrada do cliente. O ideal é ter respeito, educação e cordialidade. No entanto, evite falar demais ou invadir a privacidade. Muitas pessoas não gostam dessas situações.

No caso dos clientes que chegarem sem reserva, solicite que eles procurem os canais de atendimento do BeerOrCoffee. Como todas as reservas são gerenciadas pela plataforma, é importante manter essa centralização.

Você também pode fazer a conferência dentro do painel Meu Coworking. Além disso, pode solicitar o suporte ao time de atendimento.

Explique o que está incluso na reserva

Na hora de preparar o coworking para a reserva de DayPass, lembre-se de explicar quais serviços estão inclusos. Por padrão, ele tem direito ao acesso a áreas compartilhadas. Caso ele queira uma sala de reuniões ou privativa, terá que agendar pelo site do BeerOrCoffee e terá um custo adicional.

Além disso, apresente o espaço disponível. Mostre os locais aos quais ele tem acesso, como copa, cozinha, banheiros etc. Isso deixará o cliente mais confortável e aumentará a chance de ele oferecer uma avaliação cinco estrelas.

preparar meu coworking para reserva de DayPass

Solicite o cumprimento das regras sempre que necessário

Os clientes do BeerOrCoffee precisam seguir as regras da plataforma. A maioria já sabe disso, mas sempre pode existir algum desavisado. Por isso, é importante “preparar meu coworking para reserva de DayPass” já pensando em imprevistos.

Se algum espaço for utilizado de maneira indevida, reforce as regras. Esse é o caso de ficar falando alto nas áreas compartilhadas. Ou também de não lavar a louça utilizada, caso essa opção esteja disponível. Os exemplos fazem parte das normas de bom uso.

Caso o cliente persista com a atitude prejudicial aos outros frequentadores, entre em contato com o time do BeerOrCoffee para solicitar auxílio. A plataforma está aí para isso. Portanto, sempre deixe essas situações complicadas bem registradas.

Basta usar o botão “Feedback”. Ele está no mesmo local da reserva do DayPass. Assim, o BeerOrCoffee pode fazer um trabalho de educação dos usuários que utilizam os coworkings da plataforma.

Esteja disponível para sanar dúvidas

Por fim, sempre seja transparente e esteja disponível para sanar dúvidas. Uma boa dica é ter um canal de comunicação via WhatsApp. Assim, é possível informar ao cliente no check-in sobre esse contato. Em caso de dúvida, ele pode mandar mensagem quando precisar.

Depois é só responder os questionamentos com rapidez. Se necessário, lembre-se de que você sempre pode contar com a ajuda do time da BeerOrCoffee. Desse modo, qualquer conflito com os clientes no coworking é resolvido.

Todas essas dicas ajudam a preparar meu coworking para reserva de DayPass — você entendeu isso. Falta colocar em prática para ver os resultados positivos aparecerem. Com o BeerOrCoffee, isso fica muito mais fácil. Então, que tal começar?

Está com dúvidas sobre como apresentar o seu espaço de coworking na plataforma do BeerOrCoffee? Confira dicas essenciais aqui!


Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.