hacks de produtividade

7 hacks de produtividade que todos gerentes precisam

Carreira

Fala-se muito sobre produtividade e formas de ser um profissional mais equilibrado e produtivo. Mas é fácil esquecer que esse processo dentro do ambiente de trabalho também depende de uma pessoa: o gerente. Ele precisa estar preparado e alguns hacks de produtividade são de grande ajuda nessa hora.

Como um líder de equipe, um gerente precisa saber aprimorar o seu próprio trabalho e rotina. Ao mesmo tempo, se responsabiliza por sua equipe. Saber estimular a produtividade no seu time é uma habilidade admirável em qualquer líder. Por isso listamos 7 hacks de produtividade que todos gerentes precisam ter.

1. Saiba qual o melhor jeito de usar o seu tempo

Antigamente ser um bom funcionário significava fazer hora extra ou dedicar cada minuto possível ao escritório. Agora, é preciso entender qual o seu melhor horário de trabalho, seu pico de produtividade. Assim é possível aproveitá-lo para manter um bom rendimento.

Do ponto de vista gerencial, estimular essa prática entre todos os membros da equipe não só garante um bom rendimento como um todo, mas também uma satisfação maior entre os funcionários sob sua responsabilidade.

Além disso, saber gerenciar o seu tempo inclui saber quando sua atenção e presença é necessária ou não. Isso vai além da delegação de tarefas para outros membros. Ter a consciência de como utilizar o seu tempo e de saber a hora de interferir ou quando se afastar são habilidades que poucos profissionais em cargos gerenciais exercitam ou reconhecem como valiosa. Mas essa é uma abordagem que estimula produtividade e confiança na equipe.

2. Aprenda como estimular a produtividade na equipe

hacks de produtividade

Esse deve ser o hack de produtividade mais simples de todos. Porém nem todo profissional e/ou gerente dá a atenção devida. Cada equipe terá diferentes profissionais que trabalham de diferentes formas. Por mais que o objetivo seja que todos trabalhem como uma unidade, criando coisas que individualmente não seriam possíveis, conhecer e respeitar os ritmos e estilos individuais na equipe é crucial para um gerente.

Uma prática que ilustra esse tipo de conhecimento é a definição de prazos para um projeto. Alguns profissionais trabalham muito bem com objetivos a curto prazo, como tarefas diárias ou semanais; e outros com longos prazos, como ter somente uma data final de entrega. O ambiente de trabalho também é uma variável que gerentes devem observar e considerar. Alguns funcionários trabalham melhor em ambientes silenciosos e privados. Outros se sentem mais estimulados em espaços com mais pessoas de diversas áreas, como espaços de coworking.

É importante ser transparente sobre o cronograma e plano que a equipe precisa seguir. Assim poderão render melhor e entender o que você, como gerente, precisa para se certificar que terá uma entrega pontual e no padrão de qualidade necessário.

3. O momento certo para eventos e atividades sociais

Não há dúvidas de que eventos sociais e momentos de descontração no ambiente de trabalho são benéficos. Seja em um escritório tradicional ou um espaço de coworking, essas atividades são importantes para manter os profissionais saudáveis e até mesmo melhorar o seu rendimento.

De acordo com o psicólogo Ed O’Brien, da Universidade de Chicago, ter atividades como sessões de ioga e exercício ou encontros sociais gera mais resultados quando acontecem antes do dia de trabalho do que depois.

Ao invés de uma noite de pizza ou happy hour com drinks no escritório, pense em opções a serem feitas no começo do dia. Uma sessão de ioga ou exercícios, clube de leituras, café da manhã etc. Desde que sejam eventos focados em socialização, criatividade ou bem estar, e não no contexto de trabalho.

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4. Estimule o descanso

O mercado de trabalho caminha em direção a um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. E encontrar momentos de descanso e intervalos durante a jornada de trabalho faz parte desse processo.

Vários estudos sobre como nosso cérebro e corpo se mantêm produtivos reafirmam que intervalos são essenciais para manter o estímulo e foco no que está sendo feito.

Esse é um hack em que gerentes podem aplicar, por exemplo. Um gerente que promove uma jornada de trabalho saudável, com intervalos e colocando esses momentos de relaxamento como uma prioridade, servirá como inspiração para sua equipe.

5. Não seja controlado por sua caixa de entrada

Um problema para diversos profissionais é a avalanche de e-mails que chega em sua caixa de entrada diariamente. Por mais que isso pareça uma tarefa simples, reassumir o controle da sua inbox é um dos hacks de produtividade que pode ser muito valorizado dentro do mercado.

Notificações de e-mails novos em seu computador ou celular pode ser uma das maiores distrações durante o dia de trabalho. A média de tempo para se abrir um e-mail depois de recebido é de 6 segundos. Contudo, uma simples interrupção pode atrapalhar muitos mais do que se imagina. Isso porque demora-se cerca de 25 minutos para voltar ao estado de concentração e foco que estava antes de abrir o e-mail.

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Ao invés de se tornar refém das notificações, um gerente que busca estimular a produtividade em si próprio e na sua equipe pode definir uma estratégia para lidar com isso. Por exemplo: estipular um horário fixo para responder, delegar, ou simplesmente limpar sua caixa de entrada é um hábito que pode resolver esse problema.

Com o horário fixo você não só acaba com as interrupções durante outras tarefas, mas reserva um ou dois momentos do dia em que checar suas mensagens é uma prioridade. Assim tudo será feito com mais foco e concentração.

6. Use a matriz de Eisenhower para priorizar ou delegar

Estar em uma posição de liderança significa lidar com uma multiplicidade de coisas. Realizar suas tarefas, delegar para outros, abrir mão de decisões e ser responsável por outras. Tudo isso soma em uma grande lista de afazeres que pode se tornar assustadora.

A Matriz de Eisenhower é um dos hacks de produtividade mais antigos e conhecidos entre profissionais que precisam lidar com muitas tarefas regularmente. Ele consiste em dividir todas as tarefas em quatro categorias considerando os fatores de importância e urgência:

  • Importante, mas não urgente: programar quando será feito;
  • Importante e urgente: fazer agora!
  • Não importante, mas urgente: delegar;
  • Não importante nem urgente: não faça ou faça depois.

Com essa técnica em mente fica mais fácil priorizar o que realmente precisa ser priorizado, organizar as tarefas em equipe e ainda manter uma rotina de trabalho equilibrada.

7. Planeje-se para estar sempre à frente

Estar à frente nem sempre quer dizer ter algum conhecimento que outros não têm ou ter vantagem sobre algo. Nesse caso, um gerente que está sempre à frente é que aquele tem um planejamento para toda a equipe, metas e se organiza com antecedência para as próximas fases de um projeto.

Ter um planejamento faz com que você e sua equipe estejam sempre preparados para o que vai acontecer em seguida. O que ajuda a evitar falhas no cronograma e passa uma segurança para todos os envolvidos, que saberão exatamente o que precisam fazer e quando deve ser entregue.

Esses hacks de produtividade são o começo do desenvolvimento de habilidade que vão tornar o ambiente de trabalho cada vez mais agradável, produtivo e propício para o crescimento profissional de todos. Para saber mais, leia este post sobre como funcionários vêem o ambiente de trabalho ideal.

Bruna Miranda é criadora e estrategista de conteúdo, tradutora, podcaster, e está sempre atrás de um projeto novo. Trabalha como freelancer desde 2015 e já evitou várias reuniões que poderiam ter sido um e-mail.  

trabalhadores remotos

Saiba por que os trabalhadores remotos estão superando os funcionários dos escritórios tradicionais

Trabalho remoto

O crescimento dos coworkings e também a modernização das leis trabalhistas têm feito com que cada vez mais surjam trabalhadores remotos. Tratam-se de pessoas que não precisam de um lugar fixo para executarem as suas atividades, mas apenas de um computador e uma boa conexão com a internet.

A novidade é que os trabalhadores remotos estão superando os funcionários dos escritórios tradicionais. Isso tem sido comprovado por diversas pesquisas que estão sendo realizadas ao redor do mundo.

Quer entender mais sobre o porquê de os escritórios tradicionais estarem sendo superados pelos trabalhadores remotos? Então confira, a seguir, alguns dos motivos que fazem com que isso aconteça.

Os trabalhadores remotos têm mais produtividade

Trabalhar em casa ou em um dosdiversos espaços de coworking espalhados pelas cidades brasileiras gera mais produtividade do que quando o trabalhador está confinado a um escritório da empresa.

De acordo com umapesquisa divulgada pelo portal INC, 65% dos trabalhadores têm a produtividade aumentada quando trabalham de maneira remota. O mesmo estudo afirma que 86% das pessoas entrevistadas disseram que, ao trabalharem sozinhas, atingem a sua produtividade máxima.

O trabalho em equipe continua sendo realizado

Engana-se quem pensa que a ascensão dos trabalhadores remotos acabará com os trabalhos em equipe! Muito pelo contrário, há quem diga que as atividades a distância exijam mais comunicação, resultando nas trocas entre colegas.

Ferramentas para isso não faltam! É possível utilizar o Skype, o WhatsApp, o Trello, o Slack, entre outros diversos aplicativos e recursos tecnológicos para o envio de mensagens de texto e áudio, bem como a realização de videoconferências.

Essa realidade também pode ser constatada em umapesquisa feita pela Polycom, que entrevistou mais de 24 mil trabalhadores de todas as partes do mundo. No estudo, 92% dos entrevistados disseram que as chamadas por videoconferência ajudam a melhorar os relacionamentos e promovem um melhor trabalho em equipe.

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O trabalho remoto gera transparência na empresa

Outro fator que faz com que o trabalho remoto se estabeleça é a transparência. Sabe quando alguma coisa dá errado na empresa e um funcionário “joga a batata quente” para o outro? Isso é algo mais difícil de acontecer quando se trabalha a distância.

A justificativa é que todos os passos são registrados. Um trabalhador só pode repassar a sua tarefa para a próxima etapa do ciclo produtivo quando tiver terminado de realizá-la. Para isso, ele precisa registrar o que ele fez no sistema utilizado.

Organização da rotina

Os trabalhadores remotos também são mais eficientes do que os de escritórios tradicionais pelo fato de poderem organizar a sua própria rotina. Quem foi que disse que é preciso trabalhar das 8h da manhã até as 6h da tarde? Cada pessoa pode se adaptar ao horário de trabalho conforme o seu gosto pessoal.

Há quem diga que rende mais durante a noite ou de madrugada. Outros preferem mesmo o dia, por já estarem habituados assim desde sempre. O bom é que existem coworkings que atuam 24 horas por dia ou em horário estendido, garantindo que as pessoas possam trabalhar no turno em que elas mais julgarem adequados.

A organização da rotina também oportuniza que o trabalhador remoto tenha mais qualidade de vida no seu dia a dia. É possível realizar compromissos pessoais, como ir ao banco, fazer compras no supermercado ou uma consulta ao médico fora dos horários de pico.

Ao realizar essas atividades em horários mais calmos, se evitam horas perdidas no trânsito ou em longas filas, o que gera estresse e prejudica o bom andamento do trabalho.

Formação de equipes altamente qualificadas

Não importa se um trabalhador está na região Sul ou Nordeste. Se ele for bom e uma empresa desejar contratá-lo, ela pode o fazer de forma remota. Uma vez que essa pessoa não precisará se deslocar diariamente ao escritório da companhia.

Mais uma vez os trabalhadores remotos trazem mais benefícios para as empresas, que poderão formar excelentes times, sem que as distâncias geográficas sejam um problema para que isso se efetive.

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Diminuição do turnover

Outrapesquisa recentemente realizada aponta que 95% das empresas que adotam um modelo de trabalho a distância tiveram um grande impacto na diminuição do turnover, ou rotatividade de funcionários.

Isso acontece porque os trabalhadores remotos se sentem bem trabalhando dessa forma. Eles podem dedicar mais tempo para afazeres pessoais, para passar tempo com a família e com os amigos, para realizar atividades culturais etc. A rotina é moldada e passa a ser muito mais interessante.

Todos os empresários sabem que os altos índices de turnover impactam negativamente o fluxo de caixa das companhias. Logo, com a diminuição do turnover, a lucratividade do negócio aumentará de forma significativa.

Menor chance de adquirir doenças

Sim! Até isso melhora quando se pratica o trabalho remoto. É o que revela umareportagem da NPR, baseada em dados coletados em escritórios no inverno de 2018.

A justificativa é que as gripes e resfriados se proliferam muito rapidamente, principalmente durante os dias mais frios do ano. Porém, os sintomas começam a se manifestar apenas alguns dias depois que a pessoa já está infectada pelo vírus.

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Ao passar horas dentro de um escritório, o trabalhador fala ao telefone, pega em objetos, vai ao banheiro, entre outras tantas atividades. Tudo isso espalhando vírus, que também podem contaminar os colegas e fazer com que muitas pessoas fiquem doentes ao mesmo tempo, o que é bem ruim para os colaboradores e também para a empresa, que leva prejuízo com tanto atestado médico.

Quando o trabalho é feito de forma remota isso não acontece. Se um trabalhador ficar doente, ele pode tirar uns dias de descanso em sua casa, sem contaminar os colegas e fazer com que uma verdadeira epidemia surja no escritório.

Viu como os trabalhadores remotos estão superando os de escritórios tradicionais? Esse é o futuro do trabalho, que já começou. A sua empresa já trabalha dessa forma? Se ainda não, é um excelente momento de começar.

Que tal iniciar lendo o nosso artigo com 8 dicas essenciais para quem quer ter sucesso na carreira trabalhando de forma remota?

Texto de Lucas Flores – Relações Públicas e mestre em Letras, Cultura e Regionalidade. Desde 2013, trabalha com produção de conteúdo para web.